《love office 探讨环协办公室建设》绿风小鹿

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  第一章--------早期的办公室建设理论

文 小鹿

在我当办公室主任时,就想着写一些自己总结出来的经验,让这些经验流传下去,以至于以后的办公室主任能够更轻松地工作.想到还要做到,于是我就决定办公室要写书,但是我只写第一章.这本书没有完成,完成它需要每一届办公室主任的奋斗与努力.本章内容是我个人的经验以及我对办公室建设的思考,里面有许多内容都存在问题,可能它们是完全的错误.以后的办公室主任可以对本章内容进行修正,把修正的内容写到后面的章节里.如果办公室主任在办公室建设中发现一些问题,而这些问题本章并未涉及,那么这些问题应当写在本章后面,编成一章或是一节.



[关于作者]
朱正路:
亦可称为小鹿.阜阳师范学院绿风环保社第十一届社员,第十二届办公室主任.小鹿学长来自阜阳师范学院教育科学学院2009级应用心理学⑴班.
其在任期间,兢兢业业,认真负责,工作积极,灵活而有创意,深得办公室部员们的喜爱.小鹿学长真心为绿风工作,热心为绿风着想,诚心为绿风服务,默默无私地为绿风奉献自己的智慧与力量.这也深深感染了办公室的部员们.小鹿QQ:1061483840.


小编手记     
手记一：
我是绿风13届办公室部员—赵艳。机缘巧合，这本办公室的典籍在2012年的暑假落入我的手中，本来应在14届办公室主任徐艺洋或张京河手里的，但因为我的“懒惰”……事情就是这样啦。我就想做些事，就把办公室主任的工作给做了，但是，我的计算机技术太烂，做的不好，只得做成这样，望诸位海涵，大家可以提议进行改进。我衷心地希望每一届办公室主任都可以写写此类的东东。我个人主任兼副社长的仁和前辈与美丽的孝舒主任也可以写写的哦！当然，我希望这届办公室主任写一下。
诸位，到此，我的电子初步整理工作已经完成啦。紧张忙碌的整理工作也就告一段落。所以，我也要开心地说一句拜拜啦！至此，感谢诸位的赏析。谢谢！愿大家开心快乐哈！拜啦！

                                                         赵艳

                                                   2012.7．10．

                                                  于江苏·华西

手记2：
  我是绿风十四届网宣部的八条鱼。赵艳整理好后把这篇文章发给了我，托我把它美化一下：）。读完后我一直想见见神奇的小鹿学长。也是机缘巧合，前几天拍绿风十三届老人集体照时，大四的小鹿也被召唤出来了。我偷偷问小鹿可不可以把这篇文章分享出去时，他很羞涩地笑着点点头。于是，你们便读到了它，读到了小鹿，读到了绿风。
  引用济溪的一句话，分享改变世界。愿各地环保社团团结一致，为环保做事，为自然发言。

八条鱼

2012.12.13

于阜阳·7#631

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2012-12-13 21:01 上传

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《love office  探索绿风办公室建设》作者 小鹿

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目录
Ⅰ第一节～办公室的生存与发展
㈠办公室的生存
㈡办公室的发展
Ⅱ第二节～办公室的框架及其重建
㈠办公室的体系延续
㈡办公室的运行体系
㈢办公室的重建
⑴选表格
⑵会干选举
⑶拇指群
⑷契合
Ⅲ第三节～办公室的统计工作
㈠基本的统计工作及问题
㈡旧屋换盆景中的统计问题
㈢水果圣诞中的统计工作
Ⅳ第四节～办公室的运行机制
㈠办公室的运行原则
㈡办公室的信息通知
㈢办公室的工作分配与工作的单一化
㈣活动反馈
Ⅴ第五节～办公室的延续
㈠办公室资料体系
㈡家文化建设
㈢下届办公室主任的挑选
Ⅵ第六节～办公室的人文化
㈠心理落差与消极情绪
㈡认同感运动与习惯性延续
㈢个人影响
㈣上学期办公室人员流动倾向
㈤下学期办公室人员流动倾向
Ⅶ第七节～办公室的管理原则
㈠准备率
㈡责任扩散原则
㈢延迟现象
㈣霍桑实验
㈤不匹配的现象
㈥开头效应与结尾效应

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第一节-----办公室的生存与发展
　　㈠办公室的生存
　　绿风环保社并非一个很大的社团，而办公室也并非一个很大的部门。现在本社团里还有办公室，但是对于一个社团而言，办公室并非是一个必须存在的部门，在某些学生会和社团，并不存在办公室这个部门。如何让办公室一直在绿风中存在，如何求得办公室的生存，我们必须真确地处理好办公室与绿风的关系。
　　办公室是绿风环保社的一个部门，它应当为绿风服务，为绿风的每一次活动在活动前提供活动申请，在活动中提供人力资源，在活动后提供活动总结。但这个关系只是最基本的关系，也是办公室在绿风内得以生存的条件。如果有一天办公室不能够再维持这种关系或这种关系的维系出现了很严重的问题时，那么办公室将面临严重的生存危机，办公室也很有可能因为这种危机而从绿风的众多部门中消失。
　　㈡办公室的发展
　　关于办公室与绿风，还有更深层次的关系，在这种关系中，我们主要讨论办公室的发展。在办公室与绿风的关系中，绿风的变化将会对办公室产生影响，这种影响可能是好的也可能是坏的。办公室的发展在浅层面上只是为了更好履行其对绿风的责任，更好地履行其职，而深层面上办公室的发展是为了其自身。对于办公室的发展有一个高水平的要求，就是团结与快乐。这要求办公室的部员能够团结在一起，能够快乐地参加活动，能够在活动中感受到满足。当然这种发展的目标可能过于的高，以至于它只能作为目标而存在。
　　办公室做为绿风的一个部门，在跟随绿风的大步调的同时，也必须有自己的独立性。绿风有自己的运行体系，这是大的体系，而办公室也有自己的运行体系，这是小的体系。大的体系能够影响、干扰 小的体系，而小的体系很难反过来影响大的体系。从某种意义上说，绿风的运行体系可能对办公室的发展产生一种阻力。




第二节---------办公室的框架及其重建
由于社团的社长是一年一换，而办公室主任的任期只有一年，这就使得办公室面临一个较大的问题，如何继承。
㈠办公室的体系延续
一年的时间很短，在简短的一年时间办公室主任不可能进行非常深远的探索，关于如何传承管理经验在后面将作介绍。办公室的部员的更换是一次性更新，这给办公室主任对办公室的管理增加了许多的困难。假如办公室的部员是一个一个地换新，那么我们只要每次把新来的部员纳入原有体系就行。但是部员被一次性换新，知道办公室原有体系的只有办公室主任一人，在这种情况下办公室主任必须依靠自己的力量在短时间内对办公室体系进行重建。
在办公室的体系的重建过程中，还有一个问题，而这个问题我还没有解决且没有办法解决，我希望以后的办公室主任能够解决这个问题。这个问题是办公室的体系应当以何种速度去重建，当重建的速度过快，办公室部员可能会难以接受。只有办公室的体系重建完成，办公室的运行体系才进入正轨，在办公室的体系重建完成之前，办公室没有足够的凝聚力。如果办公室重建速度过慢，可能会有部分人因为办公室的体系没有及时重建而离开。



㈡办公室的运行体系
关于办公室的运行体系，其实或许那根本算不上体系。其实我所说的，所强调的体系在这里只有契合，而把契合当作办公室的体系的全部，未免显得有些过于单调了。可能办公室的运行体系还没有完全形成，目前它只处于半形成状态。在我看来，办公室的这种半形成体系已经足够了。当体系不断完善，在一个大的组织中有很多的意义且很重要，但是办公室只是一个很小的部门，体系不管如何完善也不会产生多大的效果。契合形成的重要性不仅仅是它完成了办公室的半成熟体系，还在于契合是办公室家文化建设的重要组成部分。
契合是办公室半成熟运行体系的最后一步，这种运行体系主要按着选表格→定会干→拇指群→契合的方式在形成。下面将按着这一以时间为顺序来说明办公室的运行。


㈢办公室的重建
⑴选表格
关于选表格，其实就是选办公室部员。由于办公室这个部门让人感觉到的是要写很多东西的，在加入绿风的人中几乎是没人愿意加入办公室。在我当办公室主任的这年里，绿风招新一共招了一百多一点的人，但是只有3个人在招新的表格上填加入办公室。有很多人没有写上自己愿意加入的部门，还有很多人想加入组织活动部。关于如何确定办公室的部员，在招新后会有一个分表格的事，在这次会确定办公室的人员。虽然说这一次是分表格，但是我希望办公室主任应重视，积极主动地去选，或者去抢表格。拥有好的办公室部员对于以后办公室活动的开展很重要。
关于选表格中所应当注意的，其实我也没有总结好。在我进行选表格时，什么都没有注意，于是选得很失败。关于选表格中我意识到的一些微小的经验，由于太微小了，我只用口述方式流传，就不写下了。关于选表格中的系统性的经验总结，就留给以后的办公室主任去做。在表格选完以后，办公室部员都已经确定了，这时候办公室主任应当给部员发短信，告诉他们：他们已经加入办公室。记得当时有些部员有疑问，我就告诉他们，他很优秀，于是我把他抢到办公室来。这种说法看似很好笑，但是如果做好了选表格的工作，那办公室的每个部员都是自己精选出来的，这也只是事实而已。
在我给办公室的每位部员都发过短信后，还是有个别的办公室部员在第一次参加社团活动室对自己所在的部门有疑问。这看似没什么，但也反映了一个问题，就是这个部员对绿风有很少的认同感。这类人虽然加入了社团，但是并不把社团当一回事，对社团的事表现出较少的关心。有些时候你也会看到这类人积极地参加社团的活动，页关心社团的事，但是他们参加活动的动力也更多的来自于自己的喜好而非责任，他们所关心的社团的事也更多的倾向于自己在社团中的发展。当然这只是我个人的认为，事实上可能与之完全不符。记得当时我对那个人采取忽视的办法，因为我认为，办公室是不需要这种人的。当时我一开始还通知他参加活动，后来就让副主任通知他，他不参加活动我也不过问，于是这个人渐渐地就离开了办公室。


⑵会干选举
表格选完之后，接下来的工作就是确定会干。在我当办公室主任的这年，办公室一共有15人，从中选出了两个副主任，4个会干，到现在这些人还没有流失，还能够参加社团的活动。会干选举的意义在我看来就是确定办公室人力资源中的核心。在以后的工作中，如果工作开展得越好，那么会干选举的意义也就越小。当办公室的建设趋于完美时，会干选举不仅毫无意义，反而起到阻力作用。我觉得会干选举的意义有点类似于买保险，存保险总是安全些。
现在我们学校只有社团进行会干选举，而且很多社团都是这样。关于会干选举我不知道是谁在什么时候创立的，但是在其产生后就能够一直被延续，可见其生命力是非常顽强的。我一直都知道，我们只是社团里的一个部门，于学生会中的部门是不能相比的。办公室的人员的流失是一个十分严重的问题，在学期一半的时候人员的流失就快要到一半。在那些留在办公室的部员中，大部分也都是副主任与会干。当然我应当为此而感到自责，因为我在问题的处理上存在偏差，对于普通的办公室部员我给予的重视太少了。
关于会干选举，其实最初我并不喜欢，我曾认为会干选举不利于办公室内部人心的稳定，经过会干选举只有少部分人被选上，选上的人自然是高兴，但是大部的部员会因为没有选上会干在心理上会产生一些不平衡。当然这种不平衡心理会随着时间的推移，但是会干选举还有一个弊端，会随着时间的推移会增强。这个弊端是办公室主任会受到会干选举的结果的影响，在以后办公室的工作中往往会优先想到会干，很容易就忽视了普通的办公室部员。现在我觉得会干选举有利有弊，就目前社团的发展状况而言，会干选举的存在还是非常有必要的。随着社团的发
现在我们社团的会干选举的形式很简单,只是弄一个专门的会干选举的演讲,部员们对为什么加入社团进行演讲,演讲完了之后部长或社长会提一些问题.这种演讲其实无法反映出一些深层的东西,只能反映出部,后员的口才之类的浅层的以至于无法作为评定的标准的东西.会干选举的演讲有价值的地方也就是让部员感觉到会干选举是公平的竞争.我对办公室会干的确定在会干选举之前就已经完成了.办公室应当有自己的会干选举的方法,而这种会干选举方法要求办公室主任在极短的时间内对部员完成考查.
关于这种考查,其实只是观察而已,通过一些细微的观察对部员有一些更深的了解.对部员的了解主要是了解他们对绿风的认同感,细心,责任感以及对他人的依赖程度.这种观察很难,而且在实际中对于大部分的办公室部员,办公室主任都没有机会去观察.办公室主任应当主动地去创造了解部员的机会,至于观察什么,我只能简单地介绍自己确定会干的原因,以提供一些参考.关于这些原因比较零碎,我只才用口述方法告诉下一届办公室主任,更完备的观察标准就靠以后的办公室主任去完善.


⑶拇指群
定过会干之后就是拇指群,对于这个拇指群没有过多的东西去叙述.拇指群是我创了一个小鹿拇指群,让办公室的部分部员加入.拇指群是一种通讯方式,可以节省短信,可以进行信息的共享,在有什么特殊的事情需要讨论时,可以用拇指群进行讨论.拇指群的存在有一些问题,其中最大的问题就是它能够容纳的人十分有限,只能够容纳十个人.当部员人数过多时,让哪些部员加入拇指群,哪些人不加入拇指群就是一个非常严重的问题.


⑷契合
拇指群之后,就是契合了.当然契合由于名字不好听,已经改成游园会了,但是我觉得游园会的名字也不好听,以后有机会,就再重新改个好听的名字.契合其实就是例会,它两个星期开一次会,开会时总是在星期三晚上,地点以前是在教学主楼207,后来改在了食堂一楼.契合是很重要的,它几乎就是办公室的核心,它的存在在某种意义上就代表着办公室的凝聚.契合应当在会干选举之后快速地确立，当契合确立并能够稳定地持续，办公室的运行也就进入了正轨。
讲到契合，终于讲到了办公室的重建。契合的存在中一个要必须避免的，就是契合已经完全转变成部员的负担。如果契合已经只是一个形式，那么契合对办公室稳定的危害也是非常严重的。为了确保办公室的生存力，契合的举行应当得到办公室部员的集体同意。我认为在契合的确立前，办公室应当开展一个民主的讨论，讨论之后进行民主的投票表决。在这种民主讨论之后，参加讨论的人会感到契合的开展是自己同意的，在以后参加契合也就不会过多地感受为负担。当完全民主的植入之后，讨论的结果就变得难以控制，可能会有一些很不好的讨论结果，比如不要开契合，这时候办公室主任应当为引导这种讨论，使讨论的结果是自己所预想的。在讨论之前，应该要做一些相应的准备，让部员们意识到契合的举办十分有必要。
关于契合的问题我所感觉到的也只有这些，还有一个关于契合确立还有个问题是之前提到过的，重建的速度问题。应当在会干选举之后多久开始进行契合，这个问题不再说明，只是契合的重建既不能太慢，也不能太急。其实契合对办公室的稳定很重要，但是它也不是适用于所有的办公室部员，会有几个部员，总是不参加。对于这种现象，不要感到奇怪，更不要迫使他们参加契合，就让他们游离于办公室体系之外，因为这并没有什么。对于这些游离的办公室部员，我们要给予更多的关心与重视。我有时候在想办公室应当建立一套次体系单独的将这些部员包括在其中，但是对于这种次体系我还没有什么想法。

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第三节---------办公室的统计工作
㈠基本的统计工作及问题


在办公室的生存与发展中所说的办公室的本职工作主要是些活动申请和活动总结，但是有些时候办公室还会有一些统计方面的本职工作。在面对这些统计工作，办公室主任应当注意，因为在第一次处理这些统计工作时，很可能因为缺少经验而犯很多的错误。记得我第一次处理统计工作时，就犯了许多的错误。
办公室所需要处理的统计工作很少而且很集中，主要是社团招新之后的统计处理，有为部员填写会员卡并贴照片，制作会员通讯录等。工作看似很简单，但是由于要把这些工作给不同的部员去做，一定会有错误，所以在部员完成工作之后必须要进行检查。统计错误的形成其实并不复杂，主要就是抄错，人名有可能被抄错，手机号更有可能被抄错。在统计时，还有可能会遇到一个问题，就是社员有重名的。如果社员有重名的，那么在会员通讯录的统计中，基本上就可说是有错误的。对于这些错误，没有什么有效的方法解决，我们只能仔细检查。


㈡旧物换盆景的统计问题
关于旧物换盆景我不需要介绍，如果不知道这个活动，那么也就说明这个活动已经不存在了。在我所经历的旧物换盆景活动中，有一个打欠条的问题。由于换盆景的人很多，盆景很快就换完了，有又人拿旧物来换盆景，但是去买盆景的还没有回来，于是就有欠条打出。就打欠条本身而言，是没有任何问题的，但是打出的每一张欠条，一定都要有详细的记录。对于活动中的有关的统计工作，办公室主任应当主动的对其进行控制。
旧物换盆景的活动现场显得比较混乱，而这种混乱我认为可以通过有效的统计使其变得有序。对于这种增加统计量的做法我并不清楚其效果怎样，仅仅是一种思考后假设而已。将活动现场分为收旧物和换盆景两部分，在收旧物部分增加记录，除了记录旧物数量和要换的盆景之外再多一张条，让换盆景的人拿着条到换盆景之处换相应的盆景。条在换盆景处被回收后应在收旧物的统计处记录为已换取，当由于换盆景处没有盆景时，打出去的条没有回收，自然就变成了欠条。记录与打条工作量较多，可由两人负责，如果提前准备充分，一个人也能够完成。


㈢水果圣诞中的统计工作
水果圣诞活动很大，其中的统计工作异常复杂与繁重，而如此复杂的工作将全部落在办公室的身上。记得我在当会员的时候，水果圣诞的统计工作是由活动负责人，一个副社长单独完成的。我还清楚地记得我第二天下午值班时，看到她，她说昨天晚上自己打表格一直到夜里4点多。我强调这点上是在提醒，如果准备一个人完成工作，那么就准备好两天晚上不用睡觉。必须让部员承担水果圣诞中的大部分统计工作中所产生的错误。可是我们还要减少统计中的错误量。
在水果圣诞之前必须要有所准备，而这种准备不仅仅只是让自己有所准备，更多的是让部员有所准备，是一种心理上的有所准备。在水果圣诞活动开始之前，我曾很多次地强调水果圣诞活动将要开始，而其中的统计工作量很重很重。在统计工作开始之前，我也曾反复强调，由于统计工作量太大，所有的统计都不能被核查，而由于统计的结果涉及资金且要发到其他学校，一旦出错将后果严重。尽管如此强调，统计中的错误依旧无法避免，甚至出现很严重的统计错误，以至于无法进行统计的汇总工作。在把统计工作交给部员后，由于部员电脑知识的缺乏，会出项许多意想不到的问题。我在这里需要强调，如果第一天值班后要统计的说量不多，有部员想留到第二天一次完成，一定不要同意，我们可以让部员先熟悉一下统计的过程。还有要打电子稿的只有校外数据而已。
在水果圣诞中的统计工作中，还有一个严重的问题，就是参加水果圣诞的学校中，有的学校有新老两个校区，但是只有一个校区参加了水果圣诞活动。当一个人向校外送水果，如果其所送的是老校区，而那个学校只有新校区参与了活动，那这个人的报名就是无效的。理论上我们不能接受这种无效的报名，而在实际中我们经常接受这种无效的报名，让这种报名通过为统计工作造成了许多的困难，对此我设想了一个解决的方法。在报名现场，开发票之前有一个专门负责核查报名是否有效的人。当报名者填过单子之后，必须给确认报名是否有效的人，同样开发票的人只有在收到确认报名是否有效的人递过来的报名单时，才开始开发票、收钱，在开完发票后将报名单递给抄录的人让其抄写并在抄完的人后面打钩。在抄写过程中要注意，本学校的抄写应当细化到每一栋楼都有一个单子，而9栋单独的A区、B区、C区都分别有一个单子，这种方法有一个问题，就是速度太慢，为提高速度我们可以让两个人同时确认报名是否有效，由此我们也需要拉印处两份参与的各个高校的宿舍信息。


第四节---------办公室的运行机制
㈠办公室的运行原则
办公室的运行中，事物大多并不新鲜，只是按着它原来被处理的方式被处理着。很多时候,部员只是被动地接受着他们所能接受的,去继续一种延续.这种延续或许能够一直下去,但是它毫无生机,我们需要改被动为主动,即民主原则的遵从.在民主原则之下,要求部员所做的完全出于部员的自愿,这样部员参加活动时会更加地积极.关于民主,在上学期办公室运行还未进入正轨时显得更加重要.在实际上这种原则很难去实施,即使能够实施,在实施的过程中也会遇到很多的问题.
办公室的运行中,偶尔会有一些事情要处理,在对这些事的处理过程中我们必须小心谨慎.我们要时刻注意在处理事情时是否让这件事是被平等地处理的,如果事情本来就不能够以平等的方式去进行,我们也必须让这件事给部员的感觉是平等的.在进一步,如果事情本身就要求我们必须以不平等的方式去进行,那么这件事必须在暗中进行,悄无声息.以上就是平等原则的要求,但在实际的办公室中,平等只能作为一种理想而难以真正地实现.平等对办公室内人心的稳定很重要,尤其是在下学期人心开始出现动摇之时.当部员感知到办公室的不平等时,会不由地猜想这种不平等意味着什么,他们对社团的认同感也会因此而降低.


㈡办公室的信息通知
办公室的信息通知时一件极其简单与频繁的事,以至于很容易就被我们忽视掉.即使是一件极其简单的事也可能出意外.在我还是部员的时候,办公室的信息通知时办公室主任通知副主任,副主任通知部员.当时我就觉得这种信息通知的方法有问题,在公平原则的要求之下,办公室内的信息通知应当且只由办公室主任发出.发出的短信也应当进行一些简单的修改,让收到短信的人觉得短信是单独发给他的.发短信是一件很细小的事,但是在某种意义上他它也能够影响办公室的稳定.
发短信这件事在时间上也应保持适宜,如果可以尽量在部员们都有时间的时候.一般的早上前2节课不适宜发短信,也就是10点之前不适宜发短信,因为有些早上没有课的部员要睡懒觉.一般的中午1点到3点之间也不适宜发短信,因为在这个时间段内部员需要午休.在信息通知中还有一个问题,这个问题主要是我犯的错误.早过去的信息通知过程中,我总倾向于用拇指群进行通知,这实际上是很不妥的.用拇指群通知部员本省没有什么问题,但是由于不同的部员有不同的情况,有的适宜加入拇指群,有的部员不适宜加入拇指群.用拇指群通知的方法之适用于部分部员,它应当被取消或者进行改进.


㈢办公室的工作分配与工作的单一化
办公室的工作，地分配过程也就是工作的细化过程，是为了让更多的办公室部员能够承担一点点微小的工作。工作的细化在上学期刚开始的时候比较重要，因为这个时期是办公室的部员容易流失的时期。当一个部员对社团的认同感很低时，他可能会流失，而工作的细化实际上就是对办公室部员进行认同感加强的工作。办公室的部员在完成社团的工作时，一方面由于部员在完成社团工作时，一方面由爱于工作本身带来的负担会降低部员对社团的认同感，另一方面由于部员在完成工作时感受到自己对社团的贡献和自己的受重视，会增加部员对社团的认同感。办公室部员在清闲的时候，能够承担一些细小的工作有助于部员增加对社团的认同感，尤其是在特殊时期，更是意义重大。
工作的分配就是尽可能地将一件大的工作分解成许多简单的小工作然后交给部员去做。在分配过程中可能会出现一些问题，如工作的分配增加了工作量，影响了工作的完成速度。对于增加工作量这个问题需要办公室主任有较多的牺牲，承担多出来的工作量。同样地只要办公室主任做好对工作的分配，因工作分配造成的对速度的影响其实是很小的。在工作的分配中还有一个比较严重的问题，就是没有工作分配。平时没有工作分配可以不分配，但是在特殊时期，人心不稳，一定要找一些工作分配给不愿去做。在这个时候，我们可以虚构一些工作，进行工作的分配。
对于工作单一化，或许有人并不认同，认为不应该只让一个人专门负责办公室里的一项工作，工作应当轮流负责。对于这种认同我无法反对，因为确实有道理。轮流负责在能够贯彻品等原则的同时，也能够减轻部员的负担.比如说在写活动总结时,由于部员们的不愿意写,于是对不愿来说这是一种负担.轮流负责能够使活动总结不再是负担,同时也能够让部员能更多地了解如何写活动总结.尽管工作的轮流负责又许多的好处,但是我这里仍然强调工作的单一化.
工作的单一化主要是从工作的效率与质量方面考虑,部员第一次做某事时会因为对经验的缺乏,往往会没有质量.在做了很多次同样的工作后,工作的质量与效率都会有所提升.一个部员由于长期做某一工作,也会产生一些问题,这时我们要对部员进行选择.不同的部员有不同的特性,根据这种特性,我们可以给与一定的工作.通过恰当的工作分配和一定的工作细化,可以解决由于一部员长期从事某一工作而引起的问题.


㈣活动反馈
探讨如何让部员更愿意留在社团中,也就是我们将如何让部员对社团拥有更高的认同感.在对部员对社团的认同感的提升上我们需要从根本上去找寻,也就是追寻部员对社团认同感的源头力量.部员在对社团的认同感有很多来自于社团本身,而社团本身中又有很多来自于社团的活动.我们需要强化部员在参加社团的活动后体会到的内在自我的满足,从而增加部员对社团的认同感.
在这里所强调的强化其实就是在活动结束后,对活动的反馈.反馈的形式很简单,仅仅是在活动结束后给参加活动的部员发一条短信,讲几句鼓励的话而已.虽然很是简单,但是其意义也很深远.在这里发短信与短信的通知有同样的要求,不能让发出的短信感觉起来是群发的.发短信的质量也是不能够忽视的,我们需要考虑如何更好的发短信,就我而言所发的短信总是没有生气.这里所说的活动反馈,作为一种运行机制需要进行持久的延续.当这种机制运行起来,也就不能够被终止.我们必须不断地坚持着去延续,否则将产生极其严重的负面作用.

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第五节---------办公室的延续
㈠办公室资料体系
　　在办公室里,部员们总是希望自己能够少做一些费时费力的事,同时我也希望部员们能够更轻松更容易地完成工作.这个时候我们需要创立一种便捷的体系,在这种辩解体系之下,部员们能够更加容易地完成工作.办公室需要建设一套独立的资料体系,印出多份,修订成册.在以后的部员写活动总结或活动申请时,能够看到以前的此活动的活动申请或是活动总结.用这种资料完
的方式能够大大减轻部员们在活动申请和活动总结的负担.
㈡家文化建设
　　办公室家文化建设很容易理解,就是将办公室建设得像家一样,让办公室的部员能够像家人一样.当然现实中办公室不可能会被建设成那样的,我们只是努力让办公室与目标更进一步.对于家文化建设,其实契合就是其中的重要的部份,其它的家文化建设就目前的建设程度来说,只是一些零散的碎片而已.家文化建设的意义深远且内容零碎,在这里有很多的地方值得我们去探讨.在这里我只介绍家文化建设中两个碎片,部员的生日祝福和圣诞节事件.
　　给办公室的部员进行生日祝福是一项长期性的工作,这个工作主要分两个部分.第一个部分是在部员过生日前一天,给办公室里的所有其他部员发短信,让他们在第二天给过生日的部员送去祝福.第二个部分是在过生日当天,给过生日的部员送一件很小的小礼物.说到送小礼物,办公室主任就要破费了,但是也可以不破费的,比如说我在部员过生日时会给部员送一幅画我画的漫画.对于生日祝福,是千万不能够忘记的,如果真的忘了将不利于稳定.圣诞节事件其实是我根据学生会的情况所想到的.记得我在大一的时候,总会听一些人说学生会很黑暗.在我到大二时,已经听不到对学生会不好的言语,但是我心里还是不喜欢学生会.但是在圣诞节时,被说成是多么黑暗的学生会都会送给部员们水果,为什么如此光明的社团竟会什么都不送.于是在水果圣诞后,我学习学生会,送给还在办公室的部员每人两个水果.由于事件存在开支,不能够强制下届办公室主任一定要这样做,但是希望每一届的办公室主任都能够将这一事件延续.
㈢下届办公室主任的挑选
　　办公室部员是一年一换,办公室主任也是一年一换.这一届办公室主任工作成功也罢,失败也罢,都不会对下一届办公室产生直接的影响.对于下届办公室主任的挑选与培养是一个极其重要的任务,直接关系到未来办公室的命运.我认为办公室主任的挑选应当是严格,所选出来的人也不应当是办公室里表现最优秀的,而是最适合的且最有可能当办公室主任的人.对下届办公室主任其实没有什么特殊的要求,但一定要求积极且有责任心.其实办公室只是一个小部门而已,对它的管理也没有什么复杂之处,只要愿意付出,任一个办公室部员都可以担任办公室主任.
对于下届办公室主任的人选,应当尽早地确定并询问部员自己的意向.经过上学期的半年社团活动,作为办公室主任或许对那些不积极的部员不适很了解,但是对那些积极的部员应当充分地了解.观察不员,找出最有可能当办公室主任的人,然后对他进行一定的管理经验的传授.经验传授的时间不宜过早,应当在自己总结完一年的工作再进行经验传授.同样经验传授不应当过迟,要确保部员有足够的时间掌握经验.




第六节---------办公室的人文化
㈠心理落差与消极情绪
　　心理落差是一个概念,主要是指部员理想中的心理期望与现实到达的水平之间的落差.落差总是有的,部员有一定的心理落差并没有什么,但是当心理落差大到一定程度,就会产生问题.一般地将部员的感知分为三个部分,即是工作量感知,心理期望和位置感知.工作量感知是指部员感觉到的自己对社团的付出,自己所做的工作的多少.心理期望是自己希望自己未来能够在社团里承担的位置.位置感知是自己感觉根据目前的情况,未来自己在社团中所能够承担的位置。
　　心理落差是办公室部员心理期望和位置感知之间的落差,一般的部员的心理期望会高于其位置感知.关于部员的心期望与位置感知之间的最低最好的是位置感知高于心理期望,因为在这种情况下部员是最稳定的.一般的工作量感知对心理期望有较大影响,可以说心理期望在某种意义上是工作量感知在部员心理特征中的运动结果.位置感知主要是部员对自己个人能力以及在社团中受重视水平的一种综合的认识.部员的心理期望有较好的稳定性,而位置感知稳定性较差,在不同时期的变化较大,尤其是下学期.
　　假设一个部员在社团的第一次活动因为有事没去,第二次活动也因为有事没去,在社团的第三次活动时也没去,那么我们可以说这个部员已经离开社团了,以后的活动他也不会去了.当一个部员基本上没想留在社团也不忍认为自己会留在社团,那么他基本上就会在你不经意间就离开了.这种现象主要集中在上半学期,如果一个部员上学期只参加了一两次、三次活动，而且在参加活动时你也没有注意，那么他很可能就悄然地离开了社团。在下半学期部员会更多地考虑，他们会更加关注自己能否留在社团，同时也会对自己的收重受情况更加地敏感。这一时期部员们位置感觉变得更加不稳定，很多部员的位置感觉会下降。较大的心理落差是极不稳定的。
㈡认同感运动与习惯性延续
　　认同感是一个非常重要的概念，主要指部员对社团的一种认同情感。只有部员对社团的认同感处在一个较高的水平时，部员才是稳定的。现实中的认同感不会一成不变，也不会瞬息万变，它总是在进行着一种缓慢的运动，也就是认同感的运动。部员的认同感总是在不断地消耗着与积累着，在消耗与积累之间维持一种平衡。
　　当部员对社团的认同感减少到不能够为社团再做任何付出时，理论上部员会立刻离开社团，但实际上并非如此。在习惯性延续的作用下，部员会继续着先前的行为、在认同感不足时也会参加社团的活动。但是由于认同感的消耗完，部员在参加活动时，只能感受到痛苦与劳累，无法感受到因为活动的圆满结束而带来的高兴。具体的不同的人有着不同的习惯性延续强度，相对应的责任心越强的人，就有着越强的习惯性延续。
㈢个人影响
　　在办公室工作的处理过程中,办公室主任有重要的作用,会对办公室内部人心的稳定产生重要的影响.通常的一个部员对办公室主任有较强的好感度,那么这个部员对社团的认同感较高,反之也是这样.在社团拓新后初期,办公室人并不稳定,这时候可以通过运用办公室主任的个人影响来促进部员参加社团活动,比如说办公室首季报策略的充分运用.办公室手机报除了让部员对办公室有一定的了解外,还可以让部员产生一种期待.办公室主任自己的工作态度会对部员的工作态度产生影响,也会对下一届办公室主任的工作产生影响.办公室主任自己积极的工作态度可以渐渐地影响部员,这就要求办公室主任必须积极地参加社团活动,认真做好社团中的每一件事.同样地,这种态度的影响会延续到下一届办公室主任对下一届办公室主任的工作产生压力和动力.
㈣上学期办公室人员流动倾向
　　不同的部员具有不同的特点,有些部员很容易流失而有些部员却很难流失.我根据自己的一些经验,对部员的特性进行分类并推测他们未来的流动倾向.这种分类存在一定的局限性,它不包括所有的部员,同样也不是所有的部员都满足流动倾向.每个部员只能有一个主要特性,当部员两个特性都同时具有时,只有一个特性是主要特性,主要特性才能影响部员的流动倾向.
　　上学期的办公室部员可以分为6种特性.第一种特性是性格内向且积极参加社团活动.这种特性的部员由于总是很积极地参加社团活动,所以会给人一种很稳定的错觉.这种特性的部员在上学期比较稳定,进入下学期后他们会变得不稳定且很容易流失.这类部员往往不自信,位置感觉很低,尤其是进入下学期.
　　第二种特性是学习成绩好、爱学习。拥有这类特性的部员可能比较沉默，由于爱学习，他们会花很多时间在学习上且表现出时间的短缺。他们往往没有足够的时间参加社团活动且在社团活动中非常在意时间的消耗。在参加社团活动后，他们往往有更多的认同感消耗，很不稳定，很容易流失。
　　第三种特性是性格开朗、气质优秀。拥有这类特性的部员容易与第五种特性的部员相混淆，对他们的界定要求长相美丽。这类特性的部员由于自身的条件优越，如果参加学生会一定能够留在学生会中，且他们大二很可能继续留在学生会中。学生会总是有很多的事，这要消耗他们很多的时间，而且因为能够留在学生会，他们也没有更多的期望。这种部员不稳定，容易流失，可能在不知不觉中就离开了社团。
　　第四种是性格开朗且对他人有较强依赖感的特性，拥有这类特性的部员也是相对不稳定的。由于一个部员对他人的依赖程度很难判断，我们可以从其他方面判断。这类部员平时 更倾向于和自己的室友在一起，在面对分配的工作时，更倾向于讨价还价和在工作完成时更倾向于表现工作完成时的困难。这类部员数量较多，在以后的办公室管理中要充分地重视。
　　第五种特性是性格开朗、为人沉稳。拥有这类特性的部员相对较稳定，一般不易流失，可以给予重任。这类部员在未来的办公室工作中将充分表现其稳重，将成为办公室的主要力量。
　　第六种特性是活跃，喜欢表现自己。拥有这类特性的部员是社团中的活跃因子，他们善于交流，喜欢与他人交流，善于自我表现。这类部员的稳定性与其积极性有关，当部员的积极性很高时，这类部员是稳定的，当部员的积极性一般时，这类部很不稳定。
㈤下学期办公室的人员流动倾向
　　到了下学期后，原有的部员的特性已经不在对部员的流动产生较多的影响。我们根据另一种标准，将部员划分为4种部员，每一种部员都表现出不同的流动倾向。这种划分与上学期的划分一样，并不是很准确，也不能够包括所有的部员，还需要不断的改进与完善。
　　第一种部员是为了留下来而参加社团活动，这种部员是不稳定的。这种部员参加社团活动是为了留下来，当他们感觉到自己不能够继续留在社团中，就很难继续参加社团的活动。第二种部员是因为参加活动而留下来，这种部员比较稳定。体内长期参加社团活动，已经对社团有较强的认同感，于是就希望留在社团中。第三种部员是为了留下来而留下来，这种部员是比较稳定的。这种部员目标明确，是为了要留下来，并且在实际中他们也感到自己一定会留在社团中。第四种部员是不稳定的。这种部员参加社团活动是因为之前参加了社团的活动，他们对社团的认同感较低。

8fish

第七节---------办公室的管理原则
对办公室的管理，实质上是对人的管理，而这种管理也非盲目的无规律可言。
㈠准备率
　　在办公室中，如果部员没有准备好做一件事，而我们让部员去做这件事，就会产生部员的厌烦。如果部员准备好做一件事，而我们让部员不做这件事也会产生部员的厌烦。只有部员准备好做一件事，我们让部员做这件事，部员才能够高效地完成工作。有两种情况部员都会产生厌烦，所产生的厌烦程度与所做的工作的复杂程度成正相关。
　　对于准备率其实是很少运用的，当工作量很小时时，我们并不需要让部员进行准备，但是当工作量很大时，我们必须要让部员区做准备。当部员没有准备就去做一件复杂的工作，相应的也会产生厌烦。我们在使用准备策略时，要尽可能的避免一类厌烦，要绝对避免二类厌烦。对二类厌烦的避免很容易，对一类厌烦厌烦的避免过程中，我们可以让部员对工作的准备中，一方面强调工作的复杂程度，另一方面强调部员的价值。
㈡责任扩散原则
　　当以个去做一件事，那么这个人承担了对这件事的全部责任，随着所做这件事的人增多，每个人都承担了部分的责任，于是责任便开始了扩散。在责任扩散之下，由于单个人所 承担的责任小了，同样的对事情所愿付出的努力也就小了。责任扩散大致可以分成两类，一类是责任的平均扩散，一类是责任的不平均扩散。这里所说的责任不是一个人在做一件事时实际上承担的责任，而是这个人在做这件事时感觉到自己所承担的责任。也就是说当两个人共同承担一件事时，不是每个人都感觉到承担总责任的1／2，责任扩散的程度并非一种简单的除法。
　　在对责任扩散的控制中我们有两种方法,第一种方法是认同感的提高.部员对社团工作的责任扩散受部员对社团认同感的影响,提高部员对社团的认同感是解决责任扩散问题根本的方法.第二种方法是工作的细化,也就是同过责任细化将责任落实到每一个人的头上.但是在有些时候我们不能够将责任进行细化,比如说开列会的问题.当责任扩散的程度较小时,由于责任扩散的很小进行工作细化反而缩小了每个人承担的责任.当工作量很大时,这种缩小还是有意义的,但工作量并不大时这种细化就是显得十分没有必要。
㈢延迟现象
　　社团中延迟大致可以分为两类,一类是运行中的延迟,主要来自于社团方面.这种延迟是社团自身的运行以及社团联的运行体制的问题,对于这种延迟我们只能被动接受.这种延迟主要表现在很短的时间里完成复杂的工作或者很迟的信息通知。在活动通知的信息通知中，所能够接受的延迟的最高水平是隔一天的通知。更高水平的延迟已经不利于办公室的稳定，我们必须要尽量地去避免这类的延迟通知。
　　第二类的延迟是部员的延迟，在这种延迟作用下，部员会降低工作效率，影响工作质量。在正常情况下部员产生一定的延迟并没有什么大碍，但是当工作量比较大且部员由于经验的误判时，延迟可能会造成部员工作的不能完成。我们不能够过分相信部员的能力而忽视延迟现象。部员所做的事情的复杂程度与部员的延迟正相关，越是复杂的事情其延迟也会越严重。部员对社团的认同感也会影响部员的延迟，部员的认同感越高，产生的延迟就会越低。部员的延迟现象实质上是一种负担现象，延迟的积累也是一种负担的积累。高水平的延迟对应着部员较高的负担，部员对社团的认同感会因为这种负担的积累而下降。
　　减少部员的延迟我们可以增加部员对社团的认同感，除此之外，我们还有两种方法。第一种方法是将工作进行细化，这种细化可以讲复杂的工作分解成若干不复杂的小工作。第二种方法是为部员的工作提供一种便利，这主要是针对活动总结之类的工作。这种便捷的提供具体的我们可以进行办公室资料体系的完备。
㈣霍桑实验
　　霍桑实验的具体内容这里略去，这里只说明霍桑实验传达出的一种理念，即是体系与制度的建设虽然很重要，但是制度不论如何的完善，都无法解决在办公室管理中存在的问题。在一个较大的群体中，制度建设也很重要，但是办公室这种小群体及时毫无制度也不一定会影响办公室的运行。其实办公室的运行制度并为建成，不依靠制度的完善，办公室的管理应完全遵循人本原则。办公室主任应当关心自己的不部员，尤其是重视他们内心的变化，为他们创建一个能够感觉到自己受到重视的环境。
㈤不匹配现象
　　当部员由于缺乏经验或者是其他情况而出错时，办公室主任应当指出部员的错误，但是由于这很可能会对部员对社团的认同感产生不利的影响，我们需要借用不匹配。第一个方面的不匹配时责任的不匹配，当部员做错事而我们只需要让部员意识到做错了而不用指出哪里错时可以使用。办公室主任需要强调由于错误引发的后果，并且强调这完全都是由于自己导致的，自己对错误有全部的责任。由于这种不匹配，犯错的部员会意识到自己的错误。第二个方面的不匹配时信息的不匹配，当不仅要部员知道做错了，还要意识到如何纠正时可以使用。在对情绪的影响之中，面孔信息和语调信息起主要作用，当面孔信息与语调信息与语意信息发生冲突时，情绪的变化会忽视语意信息。如果我们表扬的表情和语气批评部员，一方面批评了部员，另一方面不会引起认同感的下降。
㈥开头效应与结尾效应
　　关于开头效应和结尾效应，可以分为两个方面，第一个方面是关于社长的，在这里省略，第二个方面是关于部员的，这里做简要的说明。社团的活动是社团的重要部分，在每次参加社团活动中都会有认同感的变化，一方面因为参加社团活动而引起认同感的积累，另一方面会因为活动过程中对时间和精力的消耗造成认同感的消耗。由于社团活动的枯燥,认同感的消耗总是会大于积累,从而导致部员流失.开头效应与结尾效应的运用能够在一定程度上对部员的认同感进行平衡。
　　部员每次参加活动，能够感受到因活动圆满结束而产生的满足感，而这种满足感受参加活动的完整性影响。当部员参加活动的完整性提高了，虽然能增加这种满足感，但是部员消耗的时间与精力过多。当一个部员参加了一个活动的起始时与结束时，他会感觉到较多的满足感。在开头结尾效应的达成上要求我们有效地进行排班，保证部员在活动的开始与结尾都能够在。在开头效应与结尾效应中，结尾效应的作用要大于开头效应。
附言：
　　至此，我总结的第一章办公室管理经验已经结束，我是小鹿。对于本章总结如果有疑问或问题，尽量内部解决，如果不能内部解决，可以找苍老的小鹿。小鹿QQ:1061483840。


【本章自此结束】

绿风祥祥

8fish:第一节-----办公室的生存与发展
　　㈠办公室的生存
　　绿风环保社并非一个很大的社团，而办公室也并非一个很大的部门。现在本社团里还有办公室，但是对于一个社团而言，办公室并非是一个必须存在的部门，在某些学生会和社团，并不存在办公室这个部门。如何让办公室一直在绿风中 .. (2012-12-13 21:15)

                               
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八条鱼可以把这段字体调大点，

绿风祥祥

我能说我没完整的看过么，

绿风祥祥

优秀文章，支持！神马都是浮云

绿风祥祥

是朱正路哦，