A4纸，让工作变得充满乐趣！——小白的管理学习实践日记-091216

小包子

本帖最后由 小包子 于 2009-12-17 11:21 编辑

A4纸，让工作变得充满乐趣！——小白的管理学习实践日记-091216
作者：李春华（小白）  绿石环境行动网络总干事
2009-12-16 22:39 | (分类:默认分类)
  
    今天有曹蕾跟我一起上下班，终于不再孤单，感觉好棒！上午在煎熬水项目的方案，要把PE的每一点资助要求都融入到项目中去，虽然大脑中已经形成了想法，但转化为文字还是有点难度的，其实，这也是我第一次觉得写方案的“项目背景及概述”这么重要，以前都ctrl+c和ctrl+v的，难怪方案总那么没水平~

      下午跟曹蕾在梳理绿石的工作，我们在做一件很有意义的事情，就是把全部的工作用一张张的流程图表示出来，每项工作的流程、要点、规范表单都浓缩到一张A4纸上。我的目的是让一个新手拿到这张纸就能轻而易举的完成工作。很好玩吧~嘿嘿，这种方法呢叫做A4纸工作法。

      恩，第一次接触这个东西是今年7月，当时在辅导小雷老师做《一分钟经理人》的读书分享，我们由“一分钟目标”引申出来，鼓励大家给工作做“减法”。也就是将日常工作进行简化、浓缩，提炼其中的20%为关键事项，并投入80%的精力做好它！而这个过程中，有一种非常重要的，能够最大限度提高工作效率的方法，就是A4纸工作法，也就是将自己的所有日常的工作都浓缩到一张A4纸上呈现出来。

      举个例子，如果，要你完成一份年度报告，你能写多少字呢？5000？10000？50000？100000？天啊，你真能写，我太佩服了！可是，写了这么多字，谁有耐心能认真读完呢？即使认真读完了，读到最后一页的时候，第一页的东西谁还记得呢？如果，能够将年度报告用1000字完成，并浓缩在一页纸内，哇塞，从读者的角度，那简直完美了，因为，我只要花五分钟的时间，就能读完，而且，能够印象深刻！（当然，其实，我一直觉得，1000字完成是没问题的，不过，如果要加很多图表的话，排在一页纸里有点难度，所以，小白更倾向于用两页纸来完成，这里不必纠结究竟有了几张纸，几个字，只是一种简化的思路）

      那么，究竟如何才能制作出这样的一页纸报告呢？这里有如下的步骤：

      第一步：策划你的报告，设计合理的结果

      依旧以年度总结为例，大体的结构应该是：

      目的

      事实、成果、意义

      感想、总结

      第二步：搞清楚自己为何而写

      青新的孩子们都永远记住了一句话“以终为始”，这是我近5个月工作过程中觉得最有用的一句话，只要常常的问自己“为什么，目标是什么”，然后，朝着目标去努力，大部分困难都会迎刃而解的。

      扯远了，这里为什么要谈到“以终为始”，就是因为抱着不同的目的去写总结，重点肯定是不一样的。比如，我要给资助方看的总结，一定是突出绿石的进步，突出亮点，那么，用更多的数字突出成绩就很有效；我要给理事会看的总结，一定是突出绿石今年的整体状况并为明年的工作提供思路，那么，总结方面，多一点改善建议和管理思路肯定是受欢迎的；如果我要给自己的团队看，为了给以后的工作提供经验教训，那么操作层面的经验教训是必须的……

      第三步：从阅读者的需求出发

      了解了自己为什么而写，就等于确定了总结的重点内容，接下来，就是从读者的角度，去思考，什么样的文字、内容、表现形式是他们最容易接受的。就像金字塔原理的那篇日志里，我说，我老大最喜欢商务公文的形式，那么，就照商务公文去写就好了~很简单吧，其实，还是像培训设计时“以学员为中心”一样。（话说，我一直觉得，培训师的思维在很多地方都是通用的，一点都没错啊~）

      第四步：用最简练的文字、最直观的形式去展现你的内容，记住一图胜千言！

      这个，不多说了，恩，当时小雷老师跟我讲，不要小看一些项目编号、版式、字体啊啥的，他们对报告的结构影响很大的。

      第五步：关注第一段和最后一段

      第一段写目的，最后一段升华意义，要精练，要深刻，要有穿透力。小雷老师曾经举了一个例子给我们，我就直接照搬了，是《亮剑》里的，李云龙写毕业汇报，前面都是“我军队伍都是铁打的营盘流水的兵”啥的，后面说，新时代，我军需要的是军魂！这高度，很厉害吧，这话你记住了吗？一定记住了！不过，这个貌似有点小难度，我正在学习中。

      其实，这些是基于写报告啊啥啥的，我在努力练习，小白现在应用的水平是习惯设计各种一页纸的表单来管理日常工作，什么项目周报、项目管理、执行方案、例会记录啥啥的，通通在一张A4纸上搞定，效果还不错的说~

      好了，提炼一下A4纸工作法的基本思路：精心的结构策划-明确的写作目的-直观简练的展现形式！去试试吧，创造表单的工作是个非常享受的过程呢~

      继续推荐好书，三木雄信的《A4纸工作法》，我放在床头的，没事的时候就翻翻找找灵感，效果还不错~


李春华（小白）   
绿石环境行动网络总干事
第五届CEF筹备委员会筹委
青新伙伴项目协调人（助理培训师）

朴犷者

哎呀，麦霸来着，以后小心...

侯萱

麦霸？还差得很远。。。

不过写的东西是越来越有意思了，包子赶紧写你的读书笔记了。。。

madyang

嗯嗯，以终为始，从读者需求出发，精炼、浓缩。
学到啦~  ^ ^

其实，那个照片和介绍后面是有故事的。
=.=

狐狸

把事情简单化能解决很多问题，读书学习也一样。

denny0203

草类已经开始上班了？

阿宝-ebing.s

回复 4# madyang


    啥故事的说？