社团发展（江西农业大学绿源协会）

发表于 2007-12-27 15:15:39

江西农业大学绿源协会自1998年成立以来，在各级领导的关怀下，通过“保护母亲河行动”、“环境警示教育周”等品牌活动，取得了较好的社会效益，使协会的知名度得到了迅速的提高。协会在2003、2004、2005、2006年连续四年被评为校“明星社团”，2004年被评为“江西省大学生示范社团”，2006年被共青团中央、教育部、全国学联联合评为“第三届全国高校优秀学生社团”。
在走过的8年中，我们一直坚持与时俱进，协会组织建设随时代的发展而变革。2001年10月28日，江西农业大学国土资源与环境学院青年志愿者服务队正式更名为江西农业大学绿源协会，迈开了协会组织建设重要的一步。为了适应协会发展需求，2005、2006年协会组织结构连续两年变化，撤销和合并了闲置部门，同时也成立了一些新的部门。在一系列协会组织建设的重大变革中，我们一直强调“创新”和“以人为本”，把会员自身的发展与协会的发展紧密联系起来，在使会员得到充分锻炼的同时，力争使协会的工作走在全省甚至全国学生环保社团的前列。但协会在8年的快速发展中，将大部分精力放在打造精品活动和知名度上，忽视了组织自身建设，使协会组织建设与协会发展不适应，相对滞后，使协会发展陷入了人才匮乏，后劲不足的局面。2006年新的组织结构实施了一个学期，又暴露出了许多新的问题，同时一些旧的问题仍然没有得到解决，组织结构调整又一次列入了工作日程。这一次，我们不仅仅单纯的进行组织结构调整，对协会组织建设的其他方面进行了分析，以期推动协会组织建设。
一、共同的价值观
共同的价值观是指所有会员与志愿者都了解本组织的宗旨和价值观。如果会员或志愿者对组织的宗旨、价值观都不清楚，那么很难说该组织有足够的能力去实施和完成项目或活动。
现有的协会章程对协会的宗旨这样定义：“宣传环保知识，培养科学精神；保护环境，从我做起”。尽管协会章程中有对协会宗旨有明确描述，但实际情况是，协会的大部分的会员和志愿者包括部分干部都不理解协会宗旨，甚至是说不上来。协会会员与志愿者也没有形成一个共同的明确的价值观。
出现这样的情况，原因一是协会会员和志愿者在进入协会之初，没有学习过协会章程，协会也没有组织大家进行相关的学习。原因二是，在协会的日常工作中，很少提及协会宗旨，也没用协会宗旨来指导协会工作。改进的方法有，第一，加强协会会员和志愿者对协会宗旨的学习；第二，在协会各种宣传物上标注印刷协会的宗旨；第三，通过协会网站和电子邮件系统等，全面推广和宣传协会宗旨。
根据协会的宗旨和实际工作，可以把协会会员和志愿者共同的价值观总结成一段话：作为一名环保志愿者，宣传环保知识，培养科学精神，我们肩负起绿色的使命，因为我们相信：万物有源，生命相济。
二、组织结构
一个好的组织结构不仅有助于增强协会的管理能力，也有助于发挥协会的最佳效力，从而取得好的绩效。作为一个高校学生环保社团，它应该考虑组织的形式能否增进目标群体对资源的使用，是否有能力去支持并保护变化进程中的会员和志愿者的利益。
2005年协会组织结构中，协会会长与理事长开始分权，同时也精简了几个部门，并增设了监督部来对协会各项工作进行监督和考核。形成这样的组织结构的历史条件是，由于2004年协会指导老师蔡海生同志赴北京攻读博士学位，无暇在对协会的日常工作进行指导，同时当时协会干部和会员习惯于听从指导老师，没有主动意识，导致协会工作陷入瘫痪，会员得不到锻炼而大量流失。2005年4月时任会长的台学东同学也因身体原因辞去会长一职，之后副会长王宏涛同学负责协会工作，他带领仅剩的几十名干事和会员全力投入了2005年湿地使者长江行动的竞标中，并以候补队伍的身份参加了当年的湿地使者长江行动，最后获得2005年湿地使者长江行动“十佳团队”荣誉称号、全国三等奖，奖金3000元。可以说在2005年4月-7月，协会只开展了这么一个活动。由于之前协会干部和会员大量流失，人才匮乏，只有1名干部、12名会员留下来了，所以在2005年的换届中，对协会的组织结构进行了调整，压缩了部门，减少了所需干部数量，才使协会正常运转下去的。但是，在后来的实际运转中，仍然出现了不少问题。首先，协会会长的事务并没有因为设立理事长而得到减少，理事长没有发挥应有的作用。其次，监督部的设立并没有起到当初设立的目的，完全成为了一个空壳。再次，忽略了对协会会员的管理和培训，重蹈了以前的覆辙。
2006年协会组织结构中，由于协会储备干部比以往增多，根据协会发展和事务的增加与细化，协会扩充到6个部门，撤销了监督部，成立了秘书处管理理事会的日常事务和协会的部分公共事务，如会员培训、监督、财务等。2006年的协会组织结构中最主要的变化是，不再从会员中挑选干事，防止会员流失，同时加强了志愿者管理。但在实际运转的半年中，一些旧的问题没有得到良好解决，又出现了一些新的问题，例如，由于各部门分工明确，使会员之间严重缺乏沟通，而志愿者的管理由于缺少志愿者的参与变成了概念性的东西。
针对上述存在的问题，我们提出了新的组织结构图（见图1-4）。第一，继续减少会长的事务，增加理事长的权限，使会长倾向于协会行政管理和活动开展，理事长倾向于规划制定和人员考核。第二，设立项目组，使协会开展的活动更具团队性、专业性，同时也利于会员之间的沟通交流，而公共事务部等5部门定位为服务部门，为项目组更好的开展活动提供人员、培训、信息等。第三，建立和完善会员和志愿者招募、培训、奖励等一系列制度，使会员和志愿者成为协会工作的重要资源。
理事会制度是许多高校学生社团所采用的决策和治理结构，理事会作为协会的最高权力机构主要有以下六项职能：
1、决定协会的宗旨与目标。界定协会的宗旨、核心任务和主要目标，以及制定运作的程序。
2、决定协会的计划与发展。参与协会年度计划的制定，决定长期计划的基本方向，并监督计划的执行。
3、预算和财务监督。审核与批准预算，监督财务制度的执行情况。
4、筹款。致力于寻找财源，或为协会建立良好的社会资源网络，使之能够获得充裕的经费开展活动。
5、选拔干部。选拔协会的行政领导人，如会长、各部部长等，并定期评估和鉴定其工作绩效。
6、作为与外界沟通联系的桥梁。理事代表协会与外界保持良好的沟通，尽力提高协会的公信度和公众形象，并为协会宣传和辩护。
根据协会的实际情况，理事会的成员由大二及以上年级学生组成，大二年级成员为理事，大三及以上年级成员为常务理事，理事长一般由大三及以上年级成员担任。理事会成员可以同时在协会其他部门和项目组担任职务。
协会会长作为协会领导的核心人物，是行政主管和日常工作负责人，同时也是协会理事会常务理事，主要职责包括如下八个方面：
1、负责制定和实施组织的核心工作计划。
2、负责财务计划的制定和执行，确保财务收支正常。
3、培养和率领一支有能力、高效和专业化的管理队伍。
4、制定和执行关于培训、发展、业务等方面的业务计划与工作安排，使协会资源有效地用于实现核心任务上。
5、培养形成一种充分调动所有会员积极性、勤奋努力、团结民主的组织氛围。
6、制定并执行协会的各项政策和工作方案。
7、作为协会的代表，经常考核和检查组织的工作绩效是否合乎协会宗旨。
8、制定、调整和推动协会的中长期发展战略，使协会发展保持一贯性。
三、领导的艺术
（一）领导者必备的要素
在社会共同活动中，经过选举、任命或从群体中涌现出来的能够指导和协调群体成员向着既定目标努力的，具有影响力的个人或集体，就是领导者。领导者的好坏是决定群体和组织能否生存和取得成功的最重要因素之一，有效的领导往往能够弥补设备和资源的不足，有时还会起着决定性的作用。一个人成为领导者，除了特殊的机遇以外，他自身的某些特质或者说是领导者必备的要素是不容忽视的。领导者必备的要素可分为以下八种：
1、前瞻性：领导者要纵观全局，并把整体观点告知大家，使大家树立一个共同的目标，从而达到发动群众，将大家的努力协调一致，创建一个单一的、有凝聚力的、生机勃勃的组织。
2、信任：没有信任，前瞻性就会成为一句空话。信任能把人们团结在一起，为创建一个坚强有力、使人心情愉快的团体群策群力。要树立起信任之风，领导者要能与别人交流信息，分享权力。其目的是营造诚实的文化氛围。
3、参与意识：一个协会的能力大小在于会员和志愿者的参与意识和奉献精神。领导者要调动会员和志愿者的积极性，以身作则，激发大家全身心的参与奉献。
4、求知欲：领导者对自己要有深入的了解，对自己的长处与不足必须有清楚的认识。这要求他们终身不渝的探索发现，他们还必须能够适应新的条件。领导者还必须鼓励会员和志愿者更新思想，学习掌握新技能。
5、多样性：高超的领导者懂得多样性的重要作用，也了解偏好的害处。要明白，自己也有某些偏好，于是就以赞赏的态度鼓励人们各有侧重的积极方面，一心一意地创造一种相互尊重的文化氛围。
6、创造性：在聪明的方法比高强度劳动更能发挥作用的社会，创造性是至关重要的。领导者对会员和志愿者的聪明才智也特别留意，取其长，弃其短，要鼓励会员大胆地进行独立思考，并在技术方面作出投入，以使会员的聪明才智得以充分发挥。
7、笃实精神：笃实精神作为中国传统道德所一直提倡。有明智的领导者都有自己的道德准则，都有自己的是非观，好的领导者深知，遵守道德规范是很划算的事。
8、社会意识：社会需要公民共同承担义务，社会鼓励最佳的行为表现。成熟的领导者都很重视其所在部门对周围社会所承担的责任。领导者还应该视自己为自然环境的管理人。
（二）领导者的技能
如果从领导者自身素质的容量来看，领导者的能力要素结构至少要包括以下三个方面的内容。
1、技术技能或业务技能。它对于协会中实际主管各项事务和提供服务的基层或一线管理人员来说最为重要。这些能力包括方法、程序和技术等方面。随着管理人员在组织层次中逐步上升，业务知识的重要性逐步下降，对其他种类的能力的需求则开始增加，这是领导者越来越多地依赖下属的业务能力。
2、人文技能或交际能力。这些技能和激励、处理冲突、配置协作精神等能力有关。它们涉及领导者与之接触的人们之间的人际关系。对于任何层次的领导者来说，交际能力的重要性是一样的，领导者必须对人们的态度、感情和需要作出灵敏的反应，估计人们对领导者的言行将作出怎样的评价。
3、概念形成技能。观念技能对协会中的高层领导者来说是最为重要的。它要求领导者要具有长远规划、广泛思考和培植精神关怀的能力，这些能力通常包括分析能力、逻辑思考能力、创造能力以及预见能力。在一个协会中，并不是所有的管理人员都具有概念形成能力。
（三）领导者的形象
对于领导者来说，形象塑造也具有特别重要的意义。因为形象信号给人的视觉刺激最为强烈，给人留下的影响也最深刻，因而对人的作用也最直接。领导者塑造领导形象的两种渠道：一是言词，二是行为。所谓言词就是领导者首先要学会“说话”，即能明确地、正确地阐明立场。领导者的言词首先要有情感，这是展示领导者形象之感染力的重要途径。其次要富有激励和鼓励作用，这也是展示领导形象的一种手段。所谓行为就是要通过行使职能体现出来，通过态度语言或者身体语言表现出来的。
（四）女性领导者
协会现有25名干部，其中有14名女性，女性领导者在协会工作中发挥越来越重要的作用。女性领导者在推动会员和志愿者提高解决问题的能力、参与团队工作以及发挥创造性方面拥有得天独厚的优势，她们通过包容来进行领导，并依赖她们的领袖魅力、专业知识、人际交往技能来影响他人，更倾向于采用参与型或民主型的领导方式，而较少采用独断型或指导型的领导方式。
尽管女性可以成为优秀的领导者，但一个客观的事实就是，女性领导者很难得到大众的认可。实际上阻碍女性成为优秀领导者的障碍包括组织障碍、人际障碍和个人障碍。组织障碍包括对女性绩效和努力的高标准；歧视性的文化；对作为晋升决策基础的性别平等的偏好；男性领导者的忽视与消极以及作为“沉默的大多数”的男性同僚认同不足与支持解决棘手问题之间的“失衡”；缺乏确定性的发展机遇。人际障碍包括男性的偏见、固执与成见；感情支持与人际支持的缺乏；脱离非正式的关系网络，缺乏可信赖的有经验的人。个人障碍包括政治常识的缺乏；工作、家庭、学习的冲突。
如果女性能够正确面对以上阻碍并能找出克服这些障碍的途径，就能成为一名优秀的领导者。第一，改变政治幼稚的形象。女性应该吸收正在推行的价值观念并对组织文化保持足够的敏感性。第二，建立可信度。女性应该抵制已经被人们接受的成见，试图融入组织体系之中，敢于承担风险，并建立人际关系网络。第三，确定领导方式。女性领导者应该通过授权和建立团队进行领导，依靠坚韧的品格克服障碍，使自己更坚强并富有指挥能力，同时还要运用个人影响力。第四，承担责任。女性领导者应保持独立性，能够依靠自身的经验和知识影响他人，并能在工作场所和非工作场所之间保持平衡。
（五）领导班子
在现代社会中，领导活动的综合性和广博性决定了没有哪个人只靠自己就可以进行有效领导，必须有一个忠心耿耿、士气高涨、协作配合的领导班子。领导班子不是由若干个领导成员简单松散拼凑而成的，而是若干领导成员按照一定的原则、制度科学地排列组合起来，相互间相互作用、相互影响的具有高度组织性和能动性的有机整体。领导班子的功能不在于人员的多少、个体素质的高低，而在于领导成员素质要素的合理恰当的排列组合。
1、梯形的年龄结构，就是老、中、青领导者的合理组合。老中青结合的梯形结构有利于各年级段的领导成员相互取长补短，充分发挥各自的最佳绩效，有利于领导班子实现新陈代谢，保证领导力量的有序交替，从而保持领导活动的连续性和稳定性。
2、协调的气质结构，是指具有不同类型气质的领导者的领导成员相互协调，取长补短的组合方式。这样，领导成员之间能够彼此相容，互相补充，各自发挥自己的优点，最大限度地开发自身的潜能。一般来说，单一气质结构的领导班子成员之间不好相处，还会抵消各自的有点，容易产生矛盾和冲突，内耗相对较为严重。协调的气质结构，有利于形成领导班子的“群体气质”，产生一种整体性的效应。
3、合理的知识结构，是指由不同的知识特长和不同专长的领导者组成的最佳的立体知识结构。作为一个领导班子，要发挥其职能作用，做好各方面的工作，就必须要由掌握各种知识的人员构成。对于一个领导班子来说，不可能要求任何一个领导成员都具有全能性的知识结构，但是不同知识专长的合理组合，则可以为领导班子形成合理的知识结构奠定坚实的基础。
4、互补的职能结构，是指领导班子中各种职能水平的人的配比组合。一个合理的领导班子应该是领导成员不同能力的组合搭配、互补，使领导班子具有全面高超的领导能力。一个领导班子应该是宏观把握的人、执行能力强的人、善于发现人才的人等具有各种能力者的有机组合。
四、会员与志愿者
会员与志愿者是协会重要的、独特的资源，会员与志愿者管理是协会管理的一个重要方面。协会人力资源管理的目标是：吸引潜在人员加入协会；激励会员；留住人才；提高组织效率，改进工作质量；帮助员工的自我发展。特别需要强调的是：以人为本的人力资源管理要求把人视为核心资源，协会必须把帮助会员在协会内的发展作为人力资源管理的重要目标，以激励其发展潜能。
下面是一些行之有效的会员和志愿者管理原则。
1、招募的前提。在招募会员和志愿者之前，要先问：为什么要招募会员和志愿者？协会是否有能力招募会员和志愿者？
2、会员和志愿者的定位。要有一个全面的计划，要会员和志愿者来干什么？如何安排他们的工作？也就需要进行工作分析，确认会员和志愿者的职责和任务。
3、平等承诺；要懂得尊重会员和志愿者的劳动及其价值，特别是要将志愿者视为协会的一员，志愿者的劳动和服务对协会来说是非常重要的。
4、公开招募、择优录取。要定出有吸引力的招募计划和广告，以营销的方式公开招募会员和志愿者，发挥宗旨的魅力、协会的魅力等，吸引那些有志于志愿服务环境保护的优秀人才加入协会。选择会员和志愿者的主要标准包括：良好的品德、较强的专业能力、认同协会的宗旨、富有同情心、成熟稳定等。
5、教育和训练。会员和志愿者加入组织，要接受必要的教育、训练和指导，要明确会员和志愿者的权利和义务，接受上岗培训，熟悉组织的环境和工作要求。在工作了一段时间以后，可能由于任务的改变、新技术的出现等，会员和志愿者还要随时接受在职训练。教育和训练将不断提高会员和志愿者的工作能力，这也是吸引会员和志愿者的一个重要因素，因为他们通过志愿服务获得了自我发展的机会，在工作中身心都会得到满足。
6、指导和协助。协会的人力资源部一方面负责执行和实施会员和志愿者工作计划，另一方面负责例行的会员和志愿者指导和管理工作，及时沟通，进行必要的咨询和协助。
7、及时记录。要重视包括个人档案、工作记录和总结等各项与会员和志愿者相关的记录，将其及时归档整理。
8、鼓励和重用。要通过各种激励措施，保持会员和志愿者的工作热情和积极性。对会员和志愿者的工作热情加以表彰。同时，发展合适的志愿者加入理事会也很重要，使他们负起领导和管理的职责来。
9、提供必要经费。尽管会员和志愿者的志愿劳动是不计薪酬的，但是在开展工作过程中说需要的各种必要开支，如交通费、食宿费、各种消耗品的费用，以及必要的工作补贴等，都要由协会提供。如果不能提供，应该向会员和志愿者说明。
10、绩效评估。针对会员和志愿者的工作表现，以及完成的工作量和服务效果等，要进行系统的评估和鉴定，同时要把评估的结果及时通知会员和志愿者本人。通过绩效评估，可改进工作，加强会员和志愿者与协会的联系，促进志愿服务质量的提高。
要使会员和志愿者保持积极的工作心态，需要协会和管理人员通过各种方式激励志愿者，满足他们的各种需求。要对会员和志愿者的工作给予认同，要让他们感到自己已经完成了一些事情。要让会员和志愿者感到他们有一定的独立性，能决定自己的行动。要让会员和志愿者感到志愿活动充满乐趣和享受，防止出现厌烦工作的情形。要让会员和志愿者感到自己所从事的工作有发展的空间，可以增长知识和才能、丰富人生。这些可以通过培训、指导、咨询、示范等手段来实现。通过一定的方式让会员和志愿者感到归属感，被协会接受，得到协会的关爱；与人合作，分享协会的忧愁与喜悦，与协会其他人建立密切的关系。创造一定的条件让会员和志愿者能够通过自己的努力担任一定的领导职务，提升他们在协会中的地位。
五、信息管理系统
健全的信息管理系统是组织能力的重要标志之一，因此，在协会组织建设时要重点建设协会的信息管理系统。协会的信息管理系统应准确、及时、有效的纵向与横向的信息交流，拥有一个全面的管理信息系统，并有效地为决策提供依据，制定出应急方案，应对意外需求的程序。
信息管理系统应该包含以下几个方面：
1、信息收集，就是通过观测、侦察、调查、征集、追踪等手段和方法有针对性地获取原始信息。
2、信息加工，就是经过专门人员的思维、判断、推理，按照一定的目的，对原始信息，进行“去粗取精”、“去伪存真”的筛选、分析、扩充、综合、计算、比较和进行由此及彼、由表及里的过滤、提炼。信息加工既是一种工作过程，又是一种思维创造活动；经过加工的信息成果是科学方法和智力劳动相结合的结晶，比原始信息具有更大的价值。加工是保证信息质量的关键环节之一。信息加工主要包括以下两点内容：
第一，分析，即揭示信息的真实含义，把握信息的真正价值。值得注意的是，有时对同一信息，不同的人会作出不同的分析结果。
第二，推导。信息具有确定的价值，但在不同的时间、地点，对不同的人和事具有不同的意义，并且这种不同的意义还可以延伸、推导出更多的意义，使信息的价值发生增值。
3、信息传递。信息只有经过传递流动，才能实现它的价值，发挥其作用，才能使之成为领导决策的依据、控制的基础和组织指挥的前提。由于信息具有流动性、可供享性、时间性等特点，使信息传递在协会管理中显示出其独特的一面。
（1）流动性。信息的流动性扩展了人们交往的渠道，会员和志愿者在交换、传递信息的过程中，逐渐走向一起，最终会使协会的凝聚力增强。
（2）可共享性。信息从其本质上来说是共享的。信息共享程度的高低在很大程度上反映了一个协会文明、民主程度的高低。但是，由于人们知识、出身、能力、地位以及经验的差异，信息的共享性并不可能得以充分地实现。这就是我们信息管理工作需要改进的地方。
（3）时间性。信息的时间性决定了信息具有时间价值，即利用得当，可以使信息带来巨大价值。由于受各种条件的限制，人们掌握和利用信息往往存在着一个时间差，优先掌握和利用信息的人总是处于比较有力的位置。
4、信息贮存。信息贮存就是把已收集、加工处理完毕的信息资料以文字、图像的形成并借助计算机手段和各种媒介记录贮存下来。信息的贮存也意味着协会历史的记录。
六、财务管理
（一）财务报告
由于协会是在校大学生自发组织起来的学生组织，接受学校各级部门的指导和管理，没有像企业利润那样明确的衡量业绩的货币指标，一般不直接接受市场竞争的考验，同时协会从资源提供者那里以捐赠形式或拨款形式收到大量资金，而这些资源提供者并不期望收回相应的货币收益，所以协会的财务报告的六大会计要素包括资产、负债、净资产、收入、支出和费用、结余，一般只强调收入、支出和费用、结余三要素。
财务会计报告是反映协会财务状况和收支情况的书面报告，可以反映出协会的运作状况和效率。财务报告的使用者有以下几类：
1、资财提供者：包括政府部门和机构，学校各级部门，基金会，会员和志愿者，现实的和潜在的捐助人等。
2、监督机构：学校各级部门，大学生社团联合会等。
3、协会内部人员：包括管理者，会员和志愿者等。
4、其他的报告使用者。
协会编制财务报告的目的，就是要在不同范围、不同层次，以不同方式披露会计信息，向现在的和潜在的资源提供者以及其他用户提供会计信息，以使其在向协会提供资源、做出合理决策时使用，有助于他们正确评估协会所提供服务及其持续供应这些服务的能力，以便他们正确评估协会的管理人员履行其职责的情况和其他各方面业绩。
协会的财务报告一般为收入支出表，也称业务表。它反映协会在一定时期内收入、支出及结余总体情况的报表。作为一种时期表，反映月度、季度和年度收支情况。通过对收入支出表的阅读和分析，可以了解协会在报告期内不同渠道资金的数量情况，不同方向和用途的支出，组织预算的执行进度、收入的合理性等等情况。
（二）预算管理
预算是指一个组织在既定的时间内，为完成既定目标对计划消耗的资源进行的正式估价，以及为获得这些资源所建议的方法。协会的预算是协会在年度内所要完成的事业计划和工作任务的货币表现，是协会日常组织收入和控制支出的依据。同时，它也是协会的业务规模和事业发展方向的综合发展，是测定协会效率和效益的手段。预算管理是协会财务管理的一个重要的组成部分。
协会的预算管理包括预算编制、预算执行、预算调整、预算分析等方面的管理。
预算编制是预算管理的第一个环节。一般来说，预算的编制要经过“几上几下、上下结合”的编制程序，这个过程也是上下之间相互沟通、相互妥协和相互接近的过程。通常，先有管理层提出编制预算的原则，各部门和各项目组提出预算申请，财务部门根据预算申请和对收入的预测和支出总的安排，提出预算草案，经过与各方面的咨询和磋商，提交最高决策机构批准后，确定正式的预算。一旦预算经过批准，它就成为协会财务工作的重要依据之一。预算编制的总原则：量入为出，收支平衡。预算编制既要考虑协会的事业发展和建设的需要，也要考虑到协会财力的可能。
预算的执行中，应该加强管理，积极组织收入、合理安排和控制支出。
预算调整是指协会预算在执行过程中因特殊情况需要减少（增加）收入或者增加（减少）支出，使原来批准的预算收支项目和规模发生变更。协会预算的调整应严格按照规定的权限和程序进行，不得随意调整预算。
预算分析是指协会对协会的总预算和所属各部门和项目组预算执行的效果、执行差异进行分析，编制预算结果报告，找出存在的问题，提出改进措施，以促进预算管理水平的提高。
七、公共关系
协会是否与政府部门有合作伙伴关系？是否与企业有合作伙伴关系？协会与媒体的关系如何，媒体对协会的报道如何？协会与社区的关系、与资助者的关系、与其他组织的关系如何？这些就是公共关系。
协会与团省委青农部、省环保局宣教中心等政府部门有过合作，只能算是项目合作，谈不上是合作伙伴关系，在一定的程度上，他们是协会的主管部门。学生社团的性质决定了协会与政府部门更多的是项目合作关系，所以我们考虑的是怎样才能与政府部门有更多的项目合作，怎样才能与更多的政府部门有项目合作？
协会作为公益性社团，在一定程度上限制了与企业建立合作伙伴关系。迄今，协会没有与任何企业有合作伙伴关系，也没有项目合作关系。企业赞助是协会资财的重要来源，能够与企业建立合作伙伴关系，必将推动协会各项工作的进行。这里需要说明的是，校园周边的部分商家免费或半价提供横幅等物品，不能算是合作伙伴关系，有时候连项目合作关系也不算。
协会与媒体的关系相对来所还是可以的，但是相当被动的。协会与媒体的关系只停留在提供新闻素材和有偿新闻阶段，从来没有与媒体建立相互信任、带有私人感情的关系。我们从2005年来，一直在尝试着与媒体建立良好的关系，但由于协会自身的原因，导致这项工作没有很多实际性的进展。作为江西省的NGO代表，协会在2006年11月派员赴北京参加了“加强中国NGO与媒体合作”论坛，2007年1月派员赴广州参加了“环境信息公开制度”研讨会，成为了“绿色记者网络”的江西联络方，获得了一个与媒体建立良好关系的重要机会。这也是2007年协会工作重点之一。
中国中央电视台、新华社、湖南卫视、江苏国际频道、香港大公网、江西卫视、江西都市频道、江西公共频道、江西少儿频道、江西教育电视台、江西人民广播电台、中国环境报、江西日报、信息日报、江南都市报、都市消费报、中青网、保护母亲河网、大江网、江西高教网、江西环保网和许多地方电视台、广播电台、报纸、网站等众多媒体对协会包括活动和个人进行过大量的报道。
协会与社区的关系、与资助者的关系、与其他组织的关系都停留在表层，有点“有事就烧香”的味道。这样的公共关系，暴露出协会工作存在很大的漏洞，急需得到改进，同时也反映了协会工作还有很大的上升空间。
八、团队
由于协会将实行新的组织结构，将所有活动用项目组的形式来管理，每个项目组就是一个团队。团队就是通过团队成员的相互依赖和共同势力能够产生积极协同作用，其团队成员努力的结果使团队的绩效水平大于个人绩效的总和，而塑造高绩效团队需要以下几个方面的内容：
1、清楚的、不断发展的目标。成功的团队会把他们的共同目标转变为具体的、可以衡量的、现实可行的绩效目标。目标会使个体提高绩效水平，目标也能使群体充满活力。具体的、清楚的目标可以促进明确的沟通，它们有助于团队把自己的精力投放到有效的结果上。
2、结果导向的结构。团队有不同的工作需要去处理，团队通过清楚的角色定位形成了以结果为导向的结构。因此在挑选团队成员时，应该以员工的人格特点和个人偏好为基础。这就需要在了解他们技能和爱好的基础上，把他们分配到各个位置上。
3、挑选技能优秀的团队成员。一般来说，工作团队的规模应控制在12人之内。要想使团队有效运作，至少需要三种不同技能的人。第一，具有技术专长的成员；第二，具有解决问题和决策的技能，能够发现问题，提出解决问题的建议，并权衡这些建议，然后做出有效选择的成员；第三，善于聆听、反馈、解决冲突及处理其他人际关系技能的成员。
4、整体责任。一个经常犯的错误就是那些被称为团队的组织实际上被当作是个人的联合体。真正的团队则对这一联合体的整体发展有着强烈的认同。团队的灵魂是所有成员在各个方面的发展。
5、合作性的氛围。高绩效团队的一个特点是，团队成员之间相互高度信任与合作。团队成员凭借诚实、开放、正直、能力、一贯来培养信任和合作的团队文化。
6、追求卓越的标准。团队绩效需要成员相互协作来完成任务。因此，建立联系渠道和卓越的规范化标准对于一个团队来说是极为重要的。团队成员在高标准的压力下会努力工作。如果缺乏这样的高标准，团队成员会变得懒惰起来。
7、外部认同和支持。一个常见的错误就是只给团队分配任务而不提供支持。最好的目标、最好的团队成员以及高尚的责任并不意味着领导者不为他们提供财力、设备和物资供应方面的支持。因此，为团队提供外部资源的支持和对团队的集体奖赏是很重要的。
8、原则性的领导。有效的团队领导者像教练一样去帮助团队工作的完成。他们尽力帮助团队建立共同的责任，激励团队成员并减少他们合作中出现的问题。团队领导者尽力提高整体的技能而不是关注某一个人。领导者通过绩效质量管理使团队避免不恰当的计划和新的尝试。有效的团队领导者对团队的目标具有高度的责任心，并给予队员高度的自主权以展现其才华。
以上论述从共同的价值观、组织结构、领导的艺术、会员和志愿者、信息管理系统、财务管理、公共关系、团队八个方面对协会组织建设进行分析，但绩效管理、成员自律等方面没有涉及。以上论述大部分是理论性的，但对这些理论的学习是非常必要的。在了解这些理论的同时，可以对照协会的实际情况来分析处理，来发现协会工作中存在的问题。协会只有拥有了良好的组织建设，才能真正服务于会员，服务于环境保护公益事业，才能推动协会各项工作的进行，实现新的突破，取得更大的成功。
9、社团文化。一个协会，如果想有所作为，想得到学校和社会的认同，想向外发展，那么，一个稳固和温馨的家庭氛围是必不可少的。那怎么做到呢，这就牵扯到了社团文化问题，社团文化中有社团文化传承和社团文化发展两个方面。
⒈社团文化传承，现在很多社团都存在一个问题，那就是协会上届的人一退，现任的负责就又要重新走一遍以前的路，虽然有些可能会有所创新，会有所改变，但惟独缺少了以前社团发展所拥有的经验、总结和社团管理具体操作。缺少了这些会使现任负责人对协会发展必须要自己在重新做一次认识，也必须要走一些以前走过的路。不过，我的意思不是说要上届负责人出来继续干涉现任负责人的事务。对于文化传承，我认为，只有上届负责人在退时给协会留下一个可依据的书面材料，里面内容主要是活动中的过失、成功和需要注意的事情。这样带来的好处就是能给现任负责人带来比较明确的发展思路，比较明了的社团管理规划，同时避免了活动错误的重复出现，避免了活动不能得到更进一步创新。在传承形式上还可以采用大家聚会的形式----欢送退位的负责人，在这聚会上可向这些负责人提问题，他们也会把自己的所有东西都说出来，会员与负责人接触，负责人与退位负责人接触，这样可达到另外一个效果，提高了社团凝聚力，加强了大家对协会的一种热爱之情。
⒉社团文化发展，在社团文化传承的基础上，应用上届留下来的材料，我们可以就此总结经验，以此使社团管理制度更加完善，使活动开展能更加得心应手，同时使协会更加的有活力。那么，我们就可以稳固在校的基础，然后重点向外发展，把社团的影响范围扩大。

绿源协会理事会
2007年12月27日

释城 · 发表于 2007-12-29 21:17:23

能不能不搞笑呀？
这是什么呀，这是报告，被拿出来赚分，也不注明一下作者？
下次能不能注意一下？

释城 · 发表于 2007-12-29 21:19:04

江西农业大学绿源协会

报告[2007]1号

关于协会组织建设的报告

  江西农业大学绿源协会自1998年成立以来，在各级领导的关怀下，通过“保护母亲河行动”、“环境警示教育周”等品牌活动，取得了较好的社会效益，使协会的知名度得到了迅速的提高。协会在2003、2004、2005、2006年连续四年被评为校“明星社团”，2004年被评为“江西省大学生示范社团”，2006年被共青团中央、教育部、全国学联联合评为“第三届全国高校优秀学生社团”。

  在走过的8年中，我们一直坚持与时俱进，协会组织建设随时代的发展而变革。2001年10月28日，江西农业大学国土资源与环境学院青年志愿者服务队正式更名为江西农业大学绿源协会，迈开了协会组织建设重要的一步。为了适应协会发展需求，2005、2006年协会组织结构连续两年变化，撤销和合并了闲置部门，同时也成立了一些新的部门。在一系列协会组织建设的重大变革中，我们一直强调“创新”和“以人为本”，把会员自身的发展与协会的发展紧密联系起来，在使会员得到充分锻炼的同时，力争使协会的工作走在全省甚至全国学生环保社团的前列。但协会在8年的快速发展中，将大部分精力放在打造精品活动和知名度上，忽视了组织自身建设，使协会组织建设与协会发展不适应，相对滞后，使协会发展陷入了人才匮乏，后劲不足的局面。2006年新的组织结构实施了一个学期，又暴露出了许多新的问题，同时一些旧的问题仍然没有得到解决，组织结构调整又一次列入了工作日程。这一次，我们不仅仅单纯的进行组织结构调整，对协会组织建设的其他方面进行了分析，以期推动协会组织建设。

一、共同的价值观

  共同的价值观是指所有会员与志愿者都了解本组织的宗旨和价值观。如果会员或志愿者对组织的宗旨、价值观都不清楚，那么很难说该组织有足够的能力去实施和完成项目或活动。

  现有的协会章程对协会的宗旨这样定义：“宣传环保知识，培养科学精神；保护环境，从我做起”。尽管协会章程中有对协会宗旨有明确描述，但实际情况是，协会的大部分的会员和志愿者包括部分干部都不理解协会宗旨，甚至是说不上来。协会会员与志愿者也没有形成一个共同的明确的价值观。
  出现这样的情况，原因一是协会会员和志愿者在进入协会之初，没有学习过协会章程，协会也没有组织大家进行相关的学习。原因二是，在协会的日常工作中，很少提及协会宗旨，也没用协会宗旨来指导协会工作。改进的方法有，第一，加强协会会员和志愿者对协会宗旨的学习；第二，在协会各种宣传物上标注印刷协会的宗旨；第三，通过协会网站和电子邮件系统等，全面推广和宣传协会宗旨。
  根据协会的宗旨和实际工作，可以把协会会员和志愿者共同的价值观总结成一段话：作为一名环保志愿者，宣传环保知识，培养科学精神，我们肩负起绿色的使命，因为我们相信：万物有源，生命相济。

二、组织结构

  一个好的组织结构不仅有助于增强协会的管理能力，也有助于发挥协会的最佳效力，从而取得好的绩效。作为一个高校学生环保社团，它应该考虑组织的形式能否增进目标群体对资源的使用，是否有能力去支持并保护变化进程中的会员和志愿者的利益。
协会现有几次比较大的组织结构调整，如图所示：

图1-1：1998-2004年协会组织结构图       图1-2：2005年协会组织结构图

  2005年协会组织结构中，协会会长与理事长开始分权，同时也精简了几个部门，并增设了监督部来对协会各项工作进行监督和考核。形成这样的组织结构的历史条件是，由于2004年协会指导老师蔡海生同志赴北京攻读博士学位，无暇在对协会的日常工作进行指导，同时当时协会干部和会员习惯于听从指导老师，没有主动意识，导致协会工作陷入瘫痪，会员得不到锻炼而大量流失。2005年4月时任会长的台学东同学也因身体原因辞去会长一职，之后副会长王宏涛同学负责协会工作，他带领仅剩的几十名干事和会员全力投入了2005年湿地使者长江行动的竞标中，并以候补队伍的身份参加了当年的湿地使者长江行动，最后获得2005年湿地使者长江行动“十佳团队”荣誉称号、全国三等奖，奖金3000元。可以说在2005年4月-7月，协会只开展了这么一个活动。由于之前协会干部和会员大量流失，人才匮乏，只有1名干部、12名会员留下来了，所以在2005年的换届中，对协会的组织结构进行了调整，压缩了部门，减少了所需干部数量，才使协会正常运转下去的。但是，在后来的实际运转中，仍然出现了不少问题。首先，协会会长的事务并没有因为设立理事长而得到减少，理事长没有发挥应有的作用。其次，监督部的设立并没有起到当初设立的目的，完全成为了一个空壳。再次，忽略了对协会会员的管理和培训，重蹈了以前的覆辙。

图1-3：2006年协会组织结构图       图1-4：2007年协会组织结构图

  2006年协会组织结构中，由于协会储备干部比以往增多，根据协会发展和事务的增加与细化，协会扩充到6个部门，撤销了监督部，成立了秘书处管理理事会的日常事务和协会的部分公共事务，如会员培训、监督、财务等。2006年的协会组织结构中最主要的变化是，不再从会员中挑选干事，防止会员流失，同时加强了志愿者管理。但在实际运转的半年中，一些旧的问题没有得到良好解决，又出现了一些新的问题，例如，由于各部门分工明确，使会员之间严重缺乏沟通，而志愿者的管理由于缺少志愿者的参与变成了概念性的东西。

  针对上述存在的问题，我们提出了新的组织结构图（见图1-4）。第一，继续减少会长的事务，增加理事长的权限，使会长倾向于协会行政管理和活动开展，理事长倾向于规划制定和人员考核。第二，设立项目组，使协会开展的活动更具团队性、专业性，同时也利于会员之间的沟通交流，而公共事务部等5部门定位为服务部门，为项目组更好的开展活动提供人员、培训、信息等。第三，建立和完善会员和志愿者招募、培训、奖励等一系列制度，使会员和志愿者成为协会工作的重要资源。

  理事会制度是许多高校学生社团所采用的决策和治理结构，理事会作为协会的最高权力机构主要有以下六项职能：
  1、决定协会的宗旨与目标。界定协会的宗旨、核心任务和主要目标，以及制定运作的程序。
  2、决定协会的计划与发展。参与协会年度计划的制定，决定长期计划的基本方向，并监督计划的执行。
  3、预算和财务监督。审核与批准预算，监督财务制度的执行情况。
  4、筹款。致力于寻找财源，或为协会建立良好的社会资源网络，使之能够获得充裕的经费开展活动。
  5、选拔干部。选拔协会的行政领导人，如会长、各部部长等，并定期评估和鉴定其工作绩效。
  6、作为与外界沟通联系的桥梁。理事代表协会与外界保持良好的沟通，尽力提高协会的公信度和公众形象，并为协会宣传和辩护。

  根据协会的实际情况，理事会的成员由大二及以上年级学生组成，大二年级成员为理事，大三及以上年级成员为常务理事，理事长一般由大三及以上年级成员担任。理事会成员可以同时在协会其他部门和项目组担任职务。

  协会会长作为协会领导的核心人物，是行政主管和日常工作负责人，同时也是协会理事会常务理事，主要职责包括如下八个方面：
  1、负责制定和实施组织的核心工作计划。
  2 、负责财务计划的制定和执行，确保财务收支正常。
  3、培养和率领一支有能力、高效和专业化的管理队伍。
  4、制定和执行关于培训、发展、业务等方面的业务计划与工作安排，使协会资源有效地用于实现核心任务上。
  5、培养形成一种充分调动所有会员积极性、勤奋努力、团结民主的组织氛围。
  6、制定并执行协会的各项政策和工作方案。
  7、作为协会的代表，经常考核和检查组织的工作绩效是否合乎协会宗旨。
  8、制定、调整和推动协会的中长期发展战略，使协会发展保持一贯性。

三、领导的艺术

（一）领导者必备的要素
  在社会共同活动中，经过选举、任命或从群体中涌现出来的能够指导和协调群体成员向着既定目标努力的，具有影响力的个人或集体，就是领导者。领导者的好坏是决定群体和组织能否生存和取得成功的最重要因素之一，有效的领导往往能够弥补设备和资源的不足，有时还会起着决定性的作用。一个人成为领导者，除了特殊的机遇以外，他自身的某些特质或者说是领导者必备的要素是不容忽视的。领导者必备的要素可分为以下八种：
  1、前瞻性：领导者要纵观全局，并把整体观点告知大家，使大家树立一个共同的目标，从而达到发动群众，将大家的努力协调一致，创建一个单一的、有凝聚力的、生机勃勃的组织。
  2、信任：没有信任，前瞻性就会成为一句空话。信任能把人们团结在一起，为创建一个坚强有力、使人心情愉快的团体群策群力。要树立起信任之风，领导者要能与别人交流信息，分享权力。其目的是营造诚实的文化氛围。
  3、参与意识：一个协会的能力大小在于会员和志愿者的参与意识和奉献精神。领导者要调动会员和志愿者的积极性，以身作则，激发大家全身心的参与奉献。
  4、求知欲：领导者对自己要有深入的了解，对自己的长处与不足必须有清楚的认识。这要求他们终身不渝的探索发现，他们还必须能够适应新的条件。领导者还必须鼓励会员和志愿者更新思想，学习掌握新技能。
  5、多样性：高超的领导者懂得多样性的重要作用，也了解偏好的害处。要明白，自己也有某些偏好，于是就以赞赏的态度鼓励人们各有侧重的积极方面，一心一意地创造一种相互尊重的文化氛围。
  6、创造性：在聪明的方法比高强度劳动更能发挥作用的社会，创造性是至关重要的。领导者对会员和志愿者的聪明才智也特别留意，取其长，弃其短，要鼓励会员大胆地进行独立思考，并在技术方面作出投入，以使会员的聪明才智得以充分发挥。
  7、笃实精神：笃实精神作为中国传统道德所一直提倡。有明智的领导者都有自己的道德准则，都有自己的是非观，好的领导者深知，遵守道德规范是很划算的事。
  8、社会意识：社会需要公民共同承担义务，社会鼓励最佳的行为表现。成熟的领导者都很重视其所在部门对周围社会所承担的责任。领导者还应该视自己为自然环境的管理人。

（二）领导者的技能
  如果从领导者自身素质的容量来看，领导者的能力要素结构至少要包括以下三个方面的内容。
  1、技术技能或业务技能。它对于协会中实际主管各项事务和提供服务的基层或一线管理人员来说最为重要。这些能力包括方法、程序和技术等方面。随着管理人员在组织层次中逐步上升，业务知识的重要性逐步下降，对其他种类的能力的需求则开始增加，这是领导者越来越多地依赖下属的业务能力。
  2、人文技能或交际能力。这些技能和激励、处理冲突、配置协作精神等能力有关。它们涉及领导者与之接触的人们之间的人际关系。对于任何层次的领导者来说，交际能力的重要性是一样的，领导者必须对人们的态度、感情和需要作出灵敏的反应，估计人们对领导者的言行将作出怎样的评价。
  3、概念形成技能。观念技能对协会中的高层领导者来说是最为重要的。它要求领导者要具有长远规划、广泛思考和培植精神关怀的能力，这些能力通常包括分析能力、逻辑思考能力、创造能力以及预见能力。在一个协会中，并不是所有的管理人员都具有概念形成能力。

（三）领导者的形象
  对于领导者来说，形象塑造也具有特别重要的意义。因为形象信号给人的视觉刺激最为强烈，给人留下的影响也最深刻，因而对人的作用也最直接。领导者塑造领导形象的两种渠道：一是言词，二是行为。所谓言词就是领导者首先要学会“说话”，即能明确地、正确地阐明立场。领导者的言词首先要有情感，这是展示领导者形象之感染力的重要途径。其次要富有激励和鼓励作用，这也是展示领导形象的一种手段。所谓行为就是要通过行使职能体现出来，通过态度语言或者身体语言表现出来的。

（四）女性领导者
  协会现有25名干部，其中有14名女性，女性领导者在协会工作中发挥越来越重要的作用。女性领导者在推动会员和志愿者提高解决问题的能力、参与团队工作以及发挥创造性方面拥有得天独厚的优势，她们通过包容来进行领导，并依赖她们的领袖魅力、专业知识、人际交往技能来影响他人，更倾向于采用参与型或民主型的领导方式，而较少采用独断型或指导型的领导方式。

  尽管女性可以成为优秀的领导者，但一个客观的事实就是，女性领导者很难得到大众的认可。实际上阻碍女性成为优秀领导者的障碍包括组织障碍、人际障碍和个人障碍。组织障碍包括对女性绩效和努力的高标准；歧视性的文化；对作为晋升决策基础的性别平等的偏好；男性领导者的忽视与消极以及作为“沉默的大多数”的男性同僚认同不足与支持解决棘手问题之间的“失衡”；缺乏确定性的发展机遇。人际障碍包括男性的偏见、固执与成见；感情支持与人际支持的缺乏；脱离非正式的关系网络，缺乏可信赖的有经验的人。个人障碍包括政治常识的缺乏；工作、家庭、学习的冲突。

  如果女性能够正确面对以上阻碍并能找出克服这些障碍的途径，就能成为一名优秀的领导者。第一，改变政治幼稚的形象。女性应该吸收正在推行的价值观念并对组织文化保持足够的敏感性。第二，建立可信度。女性应该抵制已经被人们接受的成见，试图融入组织体系之中，敢于承担风险，并建立人际关系网络。第三，确定领导方式。女性领导者应该通过授权和建立团队进行领导，依靠坚韧的品格克服障碍，使自己更坚强并富有指挥能力，同时还要运用个人影响力。第四，承担责任。女性领导者应保持独立性，能够依靠自身的经验和知识影响他人，并能在工作场所和非工作场所之间保持平衡。

（五）领导班子
  在现代社会中，领导活动的综合性和广博性决定了没有哪个人只靠自己就可以进行有效领导，必须有一个忠心耿耿、士气高涨、协作配合的领导班子。领导班子不是由若干个领导成员简单松散拼凑而成的，而是若干领导成员按照一定的原则、制度科学地排列组合起来，相互间相互作用、相互影响的具有高度组织性和能动性的有机整体。领导班子的功能不在于人员的多少、个体素质的高低，而在于领导成员素质要素的合理恰当的排列组合。
  1、梯形的年龄结构，就是老、中、青领导者的合理组合。老中青结合的梯形结构有利于各年级段的领导成员相互取长补短，充分发挥各自的最佳绩效，有利于领导班子实现新陈代谢，保证领导力量的有序交替，从而保持领导活动的连续性和稳定性。
  2、协调的气质结构，是指具有不同类型气质的领导者的领导成员相互协调，取长补短的组合方式。这样，领导成员之间能够彼此相容，互相补充，各自发挥自己的优点，最大限度地开发自身的潜能。一般来说，单一气质结构的领导班子成员之间不好相处，还会抵消各自的有点，容易产生矛盾和冲突，内耗相对较为严重。协调的气质结构，有利于形成领导班子的“群体气质”，产生一种整体性的效应。
  3、合理的知识结构，是指由不同的知识特长和不同专长的领导者组成的最佳的立体知识结构。作为一个领导班子，要发挥其职能作用，做好各方面的工作，就必须要由掌握各种知识的人员构成。对于一个领导班子来说，不可能要求任何一个领导成员都具有全能性的知识结构，但是不同知识专长的合理组合，则可以为领导班子形成合理的知识结构奠定坚实的基础。
  4、互补的职能结构，是指领导班子中各种职能水平的人的配比组合。一个合理的领导班子应该是领导成员不同能力的组合搭配、互补，使领导班子具有全面高超的领导能力。一个领导班子应该是宏观把握的人、执行能力强的人、善于发现人才的人等具有各种能力者的有机组合。

四、会员与志愿者
  会员与志愿者是协会重要的、独特的资源，会员与志愿者管理是协会管理的一个重要方面。协会人力资源管理的目标是：吸引潜在人员加入协会；激励会员；留住人才；提高组织效率，改进工作质量；帮助员工的自我发展。特别需要强调的是：以人为本的人力资源管理要求把人视为核心资源，协会必须把帮助会员在协会内的发展作为人力资源管理的重要目标，以激励其发展潜能。

  下面是一些行之有效的会员和志愿者管理原则。
  1、招募的前提。在招募会员和志愿者之前，要先问：为什么要招募会员和志愿者？协会是否有能力招募会员和志愿者？
  2、会员和志愿者的定位。要有一个全面的计划，要会员和志愿者来干什么？如何安排他们的工作？也就需要进行工作分析，确认会员和志愿者的职责和任务。
  3、平等承诺；要懂得尊重会员和志愿者的劳动及其价值，特别是要将志愿者视为协会的一员，志愿者的劳动和服务对协会来说是非常重要的。
  4、公开招募、择优录取。要定出有吸引力的招募计划和广告，以营销的方式公开招募会员和志愿者，发挥宗旨的魅力、协会的魅力等，吸引那些有志于志愿服务环境保护的优秀人才加入协会。选择会员和志愿者的主要标准包括：良好的品德、较强的专业能力、认同协会的宗旨、富有同情心、成熟稳定等。
  5、教育和训练。会员和志愿者加入组织，要接受必要的教育、训练和指导，要明确会员和志愿者的权利和义务，接受上岗培训，熟悉组织的环境和工作要求。在工作了一段时间以后，可能由于任务的改变、新技术的出现等，会员和志愿者还要随时接受在职训练。教育和训练将不断提高会员和志愿者的工作能力，这也是吸引会员和志愿者的一个重要因素，因为他们通过志愿服务获得了自我发展的机会，在工作中身心都会得到满足。
  6、指导和协助。协会的人力资源部一方面负责执行和实施会员和志愿者工作计划，另一方面负责例行的会员和志愿者指导和管理工作，及时沟通，进行必要的咨询和协助。
  7、及时记录。要重视包括个人档案、工作记录和总结等各项与会员和志愿者相关的记录，将其及时归档整理。
  8、鼓励和重用。要通过各种激励措施，保持会员和志愿者的工作热情和积极性。对会员和志愿者的工作热情加以表彰。同时，发展合适的志愿者加入理事会也很重要，使他们负起领导和管理的职责来。
  9、提供必要经费。尽管会员和志愿者的志愿劳动是不计薪酬的，但是在开展工作过程中说需要的各种必要开支，如交通费、食宿费、各种消耗品的费用，以及必要的工作补贴等，都要由协会提供。如果不能提供，应该向会员和志愿者说明。
  10、绩效评估。针对会员和志愿者的工作表现，以及完成的工作量和服务效果等，要进行系统的评估和鉴定，同时要把评估的结果及时通知会员和志愿者本人。通过绩效评估，可改进工作，加强会员和志愿者与协会的联系，促进志愿服务质量的提高。

  要使会员和志愿者保持积极的工作心态，需要协会和管理人员通过各种方式激励志愿者，满足他们的各种需求。要对会员和志愿者的工作给予认同，要让他们感到自己已经完成了一些事情。要让会员和志愿者感到他们有一定的独立性，能决定自己的行动。要让会员和志愿者感到志愿活动充满乐趣和享受，防止出现厌烦工作的情形。要让会员和志愿者感到自己所从事的工作有发展的空间，可以增长知识和才能、丰富人生。这些可以通过培训、指导、咨询、示范等手段来实现。通过一定的方式让会员和志愿者感到归属感，被协会接受，得到协会的关爱；与人合作，分享协会的忧愁与喜悦，与协会其他人建立密切的关系。创造一定的条件让会员和志愿者能够通过自己的努力担任一定的领导职务，提升他们在协会中的地位。

五、信息管理系统
  健全的信息管理系统是组织能力的重要标志之一，因此，在协会组织建设时要重点建设协会的信息管理系统。协会的信息管理系统应准确、及时、有效的纵向与横向的信息交流，拥有一个全面的管理信息系统，并有效地为决策提供依据，制定出应急方案，应对意外需求的程序。

  信息管理系统应该包含以下几个方面：
  1、信息收集，就是通过观测、侦察、调查、征集、追踪等手段和方法有针对性地获取原始信息。
  2、信息加工，就是经过专门人员的思维、判断、推理，按照一定的目的，对原始信息，进行“去粗取精”、“去伪存真”的筛选、分析、扩充、综合、计算、比较和进行由此及彼、由表及里的过滤、提炼。信息加工既是一种工作过程，又是一种思维创造活动；经过加工的信息成果是科学方法和智力劳动相结合的结晶，比原始信息具有更大的价值。加工是保证信息质量的关键环节之一。信息加工主要包括以下两点内容：
  第一，分析，即揭示信息的真实含义，把握信息的真正价值。值得注意的是，有时对同一信息，不同的人会作出不同的分析结果。
  第二，推导。信息具有确定的价值，但在不同的时间、地点，对不同的人和事具有不同的意义，并且这种不同的意义还可以延伸、推导出更多的意义，使信息的价值发生增值。

  3、信息传递。信息只有经过传递流动，才能实现它的价值，发挥其作用，才能使之成为领导决策的依据、控制的基础和组织指挥的前提。由于信息具有流动性、可供享性、时间性等特点，使信息传递在协会管理中显示出其独特的一面。
  （1）流动性。信息的流动性扩展了人们交往的渠道，会员和志愿者在交换、传递信息的过程中，逐渐走向一起，最终会使协会的凝聚力增强。
  （2）可共享性。信息从其本质上来说是共享的。信息共享程度的高低在很大程度上反映了一个协会文明、民主程度的高低。但是，由于人们知识、出身、能力、地位以及经验的差异，信息的共享性并不可能得以充分地实现。这就是我们信息管理工作需要改进的地方。
  （3）时间性。信息的时间性决定了信息具有时间价值，即利用得当，可以使信息带来巨大价值。由于受各种条件的限制，人们掌握和利用信息往往存在着一个时间差，优先掌握和利用信息的人总是处于比较有力的位置。

  4、信息贮存。信息贮存就是把已收集、加工处理完毕的信息资料以文字、图像的形成并借助计算机手段和各种媒介记录贮存下来。信息的贮存也意味着协会历史的记录。

六、财务管理
（一）财务报告
  由于协会是在校大学生自发组织起来的学生组织，接受学校各级部门的指导和管理，没有像企业利润那样明确的衡量业绩的货币指标，一般不直接接受市场竞争的考验，同时协会从资源提供者那里以捐赠形式或拨款形式收到大量资金，而这些资源提供者并不期望收回相应的货币收益，所以协会的财务报告的六大会计要素包括资产、负债、净资产、收入、支出和费用、结余，一般只强调收入、支出和费用、结余三要素。
  财务会计报告是反映协会财务状况和收支情况的书面报告，可以反映出协会的运作状况和效率。财务报告的使用者有以下几类：
  1、资财提供者：包括政府部门和机构，学校各级部门，基金会，会员和志愿者，现实的和潜在的捐助人等。
  2、监督机构：学校各级部门，大学生社团联合会等。
  3、协会内部人员：包括管理者，会员和志愿者等。
  4、其他的报告使用者。
协会编制财务报告的目的，就是要在不同范围、不同层次，以不同方式披露会计信息，向现在的和潜在的资源提供者以及其他用户提供会计信息，以使其在向协会提供资源、做出合理决策时使用，有助于他们正确评估协会所提供服务及其持续供应这些服务的能力，以便他们正确评估协会的管理人员履行其职责的情况和其他各方面业绩。
  协会的财务报告一般为收入支出表，也称业务表。它反映协会在一定时期内收入、支出及结余总体情况的报表。作为一种时期表，反映月度、季度和年度收支情况。通过对收入支出表的阅读和分析，可以了解协会在报告期内不同渠道资金的数量情况，不同方向和用途的支出，组织预算的执行进度、收入的合理性等等情况。

（二）预算管理
  预算是指一个组织在既定的时间内，为完成既定目标对计划消耗的资源进行的正式估价，以及为获得这些资源所建议的方法。协会的预算是协会在年度内所要完成的事业计划和工作任务的货币表现，是协会日常组织收入和控制支出的依据。同时，它也是协会的业务规模和事业发展方向的综合发展，是测定协会效率和效益的手段。预算管理是协会财务管理的一个重要的组成部分。
协会的预算管理包括预算编制、预算执行、预算调整、预算分析等方面的管理。

  预算编制是预算管理的第一个环节。一般来说，预算的编制要经过“几上几下、上下结合”的编制程序，这个过程也是上下之间相互沟通、相互妥协和相互接近的过程。通常，先有管理层提出编制预算的原则，各部门和各项目组提出预算申请，财务部门根据预算申请和对收入的预测和支出总的安排，提出预算草案，经过与各方面的咨询和磋商，提交最高决策机构批准后，确定正式的预算。一旦预算经过批准，它就成为协会财务工作的重要依据之一。预算编制的总原则：量入为出，收支平衡。

  预算编制既要考虑协会的事业发展和建设的需要，也要考虑到协会财力的可能。

  预算的执行中，应该加强管理，积极组织收入、合理安排和控制支出。

  预算调整是指协会预算在执行过程中因特殊情况需要减少（增加）收入或者增加（减少）支出，使原来批准的预算收支项目和规模发生变更。协会预算的调整应严格按照规定的权限和程序进行，不得随意调整预算。

  预算分析是指协会对协会的总预算和所属各部门和项目组预算执行的效果、执行差异进行分析，编制预算结果报告，找出存在的问题，提出改进措施，以促进预算管理水平的提高。

七、公共关系
  协会是否与政府部门有合作伙伴关系？是否与企业有合作伙伴关系？协会与媒体的关系如何，媒体对协会的报道如何？协会与社区的关系、与资助者的关系、与其他组织的关系如何？这些就是公共关系。

  协会与团省委青农部、省环保局宣教中心等政府部门有过合作，只能算是项目合作，谈不上是合作伙伴关系，在一定的程度上，他们是协会的主管部门。学生社团的性质决定了协会与政府部门更多的是项目合作关系，所以我们考虑的是怎样才能与政府部门有更多的项目合作，怎样才能与更多的政府部门有项目合作？

  协会作为公益性社团，在一定程度上限制了与企业建立合作伙伴关系。迄今，协会没有与任何企业有合作伙伴关系，也没有项目合作关系。企业赞助是协会资财的重要来源，能够与企业建立合作伙伴关系，必将推动协会各项工作的进行。这里需要说明的是，校园周边的部分商家免费或半价提供横幅等物品，不能算是合作伙伴关系，有时候连项目合作关系也不算。

  协会与媒体的关系相对来所还是可以的，但是相当被动的。协会与媒体的关系只停留在提供新闻素材和有偿新闻阶段，从来没有与媒体建立相互信任、带有私人感情的关系。我们从2005年来，一直在尝试着与媒体建立良好的关系，但由于协会自身的原因，导致这项工作没有很多实际性的进展。作为江西省的NGO代表，协会在2006年11月派员赴北京参加了“加强中国NGO与媒体合作”论坛，2007年1月派员赴广州参加了“环境信息公开制度”研讨会，成为了“绿色记者网络”的江西联络方，获得了一个与媒体建立良好关系的重要机会。这也是2007年协会工作重点之一。

  中国中央电视台、新华社、湖南卫视、江苏国际频道、香港大公网、江西卫视、江西都市频道、江西公共频道、江西少儿频道、江西教育电视台、江西人民广播电台、中国环境报、江西日报、信息日报、江南都市报、都市消费报、中青网、保护母亲河网、大江网、江西高教网、江西环保网和许多地方电视台、广播电台、报纸、网站等众多媒体对协会包括活动和个人进行过大量的报道。
协会与社区的关系、与资助者的关系、与其他组织的关系都停留在表层，有点“有事就烧香”的味道。这样的公共关系，暴露出协会工作存在很大的漏洞，急需得到改进，同时也反映了协会工作还有很大的上升空间。

八、团队
  由于协会将实行新的组织结构，将所有活动用项目组的形式来管理，每个项目组就是一个团队。团队就是通过团队成员的相互依赖和共同势力能够产生积极协同作用，其团队成员努力的结果使团队的绩效水平大于个人绩效的总和，而塑造高绩效团队需要以下几个方面的内容：
  1、清楚的、不断发展的目标。成功的团队会把他们的共同目标转变为具体的、可以衡量的、现实可行的绩效目标。目标会使个体提高绩效水平，目标也能使群体充满活力。具体的、清楚的目标可以促进明确的沟通，它们有助于团队把自己的精力投放到有效的结果上。
  2、结果导向的结构。团队有不同的工作需要去处理，团队通过清楚的角色定位形成了以结果为导向的结构。因此在挑选团队成员时，应该以员工的人格特点和个人偏好为基础。这就需要在了解他们技能和爱好的基础上，把他们分配到各个位置上。
  3、挑选技能优秀的团队成员。一般来说，工作团队的规模应控制在12人之内。要想使团队有效运作，至少需要三种不同技能的人。第一，具有技术专长的成员；第二，具有解决问题和决策的技能，能够发现问题，提出解决问题的建议，并权衡这些建议，然后做出有效选择的成员；第三，善于聆听、反馈、解决冲突及处理其他人际关系技能的成员。
  4、整体责任。一个经常犯的错误就是那些被称为团队的组织实际上被当作是个人的联合体。真正的团队则对这一联合体的整体发展有着强烈的认同。团队的灵魂是所有成员在各个方面的发展。
  5、合作性的氛围。高绩效团队的一个特点是，团队成员之间相互高度信任与合作。团队成员凭借诚实、开放、正直、能力、一贯来培养信任和合作的团队文化。
  6、追求卓越的标准。团队绩效需要成员相互协作来完成任务。因此，建立联系渠道和卓越的规范化标准对于一个团队来说是极为重要的。团队成员在高标准的压力下会努力工作。如果缺乏这样的高标准，团队成员会变得懒惰起来。
  7、外部认同和支持。一个常见的错误就是只给团队分配任务而不提供支持。最好的目标、最好的团队成员以及高尚的责任并不意味着领导者不为他们提供财力、设备和物资供应方面的支持。因此，为团队提供外部资源的支持和对团队的集体奖赏是很重要的。
  8、原则性的领导。有效的团队领导者像教练一样去帮助团队工作的完成。他们尽力帮助团队建立共同的责任，激励团队成员并减少他们合作中出现的问题。团队领导者尽力提高整体的技能而不是关注某一个人。领导者通过绩效质量管理使团队避免不恰当的计划和新的尝试。有效的团队领导者对团队的目标具有高度的责任心，并给予队员高度的自主权以展现其才华。

  以上论述从共同的价值观、组织结构、领导的艺术、会员和志愿者、信息管理系统、财务管理、公共关系、团队八个方面对协会组织建设进行分析，但绩效管理、成员自律等方面没有涉及。以上论述大部分是理论性的，但对这些理论的学习是非常必要的。在了解这些理论的同时，可以对照协会的实际情况来分析处理，来发现协会工作中存在的问题。协会只有拥有了良好的组织建设，才能真正服务于会员，服务于环境保护公益事业，才能推动协会各项工作的进行，实现新的突破，取得更大的成功。

绿源协会理事会
2007年03月01日

报告起草：常务理事王宏涛
报告修改：常务理事会

理事长签名：

主题词：组织建设报告
抄报：校团委、国土学院团委
抄送：大学生社团联合会
江西农业大学绿源协会理事会       2007年03月05日印发