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绿色珠海——如何做好地区协调工作之 《如何开好网络会议》
在英特尔公司的总部的会议室墙上，有一份简明扼要的“会议规则”，内容是对召集会议的人和参加会议的人的提醒，其标题是《问问你自己》。对被召集者提出的问题有：“你知道本次会议的目的吗？”“你是否拿到了会议议程？”“你参加会议的任务是什么？做准备了吗？”“你知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗？”还要求参加会议的人，会后要自己问自己：这是不是一次有成效的会议。 尽最大努力来使会议开得愉快、开得更有价值，是每一次完美的集体活动的必由之路，是每一个与会者的责任。这，也是这篇小文编写的主旨和目的所在。
——献给为珠海2010年1010行动做出无私贡献的诸位伙伴
大 纲
一，引言：什么是网络会议？为什么要开网络会议？ 二，主持人、秘书员、参会者，一个都不能少 （一），方向盘＆油门：主持人 孵化与筹备，主持、应对意外与收尾，会后跟进 （二），润滑油＆离合器：秘书 会议通知，秩序管理，会议记录与会议纪要 （三），发动机＆轮胎：参会者 积极准备，建设性参与，成果转达及执行 三，某网络会议的案例分享 四，网络会议管理小工具汇总与参考资料 一，引言：什么是网络会议？为什么要开网络会议？ 什么是网络会议？
在美国工程师提姆.伯纳斯李1991年发明万维网的时候，一定想不到，今天会被他的发明塑造成这个样子。在不到20年的时间里，世界已经成了一个地球村，天涯咫尺的每个人都充分地利用网络来优化生活：聊天、读书、购物、学习、开会……
网络的一大优势在于打破了空间的限制，使各种信息得以自由流通、相互分享。 广义的网络会议，应该是，通过使用网络通信技术为主要工具来实现的会议。查了查，有很多种，包括视频会议，网络支持的电话会议，网页技术平台支持的会议等，各有各的优势和劣势。 在企业、公司（特别是全球整合性公司）网络会议一般使用音频、视频、网页幻灯片、打字聊天等综合的一揽子解决平台，这是要真金白银买的。对于大学生区域协调工作来说，网络会议仅仅限于使用腾讯公司的QQ聊天进行的会议，虽然腾讯的山寨技术做得好，远程音频、视频、远程操纵什么的功能都有，但知道用的人很少，百分之九十以上只会用QQ聊天的形式而进行的网络会议。我也仅就使用腾讯公司的QQ聊天功能为例，进行相关阐述。 为什么要开网络会议？ 在中国青年环保的舞台上，一大特点就是校际间联合、区域性联合、城市间联合性甚至全国、全世界的联合环保宣教活动做得非常突出，联动性搞得非常好，类似的活动有水果贺卡、地球一小时、以及今年1010的宣教活动。还有一大特点就是自下而上大的组织搞得很多，绿石、CYCAN、济溪、绿驼铃、江青（两个）等，绿色珠海也算一个。我观察，在公益领域，也仅限于中国青年环保领域有这样的特点或者优势。在公益的其他领域，比如社工、慈善、心理援助、法律援助、志愿者等，没有形成像青年环保界的如此面貌。 形成联动的物质基础，就是网络技术。虽然腾讯很山寨，但在此时此刻，我还是要衷心地感谢国家，感谢为万维网的发明和推广做出贡献的各路神仙，以及感谢腾讯山寨网络技术有限公司。 在拜网络技术所赐形成的自由新世界里，一切生产要素都可以互通有无、自动形成了最大限度的资源整合、信息扁平和同类人群的聚集，这是史无前例的。于是乎，我想到了《论语》里的大同社会，想到了MJ的《We Are the World》，以及再一次想到了腾讯QQ。 因为出现了网络会议打破了时空限制，所以中国青年环保者可以进行区域协调和联动工作。 因为中国青年环保领域做的规模超越了面对面的物理时空限制，所以需要网络会议的形式进行讨论、交流、决策和分工执行。 因为有鸡，所以有蛋。因为有蛋，所以有鸡。先有鸡还是先有蛋？ 鸡还是蛋？That is the question。 总之网络会议是区域性环保协调工作的最廉价高效的利器。 但是，我观察过很多网络会议，也亲自主持过很多网络会议，回想起大多数的网络会议是冗长低效、消极难过的，给区域协调人以很大压力，也给各个参会者以无聊之感。所以大多数人会觉得，网络会议的效果和效率不如实体会议。 在看到个别的网络会议进行的很顺利，高效率、高产出和高兴，比如WWF20行动的百校联合宣传的城市协调人会议，我就领略过一番别样的滋味。 与大多数人的感觉相反，我毅然绝然地相信，网络会议比大多数实体会议要高效，只要参会人员对其进行一定的了解，遵守一定的规则。
（ 网络会议，让联合行动变得更美好——本文宣传口号）
二，主持人、秘书员、参会者，一个都不能少 据我观察，多数情况下，每个区域协调员，都有一个或两个异性秘书，每次网络会议中； 作为网络会议主持人的区域协调员，总有一个或两个作为会议助手的异性秘书员起作用； 实际在网络会议的舞台上，不是主持人或者异性秘书员的双人舞，而是每一个参会人员的迪斯科。 以QQ聊天技术为平台的网络会议不同于现实会议的三个特征， 第一个是能够以直接的文字的形式而不是以语音的形式表达信息，各种信息比较容易采集但是需要提前采写，第二个是打字的速度比说话要慢，如果现场说明会议节奏比较慢，但是如果提前准备，会议节奏就会提升很多，第三个是网络会议的参会者都是在自己的宿舍，方便是方便了，但是没有面对面坐在一起的现场，容易分心。 所以参加会议的每一个人，应该把握好网络会议的特点，打好会议的提前量，并排除干扰因素。 （一），方向盘＆油门：主持人指南 ： 孵化与筹备 主持、应对意外与收尾 会后跟进
1，孵化与筹备 会议有三个功能： 大家聚在一起了解活动的每个部分的进展情况； 大家聚在一起来共同解决活动进行中遇到的新老问题； 大家聚在一起来针对某项活动进行统一意见的决策； 大家聚在一起建立、加深相互信任，促进团队文化。 开会的充足理由： 1，需要团队就某个问题提出他们的想法和建议； 2，需要团队共同决策来解决问题； 3，需要团队解决仅仅通过一对一的形式无法解决的问题； 4，需要整个团队一起共享各部门进展信息；极其重大的喜悦的分享；极其重要的变故通知 5，需要在整个团队中找到针对某项分工的负责人； 6，需要不同的观点进行针对某个问题的头脑风暴集思广益 这样其实不用开会： 1，要讨论的是比较适合一对一解决的私人问题； 2，没有充足的时间准备会议，重要参与人的时间不容许； 3，其他的沟通方式能够收到与会议相同效果，或者比会议更好效果，比如大段的背景性资料可以用电子邮件的形式，或者用是打电话这种方式确定某些问题。 4，问题没有讨论的必要，已经有了解决办法以及相关人员负责； 网络会议的时间、地点与设备 网络会议的时间： 地区协调网络会议，一般在晚上九点左右开，很少是白天开会，以适合大学生和NGOer的作息习惯。 在这个前提下，具体在哪天，具体从几点开始，就需要根据每个人的具体情况来确定。一般是在前一次会议参会者确定好的，或者是提前有例会规定的时间。 关于会议的时长，一般越早结束越好，尽量不超过2个小时，并且注意某些会大学十一点半的断电断网。关于网络会议时长的控制，在下面会有提及，“会议议程表”。 地点与设备： 公共QQ群就是地点这个很简单，设备就是保证每个人面前有一台电脑、有腾讯QQ、能上网。当然，其他形式的音频、视频、网页幻灯等设备，目前大学生没有财力来掌握，没准将来开会的时候用得上。 明确参会人的功能与权责： 哪些人需要参会： 1，对所要讨论的问题有权决策的人 2，对所要讨论的问题有相关知识、信息、技术的人 3，对于解决问题积极主动的人，对所要解决的问题休戚相关并有重要作用的人 4，有必要知道会议所传达信息的人，这些信息有利于他们进一步开展工作 5，执行决策的人 参会人的不同角色与权责： 1，领导者。也许是主持人，也许不是。但他必须要弄清楚会议的目的、目标，为会后的跟进工作负责。在大多数情况下，地区协调人就是会议的领导者，同时也是主持人。 2，主持人。要在网络会议的信息共享阶段、讨论阶段、解决问题阶段和决策问题阶段起到引导的作用。以及部分会前、会后的相关工作。 3，秘书员。是网络会议的后勤员，他要负责传达“会议议程”，提醒与会者参会时间，统计参会人员到达，帮主持人维持网络会议的发言秩序，即时捕捉会议过程中的关键点、关键想法和关键决策，在会议结束前总结会议，起草会议记录，或者会议纪要。 4，发言者。主动提出意见和建议，帮助使讨论正常有序地进行下去。 5，决策者。网络会议的决策者一般是每一个参会，根据某一项议题进行投票解决。在经过充分讨论以后，是以少数服从多数的方式进行投票。 6，专家顾问。根据需要把专家的知识运用到特定的问题上。专家的主要功能是向团队提供一些必要的信息，可以是团队的一员，也可以不是。 制定会议议程表： 1，明确会议的目的，预期实现的目标 2，参会基本信息：时间地点人物形式 3，参会人员与权责划分 4，必备背景材料的说明 5，根据网络会议特点进行的其他强调说明 绿色珠海——2010年101010活动第一次网络会议议程表 | 会议议题 | 预期实现的目标 | 1，团队各个负责人进行各自工作进展汇报 | 1，反馈与共同监督并利于自己工作的把握 | 2，讨论精品活动进行的地点 | 2，确定活动的地点 | 3，头脑风暴 | 3，寻找其他有利、不利因素，便于活动进展 | 会议基本信息 | 会议时间：2010年9月15日晚9:30 会议地点：绿色珠海1010行动协调群 参会人员： 张萧然（协调人+主持人） 林曼曼（秘书） 徐皓（音乐会）
郑晓臻（财务）区倩敏（图片展）
冯先迪（公关） 郑志高（媒体与品牌形象顾问） 李宇明（废品大图案） 陈孚（绿色珠海协调人） 萧深(绿色珠海协调人） | 议题 | 负责人 | 时限 | 提前准备的输入内容 | 备注 | 签到 | 林曼曼（秘书） | 9:20—9:33 | 会议发言规则的说明 宣布会议准时开始 | 9:33分报告签到、未到情况 | 开场白 | 张萧然（协调人+主持人） | 9:33—9:35 | 会议发言规则的说明 会议议题的介绍 确认大家知晓背景材料 几句鼓励动员圆场的话 | | 各个负责人汇报工作进展 | 区倩敏（图片展）
冯先迪（公关） 李宇明（废品大图案） 徐皓（音乐会） | 9:35—9:45 | 格式： 1，目前工作推进状况 2，面临的困难是什么 3，对解决困难提出的建议 4，针对问题，希望本次会议的参与人提供什么帮助 ①建议②决策③资源支持④其他 | 会议前一个小时一定要准备好，注意只有十分钟的汇报时间，现场打字来不及。 秘书收集各位提出的问题，汇总。 | 讨论精品活动的地点 | 主持与秘书 冯先迪（公关） 所有人 | 9:45—10:10 | 公关提出： 场地选择的原则 几个可能的地点 几个地点的优劣分析建议 | 大家针对公关提出的原则、地点、优劣进行补充性讨论。 | 团体决策 确定精品活动地点 | 主持与秘书 所有人 | 10:10—10:20 | 秘书总结： 大家对几个地点的优劣势意见汇总 主持人提出： 决策的形式（多数通过、领导决定或全员通过） | 10:10前秘书汇总大家对几个地点的优劣势意见 | 就各负责人提出的困难与问题进行议题分析：是否进入今晚讨论 | 主持与秘书所有人 | 10:20—10:30 | 秘书提出： 各位提出的问题的汇总 | 主持人引导大家确定，哪些问题私下解决，哪些问题继续讨论。 | 潜在的问题A | 所有人 | 10:30—10:45 | | | 潜在的问题B | 所有人 | 10:45—11:00 | | | 媒体宣传原则技巧说明 | 郑志高 | 11:00—11:05 | 媒体宣传原则技巧 | 提前与协调人沟通了解情况，并提前写出文字说明 | 头脑风暴 | 所有人 | 11:05—11:15 | | 各种吹水一二三 小道消息四五六 | 会议总结 | 主持与秘书 | 11:15—11:20 | 秘书汇总： 今晚会议讨论成果 | 秘书在11:10前汇总今晚讨论成果 | 结束 | 主持人 | 11:20 | 宣布会议结束 | | 随附材料： 1，《CYCAN对精品活动的说明》 2，《如何开好网络会议》 |
2，主持与应对意外 主持时注意事项： 1，按时开会。团队凝聚力的体现。 2，简要介绍议题。让与会者再次了解。会议中根据情况适当调整。 3，制定或回顾与网络会议有关的规则。比如网络会议的发言规则、决策规则等。 4，严格按照议程表主持网络会议。警惕偏离议题，收得住大家。 5，给每个与会者发言与倾听的机会。让每个与会者觉得自己的意见是重要的。 6，维护会议秩序，必要时进行提醒与警告。 如何主持决策型会议： 1，准备工作。
确保每个与会者都知道会议的目的为了决策；明确告诉大家决策的方法；为决策提供的背景资料提前搜集发放给与会者；与与会者提前沟通，鼓励他们为决策做出准备。
2，各种决策方法分析 多数票决策法 优点：比较公平，效率较高。 缺点：有时导致随波逐流，不能得到所有人认同 全体一致通过 优点：能够使与会者完全了解决策的含义，执行认同度高。 缺点：效率低，很难达到全体统一的效果。 领导决策 优点：最高效的办法，用于时间紧迫以及危机情况下；一般是可以接受的。 缺点：决策失误概率较大，特别是在没有调查了解的情况下；不如其他方法的接受程度搞。 3，引导决策的一些建议： 尽量让每一个人得到表达； 善于汇总每个人的意见； 努力发现大家达成的共识； 在决策后，明确每个人接下来的职责。 | 
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发表于 2010-9-16 15:07:15
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