我对如何开好理事会的一些想法（郑宇航）

小米沫沫

我对如何开好理事会的一些想法

                          郑宇航

以我个人来说，一直以来有很多想法从我这个不太笨的脑袋中萌发，但记录下来的不多，实施下去的就更少了。如果一开始就不曾想到，那么即使没有，我也不会觉得有太大关系。但曾经有过却忘记，如今又回想起来，就觉得不甚懊恼了。于是，为了避免让自己每天都沉浸在懊恼中，我采取了一些措施。每每有新的想法，我就及时把它记录在手机的记事本或是在书本上乱涂乱画。遗忘却是无法避免，但至少我还能够朝花夕拾。常常也能自得其乐，嘿嘿，不错！我也有过这么好的想法。
而前一段时间我那糟糕透的状态，也曾一度把我推入了懊恼的深渊。幸好，我还是顽强地爬出来了，虽然我有点胖。但抬头一看，唉，现状不容乐观了，衣不蔽体，不免发出感慨！回头望望那深渊，总不能再回去吧。那好，我得采取一些措施了，往前走吧。
唐僧似的啰嗦了一通，也该进入主题了。讲讲我近来朝花夕拾加思如泉涌所得来的对理事会的看法。这些措施，既为了弥补我之前犯下的过错，也让我能更好的往前走，也希望能让我们理事会所有成员能够开开心心的一起往前走。
我要先引入一个概念——磨斧不误砍树工。一次理事会议就如同一颗树。那么，如何开好一次会就如同如何砍好一棵树。所有参加会议的成员就共同组成一把斧子，一把未开刃的斧子。一直以来，开理事会所发生的种种问题，就是我们共同的阻碍。会议的主持者（在这里，把会议主持人和主讲人合为同一个人）就是持斧者，在砍树之前要把它磨得越薄越好，越锋利越好。这样，树就能砍得快，砍得好！
当然，我在这里表明我坚决的立场，砍树是不环保的。但作为一个概念，我们是需要“砍”的。
那么，我们先来磨斧。
每次开理事会前，会议的主持者要提前一天短信通知所有理事会成员。短信需注明时间、地点以及会议的主要内容简概。时间、地点必须合理并且明确不需多说，重点在于会议的主要内容。会议主要内容的范围应主要为需要大家一起讨论并共同决定的事情，并给予自由的思维发挥空间。这就需要会议主持者对会议内容的把握和有一个清晰的思路。
收到短信之后，如有事可能晚到或缺席的应及时请假，但必须保证各部门和项目组至少有一人参与会议，保证会后信息的传达。会议主持者若应特殊情况，无法出席，则根据具体的会议内容情况，决定是否取消会议或由其他成员代替主持，并做好通知。
与会人员则必须在开会之前安排至少20分钟的时间去思考会议的主要内容，得出自己的观点，并能够在会议上进行有效的分享。而往往，会议主持者则需花上成倍的时间去准备整个会议的流程及安排，这样才能更理智的控制会议场面，让会议按计划稳步有效的进行。
于是，我们准时的参加会议。会议开始了，但不意味着斧就磨好了，它还不够锋利。
之前，因某人的一个举动，使我产生了对会议中两种角色的感悟，既会议主持者和会议参与者在会议中所应持的态度。我若是去参加一个会议，则需要支付一段合理的时间给会议。那么会议主持者可以在这段时间里充分的调动我，或者我自发的全身心投入，来完成我在这个会议里所充当的相应角色所应该完成的任务。但如果超过了这段时间，影响了我的其他安排，那么我有必要，也有理由结束这次会议。我若是去主持一个会议，我要根据与会成员所支付的时间，合理的支配时间，安排会议内容的先后重次，并在时间内充分的调动其积极性，完成其相应的会议任务。如果不能，就该检讨自己了。对于一个会议主持者最大的成功便是通过会议达到目的，取得需求。
因此，在理事会正式开始之前，与会者应主动申明会后是否有其他安排，需要何时结束会议。会议主持者视其情况合理性酌情考虑。若无事先申明，因非突发紧急情况中途离开会议，影响会议进程，属个人原因，追究个人责任。（有点小严肃哈~）
此外，每个与会成员都需要做好会议记录。其实这点，许多人都懂。但往往只是光说不做，难免流于形式。我就是一个活生生的例子，空话太多，实事太少。既然我提出来了，也必然已经端正了态度。由于每个人的风格不尽相同，因此对于会议记录的格式不做严格规范。只要起到方便记忆和会后的传阅交流，也就达到了目的。
许多与会成员往往容易陷入这样的一个思想误区，以为会议记录是一次硬性要求的作业，而不是主动的去记录。我们起初选择参加学生社团，有一点是为了锻炼能力。那么“能力”这个词汇又做何一说呢？我个人认为是一种良好习惯的养成。在社团这个特定环境里，可以养成在平时生活里所无法养成的好习惯。这也是我之所以参加社团的原因。而许多事情的成败，往往取决于自己的习惯。
每次会议做会议记录便是一个好习惯。这也与理事会的四字主旨紧紧相联系——“听”、“记”、“想”、“说”。这四字主旨的重要性，不需我多说，每个人肯定都有过深刻的体会。所以，做会议记录是相当重要的。
现在斧已经磨好了，够锋利了。那么，就要开始砍树了。那我就想问了，我们为什么要砍树？我们为什么要开理事会？这就涉及我们开理事会的目的了。这也是所有理事会成员都要明确的。
开理事会的目的：
一、
让所有的理事会成员对已经发生过以及即将发生的事情有个整体的理解，做好信息的分享，并帮助大家掌握协会的现状。在此基础上，提出能够促进协会发展的宝贵建议（当然，这就属于意外收获了）。
二、
调动所有理事会成员的智慧，充分发挥想象力和创造力为活动增添新意，并完善细节。在此同时，注重活动的意义对于个人的收获。
三、
合理的分配工作，并落实到具体的那个人。每个人熟知自己任务的同时也了解其他人的任务，在一定程度上使分开来的事情又紧密的联系成一个整体，相辅相成，也提高了对突发事件的应变能力。
这是目前，我所能感受到的理事会的目的。当然，开个理事会还可以让大家聚聚，拉拉家常，特别是我们这么有感情的一届理事会。这三点中，我认为至关重要，也是占据大部分会议时间，同时能够消耗大量脑细胞的是第二点。它的效果的好坏便取决于所有理事会成员的讨论参与度！
那么，我们现在是有目的砍树了，这就来劲了！可光有力气还不够，还得有手法，力得使到一处去。持斧者要知道怎么拿斧，得了解斧子的特性。换句话就是说，持斧者跟斧子得有感情。
理事会成员要培养浓厚的感情，这就得跟理事会文化建设挂上钩，这就要日积月累了。大的概念我说不来，也说的不专业。只能提些我个人目前能想到的几个简单的小措施。给每个理事会成员起个昵称，比如大家叫我“面面”，我很开心。叫我“唐僧”，也还不错嘛。给理事会一个口号、一些只有我们能够理解的默契动作以及一些调节气氛的手段。总的来说，感情是需要一些小措施来慢慢培养的。
那么，我们现在是有目的、并略带感情的砍树了。这下就要注意节奏了，该缓时缓，该疾时疾，还得遵循规矩。
会议主持者要控制好会议的节奏和与会成员的张弛。这句话的正确性和重要性是毋庸置疑的，也很容易理解，但要做好就不简单了。目前的我若是作为会议主持者，只能够凭直观的感觉去控制会议节奏，适当幽默地调节会议气氛。我想，或许我需要增强全局观念，或许我需要去了解下心理学。但能肯定的是，无论是参加一次会议，还是主持一次会议，我都在学习，也希望能够不断地进步。
那么，我们现在也知道需要注意节奏了，可以挥动斧子了。另外一个问题又冒出来了，该砍哪，砍哪好？当然是树干啦！砍其根本！
同样的道理，我们在会议上罗列出我们目前存在的所有问题和即将面对的所有挑战就如同一颗问题树上的许多树枝。如果我们的目光只滞留在这些表层现象的问题，而不去追溯根本问题的所在，那么就如同我们用斧子在不停地砍树枝，数量多且杂不说，一段时间后，还会滋生出新的树枝。因此，这就需要我们对罗列出来的所有问题、挑战进行本质分析，将其归类、总结，并追溯其根本。然后，我们齐心协力，对准树干，砍！
这样，一棵树也就稳稳当当地砍下来了，但我想法却还没有就此结束。我希望我们理事会的所有成员都是一把斧子，也是自己的持斧者。然而，我不希望我们理事会砍的树是又大又粗、质地却又疏又脆的。当我们的部门、我们的项目组遇到问题时，先自己思考，想办法，用自己的斧子解决。培养自己独立思考的能力。当遇到粗壮厚实难砍的树时，那么，毫无疑问，你的背后还有一群斧子，这是我们的理事会。
最后，作为2009-2010年绿色风理事会的我们，加油！

伊枫

写的不错
排下版就好了

shadowless

眼都花了
不过总归看完了，写的不错！呵呵

guanjian

终于出来个比我还能长篇大论的同志了，在下自愧不如，感觉看完帖子的时间都够开一次理事会啦。
希望以后能继续下去，多练一练文字功底，一篇好的文章应该没有一句多余的话，那才是真正的精华。
继续努力吧，再写出一篇这样的文章来！

面面

回复 4# guanjian


  我后来开完理事会，突然发现文章有很大的漏洞。它脱离了实际。

面面

回复 3# shadowless


    哈哈~忘记说排版了~发现文章还是有很多漏洞~~

denny0203

回复  guanjian
  我后来开完理事会，突然发现文章有很大的漏洞。它脱离了实际。
面面 发表于 2009-12-10 18:58

                               
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额（￣∞￣）…这都是你的第几个ID啦？

denny0203

实践是检验理论述的最好方法。

一臣寺

看的眼睛有点累，不过写的还是很不错的，不愧是大郑！