|
2008可可西里中国高校环保行
第二次协调工作网络会议记录
会议时间：08年4月20日（星期天）晚上7点30开始
会议地点：可可西里高校环保行群 群号：31416373
与会人员：
主办单位：
可可西里志愿者联络中心 洪剑亮（主持人）
可可西里志愿者联络中心 王玉成
地区协调单位：
安徽地区：皖西学院环境保护者协会 李俊
江西地区：绿色江赣 孙海伦
北京地区：中国农业大学绿脉环保社 黄燕飞
四川地区：四川大学环保志愿者协会 彭浩
上海地区：同济大学绿色之路环保协会 李昊
河南地区：河南省大学生绿色交流与合作中心 王丽娜
河北秦皇岛：燕山大学渤海卫士根与芽小组 贾秋建
河北保定：保定市绿色环保协会 马文瑞
广东地区：华南理工大学fresh环保协会 连瑞
海南地区：海南省绿色阳光环境联盟 赵明江
江苏地区：南京绿石环境行动网络 欧阳锴
重庆地区：西南大学绿色行动青年志愿者服务队 张怡然
云南地区：云南大学唤青社 丁佼
缺席名单：
辽宁地区：沈阳建筑大学绿十字协会
贵州地区：贵州财经学院绿色之友环保协会
福建地区：福建省青年交流服务中心
山东地区：山东环保联盟
黑龙江地区：绿色龙江
广西地区：广西医科大学绿色沙龙环保协会
主要事项：针对各地区活动中所遇到的问题进行讨论
1、地区协调单位对承办单位活动进展没及时跟踪；有些地区甚至不清楚承办单位活动进展状况；
2、图片展各类物资没有做到物尽其用的原则，导致物资的严重损耗；
3、“我乐捐”——易拉罐环保行动现场招募志愿者出现混乱；
4、所在同条路线的地区协调单位之间、承办单位之间的物资对接与物资清单的问题；
5、地区协调单位对“义捐反馈机制”的理解；
主持人发言：
各位晚上好，欢迎到来；2008可可西里中国高校环保行第二次网络会议现在开始；今天聚集大家来是针对之前活动中一些地区所遇到的问题我们大家一起讨论下。
1、地区协调单位对承办单位活动进展没及时跟踪；有些地区甚至不清楚承办单位活动进展状况；
主办单位：可可西里志愿者联络中心 洪剑亮
这是活动已结束了的和正在进行中的地区普遍都存在的一个问题
安徽地区：皖西学院环境保护者协会 李俊
的确存在这样的问题，因为活动就两天，活动那天不联系再联系就有点晚了
我们这边就发生过，时间比较紧，他们做活动也比较忙
事后和他们联系有些不该发生的事就发生了
虽然事前联系的是很好 但他们下面的做时就顾不了那么多了
北京地区：中国农业大学绿脉环保社 黄燕飞
就这一环节，其实就是沟通的问题，不仅是活动前的沟通，还有实时沟通，就是在每个社团结束活动的时候，协调单位需要确认下那个承办方的情况
当然我觉得我在这儿也没做到很完善
虽然在办的过程中，及时的了解到了一些突发情况
活动仅仅两天~对承办单位来说都是比较紧. 我觉得强调很有必要吧
强调顺序时间
江苏地区：南京绿石环境行动网络 欧阳锴
我们基本上没有出现这个问题！至于在活动中出现的一些突发问题都及时解决了，每个学校都能知道前后两所学校的进程，衔接的很好
我们是在事先花了很多精力在研究展览顺序上的。要做好每个学校都能在安排的那两天种能申请到场地！然后前后两所高校还要自己私下做好沟通交流
海南地区：海南省绿色阳光环境联盟 赵明江
其实这个问题不仅仅在跟踪，前期联系沟通也很重要哦！
江苏地区的这个做法很值得借鉴！
我们这边也是这样做的，后面一个社团的准备者最好能够抽出一到两个人去参与前面的社团的活动！
就是因为时间紧，所以社团之间的交流与总结分享很重要！
一个社团的活动结束不要就结束了，或许之间出现的问题会继续扮演
其实场地申请，人员安排（与上课时间冲突），物资管理需要提前准备的！
四川地区：四川大学环保志愿者协会 彭浩
我觉得事先应该看好电子版资料
江苏地区：江苏技术师范学院“蓝天绿地”环保协会 杨静
每个承办单位的负责人应该了解活动的整个流程
2、图片展各类物资没有做到物尽其用的原则，导致物资的严重损耗；
主办单位：可可西里志愿者联络中心 洪剑亮
会出现这样的问题，有两点：一是承办单位对其活动的内容，物资的使用说明完全没有弄明白；二是地区协调单位是否对这个了解。如果大家都不了解，问题自然产生。我们一定坚持物尽其用的原则；
江西地区：绿色江赣 孙海伦
我们前期就将十三个学校分成了四个区域，每个区域一个协调员负责区域内的一切事宜。
所以我没有太多过问，可是就是因此出现了很多问题，主要是协调员没有真正起到所规定的作用，以及我的疏忽大意，没有和各高校的负责人充分沟通，所以出现了物资的浪费等现象很严重；
解决办法，就是我现在和每个高校负责人联系，并告之物资使用等状况，并请区域内协调员多做联系
安徽地区：皖西学院环境保护者协会 李俊
安徽地区先做时对乐捐卡和我乐捐物资混淆导致活动中出现问题，后来个别学校有些浪费外，其他学校处理的还挺好，其中还是因为协调人对活动方案了解的不透彻
海南地区：海南省绿色阳光环境联盟 赵明江
也不是主要是协调人的责任，或许承办单位也没有去认真看看项目要求！如果认真看了不会出现这样的问题的！
3、“我乐捐”——易拉罐环保行动现场招募志愿者出现混乱；
主办单位：可可西里志愿者联络中心 洪剑亮
这个最主要的问题就是“我乐捐”志愿者的招募，有的地区把现场义捐跟“我乐捐”志愿者招募搞混；关于现场义捐的人，承办单位尽量让其填一份“乐捐卡”，这样我样才能将之后的一些有关活动的信息和财务总结发给大家。
通过这几天收到的总结来看，有好些承办单位所递交过来的我乐捐志愿者，有的只有姓名，这样的递交过来有何用，之后的管理就更别提了。我乐捐志愿者，首先他要填一份报名表（活动方案里有报名表，承办单位只要将其打印出来），将志愿者的基本信息掌握，为之后的志愿者管理打下基础，这个每个承办单位都应该要做好。关于“我乐捐”志愿者零钱罐回收的方式我们初步确定为：每个学期回收一次。
北京地区：中国农业大学绿脉环保社 黄燕飞
这个在北京地区我个人觉得做的不好，原因比较多……
志愿者联系管理，可以通过飞信、超信之类的平台来管理，即时QQ不在线，信息还是能传达到
海南地区：海南省绿色阳光环境联盟 赵明江
对！我乐捐一定做好后期管理很重要，要不就白费了！现在QQ群很方便，每个学校基本都要有一个交流群的吧！
不知道乐捐卡其他地区怎么保管的？
乐捐卡其实就很重要了！
好多志愿者义捐了但是并不想去填表
江苏地区：南京绿石环境行动网络 欧阳锴
至于我乐捐的方式。我们这边有很多高校是不清楚怎么用！ 其实说老实话，我也没怎么清楚。总觉得他是跟图片展一起的，现在的情况是每个学校都拿到了自己的物资。每个学校可以按照说明再根据自己的创意稍加修改发挥 比如我们有个高校打算把这个做成一个长期的招募志愿项目。
4、所在同条路线的地区协调单位之间、承办单位之间的活动时间、物资对接与物资清单的问题；
主办单位：可可西里志愿者联络中心 洪剑亮
我首先跟大家说明一下，北京地区出现地区活动结束之后，其展板等物资放在最后一个承办单位一个星期之后才寄往下个地区；河南地区之前出现承办单位（河南工程学院环境保护协会）活动开始前其负责人联系不上，活动直接跳过，之后出现“河南教育学院教科书循环使用促进会”没与地区协调单位沟通，擅自更改活动时间，其下一个承办单位“中州大学环境保护者协会”对活动没能正常开始也没及时沟通，地区协调单位一个星期之后才知道此事，导致河南地区接下来的承办单位活动受到严重的影响；对于这两个地区出现的问题，我个人感觉，其不单单是承办单位的问题，地区协调单位也是存在一个很大的问题，对活动的重视程度我表示怀疑；
还有就是地区活动结束后物资交接清单的问题，再次强调一下，承办单位物资交接期间，展板交接责任书随至发给地区协调单位；地区与地区物资交接期间，物资清单应及时的发给接收物资的地区和主办单位
北京地区：中国农业大学绿脉环保社 黄燕飞
这个确实很存在问题，在北京地区规划时我并没有考虑到通知下一个地区，致使北京地区的情况沈阳一点都不了解；所以在物资的传接也出现了问题，这样耽误了下一个地区的活动进程！
主办单位：可可西里志愿者联络中心 王玉成
各个地方之间要及时的了解活动的进展，以便更好的衔接。本地区在做好自身活动的同时要考虑下个地区的时间安排，相互有个协调。
河南地区：河南省大学生绿色交流与合作中心 王丽娜
河南这边出了一个很大的问题，就是有个学校私自推迟展出，而他们的下一家学校私自推后交接时间，这个情况我们绿意中原并不知情！导致在那个学校放了一个星期
我们研究决定给出以下的处理决定：
1、中州大学取消活动资格；
2、河南教育学院向主办方、绿意中原以及后面的七所学校公开道歉，并且要有书面的道歉材料；
3、今天下午5点我们将就本次活动出现的问题和接下来应采取什么样的措施召开网络会议，参会人员包括本次可可西里河南地区协调单位项目组成员、承办单位中尚未举办活动的学校（包括河南教育学院、中州大学）以及绿意中原监察长
下午5点召开网络会议后对后面的路线和时间做了调整：
4月21日解放军信息工程学院
4月22日郑州大学新校区
4月23日郑州轻工业学院
4月24日交接到新乡
4月25日河南科技学院
4月26日新乡医学院
4月27日河南师范大学
4月28日将物资寄给河北
我今天除了对河南的问题陈述外，其他的没有说话！一直在看大家在说，觉得很郁闷！很多不该出现的问题出现在我们的活动中，这是为什么？大家想过没有？希望大家回去把可可西里高校环保行的材料仔细研究研究还有那份物资使用说明，看完以后你们所有的问题都会迎刃而解的
海南地区：海南省绿色阳光环境联盟 赵明江
由于台风的影响，海南地区的活动要推迟几天，这里跟大家说下，具体的时间我会跟四川地区协调人协商，希望不会对下面的活动带来太大影响；
广东地区：华南理工大学fresh环保协会 连瑞
可可西里高校环保行在广东地区并没有开展。我也就没有太多的权利对大家的活动进行评论。可是看过大家说的东西。
我个人有几点想跟大家分享，先声明一下，所有的东西对事不对人。
1、每个地区协调人要非常明白咱们的项目具体的操作到底什么，包括项目内容，物资使用，还有如何反馈。我相信只有自己先清楚的了解了，才能给其他高校这个项目的负责人说清楚。如果自己哪里不明白，就要和阿亮他们沟通～尽量明确每个环节
2、 活动前期安排好各地区的活动的路线，活动的过程中也就不会出现上一个结束了，下一个却不知道的现象。尽量2个学校别挨的太近（例如一个上午，一个下午），这样出现时间上的突发事件，也可以尽量的协调一下。
3、 活动前期，各地区协调员要跟各学校项目负责人强调一些必须强调的事宜，就比如刚刚大家讨论过的问题。前期强调了，各学校项目负责人应该就会比较重视的。
4 、活动的整个过程，包括前期的筹备，中期的活动，后期的反馈。各地区协调员都要及时而多次的和各学校项目负责人沟通，沟通问题其实是咱们做环保活动中都会出现的问题，其实很多情况下，负责人多费一点心血是可以尽量搞好的。
5 、其中，最重要的，是咱们地区协调员的对待这次项目的态度。咱们表现的很重视，及时和各学校项目负责人沟通交流，问他们的情况，总结。我相信，这样各高校项目负责人也会重视起来的，大家一直在强调态度决定一切，所以我们的态度也就直接的间接的决定了这次的项目完成的情况。
广东地区开展起来，想必也会出现各种各样的问题以及解决不了的突发情况，在这里我要做的更多的是学习大家的经验，希望将筹备做到最充分。
预祝2008可可西里环保高校行圆满成功
5、地区协调单位对“义捐反馈机制”的理解；
北京地区：中国农业大学绿脉环保社 黄燕飞
义捐反馈对地区协调单位我不是很清楚
作为地区协调单位之间的反馈，那个义捐的总数是在承办单位反馈之后的总数么？
主办单位：可可西里志愿者联络中心 洪剑亮
在举办图片展期间，承办单位义捐达到300元以上可以申请义捐额的15%；地区协调单位可以申请义捐总数（达到300元以上的义捐额相加总数）的10%，用以解决或降低图片展组织过程中地区协调单位和承办单位交通联络等费用的支出。
关于义捐反馈机制，大家之后有什么不明白之处，可随时与我沟通；
安徽地区：皖西学院环境保护者协会 李俊
开始把义捐反馈理解包括义卖在内的，这主要是我的失误，之后安徽地区的这个问题通过和承办方协调已经解决了。希望还未开展的学校明确义捐反馈只针对义捐（不包括义卖的）
主持人发言：
通过今天的讨论，希望其后的各地区承办单位避免这些问题的再次发生，活动即将开始的地区协助各承办单位认真做好活动的前期宣传和队员的培训工作；活动顺利开展。今天的会议到此结束。
可可西里志愿者联络中心 2008年4月21日 | 
窥视卡
雷达卡
发表于 2008-4-22 11:30:00
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
千斤顶
照妖镜
楼主