半拉子工程，先提提意见
绿色珠海——如何做好地区协调工作之《如何开好网络会议》在英特尔公司的总部的会议室墙上，有一份简明扼要的“会议规则”，内容是对召集会议的人和参加会议的人的提醒，其标题是《问问你自己》。对被召集者提出的问题有：“你知道本次会议的目的吗？”“你是否拿到了会议议程？”“你参加会议的任务是什么？做准备了吗？”“你知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗？”还要求参加会议的人，会后要自己问自己：这是不是一次有成效的会议。尽最大努力来使会议开得愉快、开得更有价值，是每一次完美的集体活动的必由之路，是每一个与会者的责任。这，也是这篇小文编写的主旨和目的所在。
——献给为珠海2010年1010行动做出无私贡献的诸位伙伴
大 纲一，引言：什么是网络会议？为什么要开网络会议？二，主持人、秘书员、参会者，一个都不能少 （一），方向盘＆油门：主持人 孵化与筹备，主持、应对意外与收尾，会后跟进 （二），润滑油＆离合器：秘书 会议通知，秩序管理，会议记录与会议纪要 （三），发动机＆轮胎：参会者 积极准备，建设性参与，成果转达及执行三，某网络会议的案例分享四，网络会议管理小工具汇总与参考资料一，引言：什么是网络会议？为什么要开网络会议？什么是网络会议？
在美国工程师提姆.伯纳斯李1991年发明万维网的时候，一定想不到，今天会被他的发明塑造成这个样子。在不到20年的时间里，世界已经成了一个地球村，天涯咫尺的每个人都充分地利用网络来优化生活：聊天、读书、购物、学习、开会…… 网络的一大优势在于打破了空间的限制，使各种信息得以自由流通、相互分享。 广义的网络会议，应该是，通过使用网络通信技术为主要工具来实现的会议。查了查，有很多种，包括视频会议，网络支持的电话会议，网页技术平台支持的会议等，各有各的优势和劣势。 在企业、公司（特别是全球整合性公司）网络会议一般使用音频、视频、网页幻灯片、打字聊天等综合的一揽子解决平台，这是要真金白银买的。对于大学生区域协调工作来说，网络会议仅仅限于使用腾讯公司的QQ聊天进行的会议，虽然腾讯的山寨技术做得好，远程音频、视频、远程操纵什么的功能都有，但知道用的人很少，百分之九十以上只会用QQ聊天的形式而进行的网络会议。我也仅就使用腾讯公司的QQ聊天功能为例，进行相关阐述。为什么要开网络会议？ 在中国青年环保的舞台上，一大特点就是校际间联合、区域性联合、城市间联合性甚至全国、全世界的联合环保宣教活动做得非常突出，联动性搞得非常好，类似的活动有水果贺卡、地球一小时、以及今年1010的宣教活动。还有一大特点就是自下而上大的组织搞得很多，绿石、CYCAN、济溪、绿驼铃、江青（两个）等，绿色珠海也算一个。我观察，在公益领域，也仅限于中国青年环保领域有这样的特点或者优势。在公益的其他领域，比如社工、慈善、心理援助、法律援助、志愿者等，没有形成像青年环保界的如此面貌。 形成联动的物质基础，就是网络技术。虽然腾讯很山寨，但在此时此刻，我还是要衷心地感谢国家，感谢为万维网的发明和推广做出贡献的各路神仙，以及感谢腾讯山寨网络技术有限公司。 在拜网络技术所赐形成的自由新世界里，一切生产要素都可以互通有无、自动形成了最大限度的资源整合、信息扁平和同类人群的聚集，这是史无前例的。于是乎，我想到了《论语》里的大同社会，想到了MJ的《We Are the World》，以及再一次想到了腾讯QQ。 因为出现了网络会议打破了时空限制，所以中国青年环保者可以进行区域协调和联动工作。 因为中国青年环保领域做的规模超越了面对面的物理时空限制，所以需要网络会议的形式进行讨论、交流、决策和分工执行。 因为有鸡，所以有蛋。因为有蛋，所以有鸡。先有鸡还是先有蛋？ 鸡还是蛋？That is the question。 总之网络会议是区域性环保协调工作的最廉价高效的利器。 但是，我观察过很多网络会议，也亲自主持过很多网络会议，回想起大多数的网络会议是冗长低效、消极难过的，给区域协调人以很大压力，也给各个参会者以无聊之感。所以大多数人会觉得，网络会议的效果和效率不如实体会议。在看到个别的网络会议进行的很顺利，高效率、高产出和高兴，比如WWF20行动的百校联合宣传的城市协调人会议，我就领略过一番别样的滋味。与大多数人的感觉相反，我毅然绝然地相信，网络会议比大多数实体会议要高效，只要参会人员对其进行一定的了解，遵守一定的规则。
（ 网络会议，让联合行动变得更美好——本文宣传口号）二，主持人、秘书员、参会者，一个都不能少据我观察，多数情况下，每个区域协调员，都有一个或两个异性秘书，每次网络会议中；作为网络会议主持人的区域协调员，总有一个或两个作为会议助手的异性秘书员起作用；实际在网络会议的舞台上，不是主持人或者异性秘书员的双人舞，而是每一个参会人员的迪斯科。以QQ聊天技术为平台的网络会议不同于现实会议的三个特征，第一个是能够以直接的文字的形式而不是以语音的形式表达信息，各种信息比较容易采集但是需要提前采写，第二个是打字的速度比说话要慢，如果现场说明会议节奏比较慢，但是如果提前准备，会议节奏就会提升很多，第三个是网络会议的参会者都是在自己的宿舍，方便是方便了，但是没有面对面坐在一起的现场，容易分心。所以参加会议的每一个人，应该把握好网络会议的特点，打好会议的提前量，并排除干扰因素。（一），方向盘＆油门：主持人指南 ： 孵化与筹备 主持、应对意外与收尾 会后跟进
1，孵化与筹备会议有三个功能：大家聚在一起了解活动的每个部分的进展情况；大家聚在一起来共同解决活动进行中遇到的新老问题；大家聚在一起来针对某项活动进行统一意见的决策；大家聚在一起建立、加深相互信任，促进团队文化。开会的充足理由：1，需要团队就某个问题提出他们的想法和建议；2，需要团队共同决策来解决问题；3，需要团队解决仅仅通过一对一的形式无法解决的问题；4，需要整个团队一起共享各部门进展信息；极其重大的喜悦的分享；极其重要的变故通知5，需要在整个团队中找到针对某项分工的负责人；6，需要不同的观点进行针对某个问题的头脑风暴集思广益这样其实不用开会：1，要讨论的是比较适合一对一解决的私人问题；2，没有充足的时间准备会议，重要参与人的时间不容许；3，其他的沟通方式能够收到与会议相同效果，或者比会议更好效果，比如大段的背景性资料可以用电子邮件的形式，或者用是打电话这种方式确定某些问题。4，问题没有讨论的必要，已经有了解决办法以及相关人员负责；网络会议的时间、地点与设备网络会议的时间：地区协调网络会议，一般在晚上九点左右开，很少是白天开会，以适合大学生和NGOer的作息习惯。在这个前提下，具体在哪天，具体从几点开始，就需要根据每个人的具体情况来确定。一般是在前一次会议参会者确定好的，或者是提前有例会规定的时间。关于会议的时长，一般越早结束越好，尽量不超过2个小时，并且注意某些会大学十一点半的断电断网。关于网络会议时长的控制，在下面会有提及，“会议议程表”。地点与设备：公共QQ群就是地点这个很简单，设备就是保证每个人面前有一台电脑、有腾讯QQ、能上网。当然，其他形式的音频、视频、网页幻灯等设备，目前大学生没有财力来掌握，没准将来开会的时候用得上。明确参会人的功能与权责：哪些人需要参会：1，对所要讨论的问题有权决策的人2，对所要讨论的问题有相关知识、信息、技术的人3，对于解决问题积极主动的人，对所要解决的问题休戚相关并有重要作用的人4，有必要知道会议所传达信息的人，这些信息有利于他们进一步开展工作5，执行决策的人参会人的不同角色与权责：1，领导者。也许是主持人，也许不是。但他必须要弄清楚会议的目的、目标，为会后的跟进工作负责。在大多数情况下，地区协调人就是会议的领导者，同时也是主持人。2，主持人。要在网络会议的信息共享阶段、讨论阶段、解决问题阶段和决策问题阶段起到引导的作用。以及部分会前、会后的相关工作。3，秘书员。是网络会议的后勤员，他要负责传达“会议议程”，提醒与会者参会时间，统计参会人员到达，帮主持人维持网络会议的发言秩序，即时捕捉会议过程中的关键点、关键想法和关键决策，在会议结束前总结会议，起草会议记录，或者会议纪要。4，发言者。主动提出意见和建议，帮助使讨论正常有序地进行下去。5，决策者。网络会议的决策者一般是每一个参会，根据某一项议题进行投票解决。在经过充分讨论以后，是以少数服从多数的方式进行投票。6，专家顾问。根据需要把专家的知识运用到特定的问题上。专家的主要功能是向团队提供一些必要的信息，可以是团队的一员，也可以不是。制定会议议程表：1，明确会议的目的，预期实现的目标2，参会基本信息：时间地点人物形式3，参会人员与权责划分4，必备背景材料的说明5，根据网络会议特点进行的其他强调说明
绿色珠海——2010年101010活动第一次网络会议议程表
会议议题预期实现的目标
1，团队各个负责人进行各自工作进展汇报1，反馈与共同监督并利于自己工作的把握
2，讨论精品活动进行的地点2，确定活动的地点
3，头脑风暴3，寻找其他有利、不利因素，便于活动进展
会议基本信息
会议时间：2010年9月15日晚9:30 会议地点：绿色珠海1010行动协调群参会人员：张萧然（协调人+主持人） 林曼曼（秘书） 徐皓（音乐会）
郑晓臻（财务）区倩敏（图片展）
冯先迪（公关） 郑志高（媒体与品牌形象顾问） 李宇明（废品大图案） 陈孚（绿色珠海协调人） 萧深(绿色珠海协调人）
议题负责人时限提前准备的输入内容备注
签到林曼曼（秘书）9:20—9:33会议发言规则的说明宣布会议准时开始9:33分报告签到、未到情况
开场白张萧然（协调人+主持人）9:33—9:35会议发言规则的说明会议议题的介绍确认大家知晓背景材料几句鼓励动员圆场的话
各个负责人汇报工作进展区倩敏（图片展）
冯先迪（公关）李宇明（废品大图案）徐皓（音乐会）9:35—9:45格式：1，目前工作推进状况2，面临的困难是什么3，对解决困难提出的建议4，针对问题，希望本次会议的参与人提供什么帮助①建议②决策③资源支持④其他会议前一个小时一定要准备好，注意只有十分钟的汇报时间，现场打字来不及。秘书收集各位提出的问题，汇总。
讨论精品活动的地点主持与秘书冯先迪（公关）所有人9:45—10:10公关提出：场地选择的原则几个可能的地点几个地点的优劣分析建议大家针对公关提出的原则、地点、优劣进行补充性讨论。
团体决策确定精品活动地点主持与秘书所有人10:10—10:20秘书总结：大家对几个地点的优劣势意见汇总主持人提出：决策的形式（多数通过、领导决定或全员通过）10:10前秘书汇总大家对几个地点的优劣势意见
就各负责人提出的困难与问题进行议题分析：是否进入今晚讨论主持与秘书所有人10:20—10:30秘书提出：各位提出的问题的汇总主持人引导大家确定，哪些问题私下解决，哪些问题继续讨论。
潜在的问题A所有人10:30—10:45
潜在的问题B所有人10:45—11:00
媒体宣传原则技巧说明郑志高11:00—11:05媒体宣传原则技巧提前与协调人沟通了解情况，并提前写出文字说明
头脑风暴所有人11:05—11:15各种吹水一二三小道消息四五六
会议总结主持与秘书11:15—11:20秘书汇总：今晚会议讨论成果秘书在11:10前汇总今晚讨论成果
结束主持人11:20宣布会议结束
随附材料：1，《CYCAN对精品活动的说明》2，《如何开好网络会议》
2，主持与应对意外主持时注意事项：1，按时开会。团队凝聚力的体现。2，简要介绍议题。让与会者再次了解。会议中根据情况适当调整。3，制定或回顾与网络会议有关的规则。比如网络会议的发言规则、决策规则等。4，严格按照议程表主持网络会议。警惕偏离议题，收得住大家。5，给每个与会者发言与倾听的机会。让每个与会者觉得自己的意见是重要的。6，维护会议秩序，必要时进行提醒与警告。如何主持决策型会议：1，准备工作。
确保每个与会者都知道会议的目的为了决策；明确告诉大家决策的方法；为决策提供的背景资料提前搜集发放给与会者；与与会者提前沟通，鼓励他们为决策做出准备。2，各种决策方法分析 多数票决策法 优点：比较公平，效率较高。 缺点：有时导致随波逐流，不能得到所有人认同 全体一致通过 优点：能够使与会者完全了解决策的含义，执行认同度高。 缺点：效率低，很难达到全体统一的效果。 领导决策 优点：最高效的办法，用于时间紧迫以及危机情况下；一般是可以接受的。 缺点：决策失误概率较大，特别是在没有调查了解的情况下；不如其他方法的接受程度搞。3，引导决策的一些建议： 尽量让每一个人得到表达； 善于汇总每个人的意见； 努力发现大家达成的共识； 在决策后，明确每个人接下来的职责。 还真是受教匪浅~多谢多谢 谢谢楼主的分享~~琢磨中······ 表格右边有一点抽了，
感觉是相当用心在做的东西，
等出来全部后，挪到自己论坛上去。 咋个乱码了啊 对呀，咋个乱码了，晕 咋个乱码了呀，好晕
谢分享
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