春晖论坛之春雷阵阵篇

南京—绿石 · 发表于 2009-3-29 01:05:27

怀着一颗无比激动、憧憬的心，“拖家带口”来到了美丽的太湖之滨——无锡，参加首届长三角地区大学生公益论坛（春晖论坛），我们是此次论坛的协办方之一，负责南京地区的协调报名工作，然而，短短的两天时间，我却已经被雷死无数次，死而复生，生后又死，死死生生，无穷匮矣……应某些人邀请，决定将论坛中出现的种种雷人现象一一记录下来，没有任何对主办方的挑衅之意，只为大家以后开展类似项目提供“前车之鉴”，希望大家能够在笑过之余，汲取一些小小的经验，以后能够将类似的活动办得更加专业！
雷人事件之一：协办方负责人成了黑户
无锡不愧是江南水乡，阳春三月，迎接我们的是阴冷的春雨和袭人的寒气。风雨中，我们来到江南大学，远见春晖论坛的志愿者在寒风中设立了报到点，但一阵忙碌之后，却找不到我们几个的名字……茫然之际，南京地区的联络人终于出现，我们被告知，我们作为嘉宾被安排在学校的招待所，于是乎，风雨中，又煎熬了半个小时，来到招待所——至善楼。填好入住登记表之后，我们在等待分配房间，可是，等啊等，盼啊盼，等来的消息是，这里也没有给我们安排住宿……呃……我们竟然成了黑户……原因是没有收到我们的回执，呃，且不说回执打包发送，他不可能收到其中的一部分没收到另一部分，好歹，最近几乎每天通电话沟通相关事宜，名单里没有我们的名字竟然没发现……好吧，不住招待所就不住招待所吧，给我们和学生代表安排在一起住留学生公寓我们也不介意，谁知，到达留学生公寓之后，那边也不给我们安排住宿，原因是没有分配我们的房间……南京地区联络人一个劲地打电话帮我们协调，打了整整一圈，我们就在那等啊等，盼啊盼，我们又是饥寒交迫了半个多小时，终于，临时开了两间房让我们住。再接下来，收拾好东西下楼，领饭票，传说，我们是嘉宾，晚上6点多有晚宴。随意吃了点东西之后，回去睡觉，直到7点多被叫醒参加晚宴，谁知，又在寒冷中等了半天，被告知，安排的座位不够了，呃，可是食堂又没饭了，只能找人带我们出去吃了……
雷人事件之二：会议资料错误百出

开幕式上循环播放社团PPT，我一抬眼，竟然看到了极其崩溃的一行字“中国药科大学绿石环境行动网络”……呃，虽然，本人是中国药科大学的学生，虽然代表绿石来的志愿者也是药大的，虽然绿石和药大的关系很好，虽然……但我还是无法容忍别人把我们绿石纳入高校名下……更何况，下面还写着“我们是工商注册的NGO”……难道，一个高校里能出现工商注册的NGO吗？还是社团……呃，药大的制度实在是太先进了吧……还有手册上的组织名单、嘉宾名单很多都是错的，介绍的团队他们根本对不上号，明明找的南化的团队介绍，竟然写的是南信的名字，明明……哎，不说了，反正，相当崩溃就对了~
雷人事件之三：“深不可测”的深度访谈
雷人语录—— “我女儿在我出生的时候……”、“我们要引导大学生走出社会（遁入空门，这句是我们加的~）”、“我们要交通联络（实际是我们要交流沟通，这是郑老板说的）”、“守望家园组织是为大学生提供交流平台的（只见姚瑶同志在一旁狂汗，他的心在滴血啊~）”、“欢迎济溪环境交流网络张建先生（实际是郑建哈~）”……
另外，还有一件事情让我很崩溃，深度访谈有一个环节需要绿石的人作为嘉宾上台，但他们真的会挑耶，我们去了四个人，两个专职、一个内务长、一个啥都不知道的志愿者，他们竟然直接联系那个志愿者让他上台做嘉宾……呃……我不说啥了，开会之前还跟他们特意沟通了，可是……好吧，第一次被人家这样忽略啊~我们的志愿者那个紧张啊，在上面一个劲地口误……
雷人事件之四：神秘的会务安排
江大好大啊，从一个门走到另一门要半个小时的时间，到处都是楼，一排一排又一排。主办方似乎想让我们多多感受江大的楼，会议地点不停地更换，第一天晚上在南活，然后在图书馆，再然后在北活，接下来是商院会议室、政法学院会议室、文学院会议室、外国语学院会议室……偌大的校园，就让我们这么找啊找……都没有一张平面地图提供……好吧，不停地问路，不停地寻觅带着牌子的志愿者……然后，会议时间变来变去，9点开始的开幕式，通知我们8点开始，在会场白白等了1个小时，下午的深度访谈推迟半个小时开始，却缩短晚饭时间，让晚上的安排提前半个小时开始……嘉宾到了会场，直到上台，都没有人告诉他们要做什么，要怎么做……很多NGO代表上台发言，却不知他们的组织是做啥的~各个分论坛现场招募召集人，现场筹备……
雷人事件之五：超大的人力投入
此次论坛学生代表共计150人，另还有十几位嘉宾，但竟安排了至少150位志愿者负责会务工作，可见人力之充足，可见财力之丰裕，但丰裕的财力下，说好的双程报销竟然变成了单程……还是说志愿者投入哈，每两个代表安排了一个专门的志愿者接待，图书馆的每个路口及洗手间门口都安排了一个志愿者站岗……呃，想当初CEF几十个嘉宾，70个代表，只有含筹备组在内的十几名志愿者……这差距，不是一般的大啊~
至此，雷人事件陈述完毕，来归纳一下会务经验哈~
1.不管有没有收到回执表，对于一些特殊人员，要格外关注，比如主办方、协办方、承办方代表及嘉宾等；
2.会议资料要反复审核，绝对不能出现如此严重的错误；
3.会场地形较复杂的情况下，需提供平面图，提示相关重要场所的位置；
4.上台的嘉宾一定要提前沟通确认，并明确相关工作，不能随便拉人上去；
5.主持人在访谈前，需与嘉宾进行沟通，至少对其中的基本概念要有所了解；
6.相关场点必须安排一位能够具有一定决策权，且对论坛整体情况较为了解的人员，不能出现任何状态都打一圈电话请示；
7.合理安排志愿者岗位，明确志愿者工作职责，对人力需求状况进行合理评估，过大的人力投入会增加资金成本及管理成本，还会降低工作效率；
其实，春晖论坛作为长三角地区的首届公益论坛，还是带给我们很多欣喜和感动，当然还有很多笑料分享，预知下个系列，请关注明天晚上的分享——春晖论坛之将娱乐进行到底。