有关会议的一些文书写作

学生环保社团项目管理培训之文书写作
有关会议的一些文书写作

西安大学生绿色营  郑 建
（712000 陕西省咸阳市秦都区团委）[/a

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会议在一个组织的发展以及项目实施过程中是非常重要得一个环节，会议的效果决定着组织的成败以及项目的好坏。以开展项目为例，项目实施前要开会协调安排，实施后要总结分析，还要搞评估。因此在项目中用得最多的文书就是与会议有关的文书。
我看过很多类似的文书，但是没有多少是令人满意的，可以说是“四不像”，不像会议记录、不像会议纪要、不像会议总结、不像会议决议。在本文中将重点介绍以上几种与会议有关的文书的区别和联系，以及相关的写法。在写这些之前按照会议的流程我先介绍一下会议通知的写法。

会议通知

会议通知是一个说明介绍性的文书，它写的效果好决定着会议的成败。我相信一个写得不详细、没有什么吸引力的会议通知是没有多少人愿意参加这个会议。
首先，正规的通知要求的几要素是必不可少的。简单的会议通知至少要包括以下几个方面：时间、地点、主题、参会人员。时间至少要精确到十分钟，能够精确到分钟最好，这样大家看到通知后就会知道这个会议要求很准时，而不是一个大概得的整点，这样的时间通知一般都会有人迟到；通知的地点应该准确到哪一间房子，怎么走，做什么车可以到达等，这样才能避免出现模糊概念，对参会人员造成误解，耽误到会时间；在会议通知中将会议主题说明，能够让参会人员提前做好准备，了解相关情况，如果可以，最好将议题做一个列举，这样更好；对于参会人员的要求也要准确，“有关人员”是非常笼统的说法，必须指明需要参加会议者的身份。如果是比较详细的通知，可以写清楚会议的目的，也就是为什么要开这个会，必要时还可以加上一些其他的可以吸引参加的，与会议内容有关的内容。

会议记录及会议纪要

一、会议记录
做一个项目，一般都需要成立一个专门的项目组来具体负责项目的实施。作为一个项目组，有一定的成员，经常会在一起讨论项目的各方面的问题，也就是开会。有时候的会议没有主题，有时候的会议有主题；有时候主题比较大，有时候主题比较小；有人主持，没有人主持……。无论是哪种情况的会议，都应该有会议记录。它是会议情况的原始记录，是最后总结经验、分析项目的原始参考资料。不要求写很多，但是要求将会议真实、准确反映出来，同时要求记录人员耳灵手快、会后及时整理。
首先，会议记录中需要详细记录会议的基本内容。需要将会议的名称、时间、地点、主持人、出席人数（人数较少可以直接记下出席人的姓名，人数多的时候可以采取签到的形式）、会议记录人等，如果比较正规，还需要写出列席人员、缺席人员等。
第二，要讲会议内容做详细的记录。包括会议的议题、讨论过程、会议发言和讲话内容、传达的问题或者做出的决议等。在我们很多会议中，经常犯的错误就是只将会议的最后结果进行了总结公布，我们从会议记录中看不到参会人员的观点，对一些问题的讨论等，这样的会议记录是没有什么作用的。在项目过程中，大多数的争论是在会议上商量具体实施方案的时候，如果不能将大家担心的或者可能出现的问题的讨论情况进行记录，我们以后可能还会犯同样的错误。因此，会议记录一定要按照会议的实际进程详细记录开会情况和发言者的发言，真实反映发言人每个议题的看法和意见，不能随便删除。一般说是发言人如何说就怎么记，不能人为地加以整理和归纳，尤其是在会议某问题上出现分析的时候，会议记录更要准确详尽的将分歧意见完整的记录下来，以实现会议的实际全貌。
二、会议纪要
一些比较重要的会议结束后需要发会议纪要。会议纪要是对会议记录的归纳和概括。因为会议纪要来源于会议记录，但又明显不同于会议记录。会议纪要是一种正式的公文，它记载的是会议的要点（与会各方所达成的共识），诸如会场气氛、会上的分歧、每位发言人的详细发言等过于细致的情况在会议纪要中是不可能得到完整全面的反映的。
会议纪要要求的比较多，在这里主要谈谈会议纪要的结构及其写法。
会议纪要一般由标题、开头、主体、结尾四部分组成。
1.标题，要求标明是何单位、何种性质的会议，也有的只有会议名称和文种组成。例如：“西安大学生绿色营垃圾调查项目组项目中期总结会议纪要”或者就是“垃圾调查项目中期总结会议纪要”。
2.开头。简要介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程、主要活动和会议的结果等方面。例如：
西安大学生绿色营垃圾调查项目组中期总结会议于2003年6月10日在×××大学××教室举行。西安大学生绿色营执行委员×××、×××以及项目组全体成员共23人出席了本次总结会议。项目组副组长×××主持会议，项目组组长×××总结了项目组上一阶段的工作和项目实施情况，分析了项目实施过程中出现的问题和已经取得的成绩，×××对项目组的工作提出了几点要求，×××为搞好下一阶段的工作提出了几点对项目的具体要求。……
3.主体。紧接开头，具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定以及对今后工作所提出的要求，从而把会议的主要精神和成果全面、具体、详细的反映出来。常用的有概括叙述式或者发言记录式两种写法。
4.结尾。一般会议纪要不单独写结尾，主体最后一个问题写完就结束全文。有些会议纪要要单独写一段结尾。

会议总结和会议决议

一、会议总结：
一些组织的会议总结，可以说它不是总结。有的就是会议前制定的会议流程，有的根本就不能看出会议到底开得怎么样。与其这样还不如不总结。
一个好的会议总结应该能够说明这次会议召开的时间、地点、会议主题、主持人等信息包括在内，更重要的是要讲会议的成果写进去，本次会议讨论了哪些方面的问题，在哪些方面达成了共识，对组织或者项目有什么促进（积极的）作用，会议有什么不足，为什么有这些不足……我认为会议总结如果包含了这些方面才能算是一个比较好的总结，因为总结应该是一份经验的总结。
二、会议决议：
会议决议实际上主要内容就是会议总结中的达成的共识。有的没有达成真正的共识，但是根据组织的一些规定达到了一定的比例通过的问题即上升为决议。
决议可以是一致通过的，也可以是参会人数达到了应参会人数的一定比例，应参会人数中的一定比例的赞同，符合组织通过决议的数量即为通过决议。
决议的内容也应该包括时间、地点、什么性质的会议（表明是否有权通过相关的决议）、应到会人数、实际到会人数、每个决议的内容（可以包括通过的情况）以及执行者等内容。
决议是一个组织的比较正式的文书，相当于国务院的法律一样，具有一定的权威性，有效的决议要求组织或者项目成员严格按照决议的内容去执行。

大多数学生社团在实际操作的时候，有两个文书是必不可少的，一个是会议记录，一个是会议总结。如果能够将这两样做好了就差不多了，在必要的时候可以加上其他的一些文书。这些文书有效处理能够对项目起到一定的促进作用，在项目结束时的总结分析等环节以及组织经验的积累上也能够发挥其重要的作用。
从文书的写作可以显示出一个组织的现状及其发展趋势，写得好，管理得好，说明这个组织走上了正规了，其发展将比较顺利，一切行为都有章可循；而写得不好的则表现出其组织管理得混乱，后面的路还很艰难。建议各个组织能够从这些小事做起，扎扎实实的做好组织和项目的工作。

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