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【济溪成海3】:一帖子解决开会低效专制不愉快的烦恼(30)

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湖泊

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社区居民

发表于 2011-11-17 18:32:08 | 显示全部楼层
谢谢楼主~大爱,超级爱啊~~
问题真的很吸引人。这帖子适合咱们女院!

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社区居民社区明星忠实会员

发表于 2011-11-17 20:20:40 | 显示全部楼层
嘿嘿嘿,话说,如何开会真的是要自己有明确的方向的,不然想效率真的没可能

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印度洋

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最佳创意奖社区居民最爱沙发

发表于 2011-11-18 01:08:41 | 显示全部楼层
怎样开会101招


会议是业务的关键一环,全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人,《会议》一书有助于你改进开会能力,使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议,从最基本的准备到合理安排座位,到最后闭会。全书101条简明扼要的提示,提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用,使你成功开好会议的信心增加,能力提高。

使会议开得卓有成效

开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

10.信息要加以选择,避免过多。

11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

12.通过限制网上会议时间使会议完善。

13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

18.会前先拉几个盟友。

19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

会议准备

为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

26.任何议程变动都必须通知主持人。

27.议程要尽可能短小简单。

28.尽量将议程限制于一页纸上。

29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

32.必须将电话转移出会场。

33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

35.要找个确保没有干扰的会场。

36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

39.座位之间应有一臂长的间隔。

40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

出席会议

一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

47.会前拟出自己的发言稿。

48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

49.要保持积极的脸部表情和音调。

50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

51.开始发言前先作深呼吸。

52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

60.必须按照议程顺序作会议记录。

61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

主持会议

每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

66.尽量于会前认识新来者。

67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

71.要制止支流辩论和私下交谈。

72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

79.必须清楚每次会议的规则。

80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

81.要改变会议气氛,须先改变议题。

82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。

83.要趁全体与会者在场时安排好下次会议。

84.确保各项决议记录在案。

85.必须尽量以积极的调子结束会议。

86.向每位到会者、所有的发言人致谢。

87.要区别书面规则与非书面仪式。

88.可为正式会议录音以确保会议记录的准确性。

89.向与会者提供收发信件服务。

90.首先处理日常事务和管理事务。

91.应在签名报到台旁设一信息台。

92.会场吵闹时要站起身显示主席的权威。

93.要为小组委员会制定准则。

94.不要过多使用程序,因为这样有可能会抑制自由讨论。

95.可将复杂问题委托给一个工作小组,由他们晚些时候汇报。

96.请记住,你有权决定何时闭会。

97.为重要会议录像,以便将来参考。

98.要尽可能简化程序规则。

99.面对抗议示威要保持冷静,示威可能会自行消失。

100.如果与会者大发脾气,可宣布短暂休会。



101.预先与保安人员商讨处理捣乱份子的程序规则。
 楼主| 发表于 2011-11-18 01:45:35 | 显示全部楼层

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清泉

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社区居民

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发表于 2011-11-18 07:57:11 | 显示全部楼层
嗯,这些问题确实值得考虑。学习中…

内容来自[手机版]
 楼主| 发表于 2011-11-19 01:49:50 | 显示全部楼层
各位朋友,以下是我(朴犷者:这个人可能是袁天鹏)帮助阿拉善生态协会制定的SEE议事规则,非常接近于罗伯特议事规则40条精华版,并且经过SEE的实践检验,有很强的借鉴和参考价值。
SEE议事规则 43条

第一章    宗旨
  第1条    本议事规则的宗旨,是在尊重每位参会者平等权利的前提下,使会议有效率地进行,形成有行动效力的会议决议。

第二章    根本原则
  第2条    每位参会者的意见都是宝贵的,不同意见的存在是正常的。在有不同意见的情况下,会议以“多数决定”的表决形式来形成会议决议。
  第3条    每位参会者都有权利努力将自己的个人意见转化为会议决议,但是个人意见的表达及会议决议的形成要遵循约定的会议规则和程序。
  第4条    会议授权主持人分配发言权、提请表决、维持秩序并执行会议规则,但主持人在主持期间不得参与会议内容的讨论。
  第5条    参会者在发言之前必须首先举手向主持人申请发言权,不能打断其他人的发言。
  第6条    在辩论过程中,发言人表达意见的对象只能是会议主持人,不能直接与意见不同的人展开面对面辩论。
  第7条     “动议”是会议议事的基本单元,“动议”必须是具体而明确的行动建议。会议遵循“先动议后讨论、没动议不讨论、讨论则只讨论当前动议”的原则。
  第8条    会议的每个议题应该在参会者充分表达、讨论和修改之后,才可以进行表决以形成会议决议。

第三章    发言、辩论规则
  第9条    会议发言权由主持人分配,但会议主持人除维护议事规则之外,不得就讨论内容发表评论,也不能对任何人的发言进行总结。
  第10条    如果主持人确实希望对当前动议发表评论或者因利害关系而需要回避,则主持人需要让出主持之位并授权一位临时主持人来主持,直到本动议表决结束。
  第11条    发言者必须首先举手向主持人申请发言权,先举手者获得发言权,主持人应宣布“请某某先生/女士发言”,并重申会议约定的发言时间限制。
  第12条    参会者在其他人的发言过程中可举手预约发言,主持人进行记录;如果有多人举手预约发言,则主持人按举手先后顺序依次记录;在发言人结束发言后,主持人依次请举手人发言。
  第13条    参会者在其他人的发言过程中插话发言,主持人应立即制止。
  第14条    发言人被会议主持人打断发言后应马上停止发言。
  第15条    主持人有权在发言出现混乱的时候要求会议恢复秩序,可以喊“注意秩序!”,如有木槌可以适当击打。
  第16条    所有的辩论必须通过主持人进行,参会者之间不能直接辩论,更不能互相污辱谩骂或发生肢体冲突。
       第17条    每人每次辩论发言的时间不得超过3分钟,对同一动议的发言每人不得超过2次。主持人有权打断超过时间限制的发言,有权拒绝超过次数限制的发言申请。
  第18条    辩论必须切题,必须围绕当前动议,要围绕“是否应该通过当前动议”展开。主持人应该制止显然与当前动议无关的言论。
  第19条    主持人应尽可能让意见相反的双方轮流得到发言权,以保持平衡。
  第20条    发言人应该首先表明自己的立场(赞成或反对当前动议),然后阐述理由。
  第21条    发言时不能进行人身攻击,不能质疑或评论他人的动机、习惯或偏好,否则主持人有权制止。

第四章    动议规则
  第22条    动议的提出、讨论及表决程序:
  1、    动议:动议人取得发言权后,提出动议,表达方式是“我有一个动议……”。提出动议的时候不要解释理由,在讨论阶段,主持人可请动议人优先解释动议理由。
  2、    附议:除主持人和动议人之外,任何其他参会者如果认为现在应该讨论这个动议,则不用取得发言权,可以直接举手并喊“我附议!”。动议只要有一票附议,主持人即应提交会议讨论、修改和表决。
  3、    陈述动议:动议得到附议之后,主持人必须请会议讨论,可以这样宣布:“某某人提议出一个动议,某某人附议……。请大家发表意见。”
  4、    讨论:针对当前动议的利弊展开讨论、修改。
  5、    表决:主持人提请会议就“是否通过某某事的动议”进行表决(表决通过所要求的比例必须按照《章程》的规定)。
  6、    宣布结果:主持人宣布动议的表决结果。
  第23条    如果动议提出之后无人马上附议,主持人应该、且只应该询问一遍“有人附议吗?”如果仍然没有人附议,则动议无效,不进行讨论和表决。
  第24条    动议的措辞要正式,最好是书面的,如果是口语表达,一定要简洁准确,要着眼于具体行动建议。
  第25条    参会者可提出“搁置当前动议,以后再议”的建议并陈述理由,主持人应允许一位反对搁置的人发表意见,然后提请会议表决,如果赞成搁置者达到或超过出席成员的三分之二,当前动议被搁置。
  第26条    主持人不可以提出动议。

第五章    表决规则
  第27条    只能在没有参会者再请求发言或参会者都已用完发言权后,才能提请表决。只有主持人可以提请表决。
  第28条    表决应采取举手表决的形式,也可由会议决定采取无记名投票形式。
  第29条    表决时主持人先请赞成方表决,再请反对方表决,不要请弃权方表决。
  第30条    如果主持人有会议表决权,则可以参加表决,但如果是举手表决,则主持人必须在最后表态。
  第31条    表决的时候,任何参会者都无权再发言对自己的投票做任何解释。
  第32条    在主持人宣布表决结果之前,任何参会者都可以改变自己的投票,之后则不可以。
(SEE章程规定:赞成方>所有在场成员的半数,动议通过,那么弃权等于反对)

第六章    选举大会规则
  第33条    选举前要成立“选举委员会”,负责提出选举办法的草案。“选举委员会”的构成及人选由执行理事会、监事会、章程委员会联合会成员提议并表决决定。
  第34条    “选举委员会”要制订选举办法,提交理事大会讨论、修改并表决。选举严格按照理事大会表决后的选举办法执行。
  第35条    任何会员,只需经一名会员提名并公开表示接受提名,即可成为候选人。
  第36条    任何会员都可以提名一名或多名候选人。
  第37条    一个候选人只能参选一个职务,不可以同时接受执行理事会、监事会、章程委员会的提名。
  第38条    会员有权事先书面提名,也可现场提名。会议主持人在宣布开始投票前,应询问参会者中是否还有人希望提名,直到没有参与者表示要提名,才能开始选举投票。
  第39条    在填写选票的时候,会员只能选举已被提名者。
  第40条    候选人的竞选发言按其姓名的拼音首字母顺序进行。
  第41条    选举委员会决定开票员、唱票员、计票员及监督员。
  第42条    选举结果必须当场公开计票统计,并由选举委员会主任宣布计票报告。计票报告针对每一类职务,列出发出的总票数、收到的总票数、无效票数以及无效原因以及每一位候选人的得票数。选举委员会主任当场宣布当选者名单,按照章程委员会委员、主任、监事、监事长、执行理事、副会长、会长的顺序依次宣读。每宣布一个名字,请当选者起立致意,大家鼓掌。

第七章    会议议程(执行理事会、监事会、章程委员会)
  第43条    会议的议程如下:
  1、    由参会最高职务的人决定并宣布会议主持人及记录人。
  2、    参会最高职务者可以自己担任主持人,也可授权某参会者担任临时主持人,授权可以随时指定随时收回。但在同一个动议讨论表决没有完成之前,不得收回主持人的授权。
  3、    主持人宣布会议是否满足法定人数。
  4、    主持人宣布会议的议题及程序;
  5、    主持人要征询大家对会议议题及程序的意见,如果有参会者提出修改建议,主持人将建议提交会议讨论表决,修改动议要求参会人数半数以上(不含本数)表决通过。
  6、    由记录人宣读上一次会议的会议纪要的决定;
  7、    如果有参会者对上次会议纪要有疑问,可以举手要求提问,由主持人指定解释人或主持人自己解释;
  8、    工作总结报告的陈述、咨询以及与报告有关的动议的表决;
  9、    新动议的提出、讨论和表决;
  10、    打印出会议表决决定,当场签字;
  11、    讨论决定下次会议召开的时间和地点。
  12、    主持人对会议的过程及会议决议进行回溯和总结,宣布散会。

第八章    术语定义
  1.    [动议]明确而具体的行动建议,也就是“要做什么”,是主张某种实质性的行动,会议必须进行讨论和表决,形成会议决议。
  2.    [议题]动议的内容叫做议题。
  3.    [决议]是对动议进行讨论和表决后形成的会议决定。

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发表于 2011-11-21 11:26:30 | 显示全部楼层
恩,还没弄完
 楼主| 发表于 2011-12-5 03:42:47 | 显示全部楼层
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 楼主| 发表于 2011-12-5 03:48:56 | 显示全部楼层
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黄飞霞噢耶11月21日 21:44



我看了那个入门视频,哇,好多名词规则啊,听着糊涂,要多实践才熟悉吧。嗯,附件那个是95年版本的呢。那第四点分类很奇怪,但赞成,写“四、积极沟通 ——原则上接受任何形式、随时随地的各种积极沟通”如何?估计他们是常见的,李思远说过我太远了。


                               
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3 楼
朴犷者11月21日 11:35




陈孚动议:添加一条
四,积极沟通——邂逅就沟通,会前要沟通,吃饭就沟通,随时随地都可以沟通——沟通的目的,是让自己的想法得到传播表达,让别人的想法进入你成为你的想法!从想法到做法,从做法到合作!
这是一条小建议,大家觉得可以么?求两个人的附议!以便进入决议阶段!



                               
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2 楼
朴犷者11月21日 11:28



http://forum.gsean.org/read-htm-tid-81724-toread-1-page-1.html
罗伯特议事规则,第四楼视频一定要看!三倍...


                               
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1 楼
黄飞霞噢耶11月21日 8:21





在一个风雨交加的晚上,一团伙在北师某角落进行了一场密谋,关键词绿色珠海团队沟通守则。于是得出如下产出(有丁点增减): 【有问题请及时跟帖提出,每次见面时共同修改】附件罗伯特议事规则,请大伙尽快阅读掌握之(目前貌似只有陈孚和李思远读了)。
《绿色珠海团队沟通守则》
注:绿色珠海团队指讨论组的成员,有新成员加入时须公示并热烈欢迎;糖水条例对陈孚翻三倍适用,包括价钱、请客人数。一、           开会1.  每两个星期的周四晚开一次,有特殊情况可紧急召开;2.  迟到者:除非得到在场所有人诚实认可的理由,则:当会议记录者,同时[请至少三人喝糖水——其他与会者写好自己想喝的糖水并署名,抽签得出幸运儿,糖水5],此为糖水条例;3.  会议记录员:由迟到者优先担任,次者参会次数少的人,再次者以每人姓氏字母顺序轮流担任;每次散会后24小时内整理好会议记录发到群邮件中,邮件应是记录内容粘贴+上传附件;4.  开会前准备:组织者(总干事)须提前制定议程、时间和地点,根据报告人所须时长决定会议时长,提前35天通知到每个人;参会者根据会议内容作相关准备;不参加会议须提前向会议组织者请假,并说明理由;5.  会议设置主持人,原则上按优先顺序由郑霄——翁梅——楚君担任,作为主持人时不发表(主持人有可能是双重身份)。6.  会议期间:由主持人协调全过程,控时、分配发言权;讨论正经问题时不跑题、说过多废话;尊重任何想法,请大胆发言;尊重每位成员的发言,认真听、不打断;7.  会议须准时开始和结束,若有重要内容未完成,另找时间补充;除非征得所有人同意,否则不得超时,拖延者执行糖水条例;8.  会议可游走在严肃正经与搞怪二逼之间,主持人适当协调即可;9.  组织者、主持人、参会者做法参考http://forum.gsean.org/read-htm-tid-81724.html 二、           邮件1.  每人至少每两天查一次邮箱;2.  重要邮件用飞信通知提醒,【话说每次飞信内容在开关应该简单标志是重要抑或温馨提醒等类别】;3.  邮件应该在明显处标识是否需要回复、有无时限等要求;4.  违反邮件要求者:在开会时执行糖水条例。 三、           绿色珠海冲锋队Q1.  有事发言,没事鼓励吹水,多多益善。2.  若有网络会议则按规则办事。
 楼主| 发表于 2011-12-5 04:31:45 | 显示全部楼层
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