国际民间组织的项目执行和管理

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国际民间组织的项目执行和管理

黄浩明  中国民促会

    不同的国际民间组织都有着不同的项目管理方法和程序，其目的是一致的，都是为了加强项目资金和活动的管理，以便利用有限的资源最大限度实现项目所确定目标。制定一套简单而高效的项目管理程序，安排日常的计划和评估工作，有助于了解项目实际进展情况，发现存在问题，以确保项目顺利实施并达到预期的目的。

  国际民间组织援助项目的实施管理工作，关键是如何制订项目计划，如何将计划落实到各项具体活动中并通过内外部的评估来检查项目的实施情况，使得项目管理具有连续性，成为实现项目目标的有效手段。

一、        项目的启动阶段  

项目一经批准，即进入了启动的关键阶段。首先，项目管理人员须对项目

文件内容进行深入和细致的研究。如果项目文件是外文（主要有英文、日文、德文）版本，还需找专业性的执行机构翻译成中文。在开始实施项目前，应明确以下问题：

1．为什么选定此项目？

2．项目预期的目标是什么？

3．谁将从项目中受益？

4．如何实施项目？

5．由谁负责实施项目？

6．实施多长时间？

7．需要哪些投入？

8．影响项目成败的外部因素有哪些？  

通过对以上问题的了解，使项目管理人员明确了今后的项目实施工作方向，

还为参与项目的各方达成共识和开展合作提供了依据。虽然项目文件明确阐述了项目的基本目标和实施战略，但不可能详细说明将要进行的各项活动，因此，还须进行必要的计划和准备工作，例如：宣传动员、落实实施项目所需的人、财、物等等。上述准备工作安排妥当后，才能开始项目的实施工作。这些工作的重点是落实项目的组织形式和确定开展各项活动的有效方法。在此阶段，项目管理人员的主要工作就是和各有关方面协商，确定文件中未明确的各项具体活动并制定实施计划。如果项目文件中已确定了较具体的活动计划，那么，项目的启动就可以是实施项目文件中的各项措施和活动。同时，也要根据项目启动时的实际情况，对项目计划进行修改和补充。  

二、        制定项目实施工作计划

制定项目实施工作计划的目的是根据项目目标把项目的主要设想和战略落

实为具体明确的行动，并确定各项活动所需投入和各有关方面的职责。因为工作计划必须能够指导项目实施工作，所以要根据项目的性质和项目管理部门的经验和能力来决定工作计划的繁简程度。在项目实施管理环节中，制定切实可行的工作计划是十分必要的，但在制定计划中，一定要量力而行。

1.   制定项目实施工作计划的前期工作：

  在项目正式开始实施前，须根据项目批准文件和预算，制定项目实施计划。在编制项目实施计划时，首先应了解项目的目标、投入、各项活动和产出，同时应将各项活动的优先次序排列出来。一般来讲，一个项目，从设计到最终批准都将经过较长的一段时间，在此期间，有很多情况都有可能发生了变化，因此，在制定计划时，项目管理人员应重新审视原定的项目目标和实现目标所计划开展的各项活动，同时，根据项目实施区域的现实情况，然后再与项目有关人员进行充分的讨论后，制定项目的实施计划。在制订项目实施工作计划时，也须明确开展各项工作的责任人。项目实施工作一般从一些简单的、急需进行的、而困难较少、短期可以完成的项目活动开始。这样可加强同项目受益者的联系，充分调动其参与的积极性。  

   2.制定年度工作计划

　　  1>在各种项目计划中，年度计划在项目的监督和管理工作中起着极为重要的作用，是项目管理部门批准各项活动和经费使用的基础和依据。

  2>在编制年度工作计划时，须参照批准的项目文件和各项活动的预算。一般来讲，工作计划应建立在项目启动时确定的背景、目标战略和必要的投入基础上。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                             

  3>在项目年度计划中，应明确年度中的工作内容、方法、工作量、时间、地点、参与人员、预期效果及各项活动所需资金等。计划通常由项目管理部门根据项目文件和实际情况加以制定，是年度中各项活动和投入的依据。因此，它应由参与项目的各方讨论、批准后方能实施。

      (1)制定年度工作计划，首先须明确以下几个方面的内容：

      -为实现项目目标，需开展哪些活动？

      -实施这些活动应具备哪些条件？

      -哪些活动最切实可行？

      -这些活动的相互关系是什么？哪些须同时开展？哪些有赖于其它

       活动的进行？哪些有助于其它活动的开展？

     （2）在编制年度计划时，须考虑以下几方面的问题：

      -确定年内实施的各项活动和优先次序；

      -这些活动是否能在年内完成？

      -谁是最合适的合作伙伴？

      -需要哪方面的支持？   

      -当地人士的参与

      -各方的承诺

      -项目人员的配置

      -其他人员的支持（当地政府官员等）

      -手段和方法

      -后勤保障

      -人员培训

      -时间表

      -活动成本

      -确定各项活动的责任人

      -报告如何产生？

      -活动之间的协调

   （3）年度工作计划须包含以下内容：

      -各项活动的介绍，包括内容、规模、时间、地点、参与人员等）；

      -详细的分工，明确职责；

      -详细的报告程序

      -预算

        （工作计划格式，见附表一。）  

   注: 工作计划的繁简程度应根据项目的复杂程度以及项目管理部门的能力和经验而定。为便于管理，有些项目活动可细分。如：培训活动，可细分如下：

-确定目标人群；

-调查和了解目标人群的需求；

-了解受训学员的文化程度；

-制定培训课程；

-确定培训场地；

-选定培训教师；

-制订教学计划，教学方法，选定或编制教材。  

三、        项目管理机构（项目实施机构）  

   项目一旦得到批准并开始实施，随之而来的就是管理问题。项目管理机构的作用是有效的实施项目，并保证达到预期的效果。项目的成败与项目机构的管理人员有直接的关系。因此，在很多外援项目中，都在强调加强项目实施机构的组织与管理能力。项目管理机构人员的相对稳定性，也是确保项目成功实施的关键所在。在有些外援项目中，通常也采取从国内外聘请专家直接参与项目管理的方式来提高项目实施效率，这往往使地方形成较强的依赖性，从长远来看，不利于当地自力更生能力的培养与提高。  

四、        项目报告

项目报告包括项目活动进展报告和财务报表。编制时要对照项目文件中的

目标和工作计划中的产出指标，对产出情况进行定量分析，对项目进展情况作文字性的概括，用图表列明各种投入支出情况，还要对项目实施过程中的问题进行分析并提出建议。

项目进展报告的封面应包括：项目的名称、编号、执行机构、实施机构、报告的期限、总投入、报告期间项目的收入与支出、报告的日期

除此以外，项目进展报告还应包括以下主要内容：

-报告期间的各项活动进展情况

（应分别陈述外援资金以及地方配套资金的使用情况。）

在叙述各项活动进展中，应尽可能的具体化，如培训活动，应详细写明开

展培训活动的内容、时间、地点、参与人员、费用支出等。

-项目管理机构及人员的情况

项目的成败，与项目管理机构和人员有直接关系。因此，在项目实施中，

外援机构希望能经常性地了解项目管理机构及人员的情况，以确定项目各

项活动是否正常运转。

-项目现存的主要问题

及时将项目存在的问题反馈给外援机构和有关组织致关重要。在项目实施

过程中，由于有些项目管理机构不愿将问题及时反映出来，致使问题得不

到及时解决，因而影响了项目的顺利实施，以及项目目标的最终实现。

-项目实施的效果、项目既定目标的实现情况

-项目下一步工作安排

一般来讲，应将下一阶段项目工作计划列出，使外援机构及时掌握项目各

项活动的进度。

    (如果是终结报告,应陈述项目持续发展计划。)

-与项目活动有关的图片

项目进展报告应图文并茂，使外援机构更直观地了解项目各项活动的开展

情况。因此，在项目实施中，项目管理部门应留心拍摄有关项目主要活动

的图片。

-报告应注明日期，由实施机构盖章、并由项目负责人签字。

-项目进展报告通常有季度报告、半年报告和年度报告，这将取决于捐赠机构的要求，有时项目文件有明确规定，有时不明确，因此你需要与捐赠机构协商了解到它的规定。  

注：应强调的一点是：应根据援助机构的要求，及时提交项目进展报告和财务报表，以使援助方及时了解项目实施情况及财务收支状况等，尤其是及了解项目现存的问题，以使很多问题得以及时并妥善的解决。  

五、        项目监测与内部评估  

项目监测是指持续不断地对项目实施进行跟踪或监测的过程，旨在及时掌握项目目标的实现情况，及时发现问题，以使出现的问题得到尽快解决。通过监测，收集用于决定项目是否按计划实施的信息，即：项目投入、活动和产出等情况。监测涉及到项目的实际执行情况和财务执行情况。  

    内部评估是项目实施机构对项目内容和战略所作的评估，旨在发现原预见到的和未预见的项目活动的结果，找出问题所在，并提出修正意见。这一工作有助于加强项目实施机构对项目的认识并更好地制定计划，有助于加强机构建设，加强经验的总结和交流，还可促进各方对项目过程的了解。（注：可采用评审表、跟踪调查表。如培训项目，培训活动结束后，应跟踪调查培训的效果。）  

需要强调的是，作为项目实施机构，内部评估应是经常性的行为，是项目管理中的一个重要环节，其目的是及时了解项目既定目标的实现情况，发现问题，并提出解决问题的有效方法。内部评估的结果通常应作为评价项目报告中所汇报内容的基础。         

  注：在项目实施中，计划和评估应是一种不间断的工作，通过收集资料并进行充分的分析和讨论后，需制定项目的具体实施计划，计划一旦确定，项目即进入了实施阶段，经过一段时间的实施，需对实施的效果进行评估，以确定所进行的各项活动是否有效并有利于项目目标的实现。在评估中，要对项目活动的结果进行分析，对照项目目标检查项目进展情况，分析项目实施中所采用的工作方法是否合理有效，总结工作中的经验和教训，并对下一步的工作进行及时的调整。计划和评估工作构成了一个循环往复的过程，是项目管理环节中极为重要的组成部分。

六、项目财务管理要求

   1.项目一经批准，首先要为外援资金建立独立的帐户；

   2.确定一名会计、一出纳专职负责外援项目的财务管理；

   3.建立外援项目财务管理制度；

   4.所有外援项目的支出，必须单独记帐，记帐方式应采用国际通用方式；

   5.通常，外援资金是根据项目进度情况分批拨付的。因此，应根据不同组织的要求，根据项目实施工作计划，提前提交项目活动资金申请报告，以便资金及时到位，而不影响项目活动的开展；

   6.项目各项活动的支出须严格按批准预算执行。除非有特殊理由，否则不允许有超支现象。有一定比例可以进行调整。

   7.根据要求，按时提报财务报表，使外援组织及时掌握项目的收支情况，以确保资金的及时到位。

  （现金流量表-见附表二、财务报表格式-见附表三）

七、        项目审计：

    各援助组织对财务审计的要求各有不同，但目的是一致的，主要是通过审计确定外援资金是否用于实处，是否严格按援助协议和批准预算执行的。审计

着重检查以下三个方面：

   第一、是否建立严格、规范的财务管理制度？

   第二、财务核算是否规范？

第三、项目款是否严格按批准预算使用，有无挪为它用现象？

  

   1.审计类型：

    一般来讲，审计可分为以下三种基本类型：

    1>财务报表审计

    2>符合性审计

     3>绩效审计

  

    1>财务报表审计

     财务报表审计是由注册会计师或独立的审计师对财务报表的整体真实性和公允性（符合公认的国际会计准则）进行检查并发表意见。此类审计旨在增加财务报表的可信程度，并确保财务报表中没有重大误报。

    2>符合性审计

     符合性审计是指注册会计师或独立的审计师就对是否遵循为符合性审计而设置的某些程序、要求或其它条款所进行的检查。如果符合性审计由外部审计人员实施，那么在进行符合性审计之前，审计员应就符合性审计的内容检查的范围与被审计单位（经营）达成的协议。

    3>绩效审计

      绩效审计是对管理部门为保证经济、有效率和效益地利用企业的人、财、物资源，而建立的制度和程序进行有目的和系统的检查。为评价管理部门建立的制度和工作程序的恰当性和有效性，审计师特别要检查与资源利用有关的计划、评估、授权和控制等方面，进而对管理方法提出鉴定和建议。绩效审计主要包括以下三个方面的内容：

第一、经济性：企业是否以最低的成本获得了一定数量和质量的物资

人力和财务资源。

第二、效率性：企业是否最有效地利用其资源，如以既定数量的投入         

获得最大数量的产出，或以最小的投入，产出既定数量和质量的产品或劳务。

第三、效果性：企业的业务活动是否达到预期的结果或目标。

   2.审计的目标：

          1>完整性：所有的收入和支出均完整地记录在财务报表中。

    2>准确性：财务报表中所报告的金额与会计记录相符。

          3>真实性：财务报表中所反映的收入和支出确实存在，并且合理。

          4>截止日：财务报表所规定的期限内。

          5>计  价：财务报表中的事项，按照中国的会计制度进行了适当的计价。

    6>权利和义务：被审计单位对银行存款和现金具有所有权；透支和短期短期借款代表被审计单位在资产负债表中的负债。

    7>表达和揭示：财务报表中的各项是按照中国会计制度、国际会计准则的具体要求进行分类、描述和揭示的。

JacquesHUANG

他有一本书战略管理不错
不过还没有读：）