【原创】大学生受资助项目财务管理经验分享-郑建

长安野人 · 发表于 2010-5-21 00:09:28

本帖最后由长安野人于 2010-5-21 00:48 编辑

最近这两个月，陆陆续续都在整理青国青城所有受资助项目的财务，遇到很多头疼的事情。为帮助更多的去申请资金开展项目活动的学生社团进一步做好财务管理工作，我在这里向大家分享一些有关项目财务管理上的经验：

1、无论如何要保留原始凭证

有的支出无法取得发票的，这个在很多地方都存在的事实，我们也理解，对于一些支出无法获得发票但是有原始凭证的，我们也会认可。但是这不能是没有原始凭据的借口。

a.可以获得收据但是无法获得发票的。

比如在某个地方打印资料，可以让店方开具一张盖有印章的收据，注明打印复印数量、单价和总价，同时双方经手人等需要签字确认，并留下对方联系方式备查。

b.的确无法开具发票的场所

比如在农村村民家住宿、吃饭，这是没有发票的，应该让收款人签署一个收条，注明收款原因、收款方式（现金还是银行转帐）、收款金额，并留下联系方式。

比如付给个人的劳务费等费用，一般都无法取得发票，应由收款人签收一个收条，或造表领取（见附件1），同时注意后面提到的签署委托协议事宜（含身份证复印件）。

c.发奖金

在一些受资助项目的支出范围内，有一些是作为奖金发出去的。有两个措施解决。

第一，改奖金为发奖品，购买奖品就会有发票了，在报告的说明中注明每个奖项的数量及对应的奖品即可。

第二，必须发现金的话，需要有制作一个奖金发放表格，要注明奖项、获奖人姓名、身份证号码、金额，并由本人在收到奖金后亲自签收，同时附上获奖人员的身份证复印件。

如果要更详细的财务证据，还需要该人是以什么作品获奖的，比如节目名单、比如参赛的图片等，以证明其的确是有参加活动，并凭借自己的表演还是制作的实物或者其他作品获得该奖的。

任何原始凭证上应该有签章，普通的收据上应有收款单位印章，手写的收条应有手印（或身份证复印件）。

2、保留票据明细清单

a.很多项目原始票据不足，直接一张办公用品的发票，发票上注明的数量是一批，谁知道这是买了什么东西，与项目是否有关系。正规的财务报销，遇到此类成批购买并仅仅开了一个科目的发票，应附上购物凭证，比如超市小票，购物清单什么的。有了发票和明细清单才算完整的财务凭证。在实际项目中，我也遇到有人开一张几千元的发票，然后就自己写了一个清单，这是不行的，在财务上是无法认可的。除非这个发票是一个非常明细的科目，但是这样大额的单项支出，一般应该签署合同。

b.如果是就餐，应该注明就餐时间、地点、就餐人员名称和就餐原因，这个可以手写，不需要店方出具清单。一般编号后附页写，或者写在发票的背面左上方（背面右方一般要粘贴在报销凭证上，写在正面可能有的写法不规范，因此建议写在反面，正面仅仅在右上角编号）。

c.交通发票，一般应注明时间、事由、乘车人、乘车区间。

3、注意签署合同

a.劳务委托

有的项目委托别人提供技术开发系统、建立网站，或者在某一个劳务上有委托，存在合理的劳务费用的时候，这就需要签署一个简单的劳务委托协议了，要注明委托事项，多少钱，怎么付出，没有劳务协议，这个劳务费就可能不被认可。当然，和个人签署劳务委托协议，应该备上受委托方的身份证复印件。济溪这边对外劳务委托金额超过500元的，一般都要签署劳务委托协议，而作为学生项目，建议200元以上都应该签署一个委托协议。如果在200元以下，可以采取替代方式，在做项目预算时，不要做劳务费预算，而是作为技术开发人员交通通讯费，这样可以拿交通或通讯的定额发票直接入账，然后注明事项。

b.业务合作

比如制作一批海报、书签，或者委托设计等业务，超出一定数额范围后应签署业务合同。注明涉及的事项（包括具体的一些规格、数量等数字）、金额、交货方式等信息，双方应签字盖章确认，一般无法盖章的应按手印。对于成品制作，在收货时应填写验收单，以确定相应的参数。

4、一定要火眼金睛，识别假发票

一般一些小数额的发票倒也无所谓，但是作为学生社团的项目活动，我们每笔钱都应该尽量杜绝收到假发票，虽然没有鉴别发票真假的义务，但是除了问题后还是自己倒霉。比如有个项目获得的是假发票，一方面问题没有解决自己吃亏了，同时我这边同样不认可这笔帐，需要他们重新想办法开具发票。主要的一些识别方法：

a.印章：正规的有效发票上一般会有两个章，一个是国税或者地税的发票专用章，一个是收款单位的印章，如果仅有一个印章，一般都是假发票或者不是一个有效的凭证。同时，如果印章盖的名字不是真正的收款单位的名字，也要注意了。当然，有的注册名字和对外的字号不符，但是需要搞清楚状况。

b.印刷质量：发票其实和钞票差不多，纸张都是要求很高的，所以摸着手感不好的，或者印刷比较粗糙的，一般都是假的，当然，需要确定后才能下决定，不要一下子就说是假的。
肉眼无法识别的，感觉还差不多的，但是上了50、100的，不管是定额还是手写发票，最好是上税务局网站查查。先看发票上开的章是哪个税务局的，不管是国税还是地税，一般都有网站，现在的网站一般都有发票防伪识别功能，所以一查便知。

c、真发票但是假支出：为了凑数，有的项目找了一大堆出租车票，一看就是连号的。另外还有个别项目，找了一堆定额发票，同样，是连号的。还有一个项目直接给了一本定额发票……这些一般都有问题。原始支出一般是不会出现这样的情况的。我们需要的是真实支出的合法有效凭据。

另外，邮局、快递公司邮寄物品填写的单据不是发票，只能是原始凭证。

5、替用发票的处理

有的项目无法获得直接发票，但是原始凭证齐全、有效，那么支出是会被认可的，但是可能在报账时就会出现问题，因为部分非发票的原始凭证无法作为正式发票入账，所以需要找一些发票来顶替。在这里，可以使用一些主办方规定范围内的正规发票来顶替，但是有了顶替发票后，原始凭证同样是不能缺少的。

6、财务报告与预算

a.现金明细流水账要与支出明细吻合。

很多项目，财务报告中的科目不会很多，财务票据和提交的财务报告的科目就不吻合，你也找不到哪笔帐是什么票据，只有整理时连蒙带猜进行。建议在财务报告中增加一个财务明细表，注明支出时间、支出明细、金额、经手人等信息（见附件2）。同时在时间前面有一个流水序号，将该序号标注在对应的发票或原始凭证的右上方或左上方。

b.财务报告中的科目要与预算科目吻合

我遇到很多项目财务报告中，实际支出等于预算金额，不多一分钱也不少一分钱，预算执行非常好，但是对照项目合同来看，发现财务报告中提及的预算科目和金额与原申请项目时签署的协议的预算科目不符。根据协议要求，所有的资助是资助申请项目预算内的支出的，如果随意修改预算，那么前期提交的预算和签署的协议就没有任何意义了。

财务报告（见附件3）的科目原则上应与预算科目一致，在预算范围内的，与明细相比，会有好几笔细账对应一个预算科目，那么在总结报告中该预算科目后的备注中可以注明明细账中的序号，使其对应。如果不在预算范围内，那么可以在总结报告中增加一些科目，但是预算金额应该写为0，实际支出是实际额度。

在项目财务管理中，可能遇到的问题会更多，这就需要具体问题具体分析了，一般主办方会对财务管理有一套管理措施，有具体的要求，可以参见具体要求执行，如果有不懂的，拿不定主意时必须随时和主办方沟通，否则想当然的去处理，到最后时间久了一方面可能不好解决了，另一方面堆积的问题就越来越多了。总之，在实际执行之中，最基本的就是坚持客观诚信、有据可查的原则。

感谢余剑锋老师给予指导！

（附件几个都是表格，请下载）

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